公司企业通讯工具管理制度.docx

通讯工具管理制度通讯工具管理制度1目的和适用范围1. 1规范通讯工具的使用，保证信息的准确清晰传达，提高经营管理效率和确保公司机密不外泄。L2通讯工具包括景区电话、传真、对讲设备、工作微信群与QQ群等2景区电话管理2. 1景区电话主要用于与外界沟通、方便开展业务之用，不允许员工在单位内打私人电话。3. 2打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。2. 3总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂机。2.4总机接听外线电话的标准用语为：“您好，XX景区”；当对方告之分机电话时，说：“请稍等”；分机占线时，说：“电话占线，请稍后再打”；接听内线电话的用语为：“您好，总机”；其他内容视情况问答，要求是规范、简洁、礼貌。3传真机管理3. 1景区或部门配备的传真机，主要是为了加快平面信息（包括：技术资料、信函等）的传送。一般的信息，可用电话交流。3.2 景区的传真机由专人负责管理和操作和维护，向外发传真应经部门领导同意后方可使用。3.3 负责使用和管理传真机的人员，在接到外来传真时，应及时向有关人员传递，不得延误。4对讲设备管理4. 1对讲设备是景区配备给保安人员、餐饮部门和其他主要管理人员的工作用具，使用人员要爱惜使用，认真保管。4.2对讲设备要分配到人，专人使用，专人保管。谁使用、谁保管，谁丢失、谁损坏、谁赔偿。4.3对讲机频道频率要保密，原则上每年调整一次。4. 4对讲设备不准借与外来人员使用。4.5 对讲设备需时刻保持可用状杰，不得以未充电、未带等原因做借口，违者按照员工处罚规定处理。4.6 对讲设备要爱惜使用，不要违规使用、操作。4. 7建立对讲设备交接使用记录，由行政部门负责监管。5微信/QQ工作群管理5. 1建立微信/QQ工作群是为了加强工作信息沟通联络，提高工作效率。5. 2不同工作群应明确指定相应工作群名，明确应加人员、发布内容及群管理员。5.5 群成员一律实名制，非实名制由群管理员提醒修改，命名规则：部门+姓名；例如：“销售部-张三“。5.6 严格保守景区机密，对业务通报、群内信息、工作内容等敏感信息严禁转发给非相关人员，一经发现则按照员工处罚条例进行处罚。5.5导人在群里下达的当天需要完成或者解决的问题，相关责任人必须在网络畅通的情况下马上予以5.6禁止在群内发布不良倾向、色情、赌博、病毒链接、无关商业广告及其他有害信息；禁止诋毁景区及其各部门和员工形象，一经发现则按照相关条例进行处罚。5.7如果群内成员不听从群管理、执意退群，则以警告处分，退群带来的后果个人承担。5.8对于景区对外的分享信息，每人均有义务分享到朋友圈增加活动效果和景区影响力。