租后服务工作规范.docx

租后服务工作规范房屋的租赁是一项复杂的业务，其租赁期限要跨数年甚至数十年之久，其间会不断出现各种问题，而商务部作为我司对客户合作的主要窗口部门，不可避免地要承担协调和信息中转的功能。根据集团的要求，租后服务也是商务部一项重要的核心工作。良好的租后服务可以不断扩大合作范围和维持长期合作关系，所以必须十分重视租后服务工作。常见的租后服务工作包括以下一些方面,相关工作规范如下：1设计变更的处理1.1 对方提出的设计变更:首先要征询该等变更是否会影响项目的建筑结构、投入成本、相邻客户的权益、建筑规范、工程进度，每一项的影响都应该认真和规划、工程管理部门以及集团所属公司沟通清楚，不能擅自答复对方。关于给我方造成的影响，我方要以函件的形式表达清楚，然后征询解决的方案，一般不要直接加以拒绝，尤其在没有详细阐述原因的情况下。若对方提出愿意承担责任或给与补偿，商务部人员可尽量帮助对方协调，争取满足对方的需求。1.2 我方提出的设计变更：同样要了解该等变更会给客户的入驻时间、租赁面积、租赁结构、广告位、店招位、装修档次、设备配置带来的不利影响，并预先和公司研究补偿的方案，并协调各部门研究该方案对我司造成的综合影响，待意见统一后再向客户提出。2场地交接工作2.1 变更进场日：在租赁合同中，我司都有关于变更进场日的权利条款，商务部必须高度关注项目的进度，如果需要提前变更进场日，必须在合同规定的期限之前，以免造成违约。2.2 通知进场：商务部应跟进集团所属公司在合同规定的期限前向客户发出进场通知，在正式通知客户进场之前，商务人员必须事先对照原房屋交接技术条件，核对工程到位情况，以免客户提出后被动。2.3 有条件接受：为推动项目的整体开业，应尽量说服客户进场，对于提出的未满足的条件，可以在验收后注明，并请集团所属公司逐项落实到位的时间。3开业配合工作3.1 开业时间确定：应尽量让客户以书面的形式确定开业的时间，并主动让客户提出需要我司配合的工作。商务部应将客户的需求通报给相关部门，并跟进落实，从而保障客户的顺利开业。3.2 开业仪式：如客户安排了开业仪式，我司应尽量提供活动场地、保安、货物进出、临时广告位等各方面的支持，另应提醒集团所属公司赠送开业花篮，并尽量安排高层人员参加其开业仪式，以示尊重。4客户欠租问题的处理4.1 客户欠租往往是因为房屋技术条件、交场日期、物管责任等方面的纠纷引起的，所以当商务部去协调欠租事宜之前，必须听取客户方面陈诉的理由，并在公司内部核对情况，搞清问题的症结。4.2 欠租的直接管理部门是商业管理公司租金管理部，如进入诉讼程序，则是法务部的职责，所以商务部处理欠租纠纷的原则应该是通过协商解决问题，而不是强力。5租赁物质量问题的处理质量方面的投诉和纠纷应参照上述处理原则执行。6提前终止协议的处理6.1 我司单方面终止：我方提出单方终止合同之前应该充分考虑到对我司自身以及客户的影响，应事先准备好补偿方案，并得到集团的确认方能行动。在采取行动之前必须和各部门协调一致，相关进展也必须及时向领导汇报。6.2 客户单方面终止：接到客户单方面提出的终约要求时，商务部应首先判断客户需求的真实意图，弄清楚客户是真的要解约，还是另有其他的利益图谋。6.3 因解约请求属重大的事项，必须第一时间报商务部总经理知晓，并迅速转有关上级和部门预知，同时应立即采取停付往来款项、保安监护好场内资产等措施来避免损失的扩大。接下来应跟进各有关部门研究应对方案,及时作出反应。7变更合同条款、续签合同的处理签约后的合同条款的变更和续签合同都相当于重新签订合同，所以必须依照商务谈判的规范和签约的流程规定开展。8产权面积确认的处理因我司签订租赁合同时很多房产尚在建设之中，面积无法最终确定，所以在合同中约定的仅是暂测面积，最终面积应以产权测绘部门测定的为准。所以项目建成，产权面积测绘后，需要比照原合同面积，及时协调多退少补的事项。该工作主要由租金管理部、规划部、当地集团所属公司落实，商务部应予以协助。9证照预约提供的处理签约时有些证照尚未办理，所以无法提供，但一般都在合同附件里约定了具体提供的时间，商务部人员应及时做好备忘，按时向客户提供这些陆续获得的证照。