租售系统管理办法.docx

租售系统管理办法第一章总则第一条为配合集团公司战略发展需要，完善租售业务管理模式，明确各职能部门和集团分公司职责，保证租售业务信息的准确性、及时性和完整性，结合集团公司多年来租售业务的管理经验，特制定本管理办法。第二条租售系统含销售系统和租赁系统两大部分。其中销售系统的内容包括项目准备、市场营销、客户跟进、交易管理、售后服务、财务管理、报表管理等。租赁系统包括项目准备，市场营销，招商管理，交易管理，计费管理，财务管理，报表管理等。第三条营销品牌中心负责集团租售系统的业务指导、权限审批和监督检查管理工作；信息中心负责系统设备的维护、功能的实现和技术支持。第二章系统使用权限管理第四条集团公司各职能部门及各分公司的系统使用权限申请，需报集团营销品牌中心主管领导审批，由集团信息中心负责系统权限的实现。（帐号及权限申请表见附件）第五条集团公司相关部门的系统使用权原则上只能拥有在该部门业务范围内的系统查看权。第六条分公司营销中心拥有全部基础信息和客户资料的录入、管理和变更等权限，分公司财务部拥有财务基础数据的录入和与金额相关业务的审核权限,各分公司项目销售代理公司仅有销售现场客户信息和认购成交操作的录入权。第三章业务操作相关规定第七条集团公司及各分公司所有涉及和租售相关的业务，必须统一使用集团指定的租售系统（目前租售系统为明源提供，以下简称“该系统”）。该系统的业务数据为集团租售业务唯一权威有效的数据。第八条各分公司营销中心和财务部必须在开盘前20天内做好系统操作人员的安排和培训工作，所有租售及财务相关业务基础信息的录入必须在正式开盘前一周完成。此工作由集团营销品牌中心、财务总部负责实时监控，信息中心协助监控。第九条各分公司营销中心必须在开盘前15天将经分公司财务部审核后的认购书、认购协议、交款核对单、收款收据、发票等相关须打印票据的格式录入系统。第十条各分公司营销中心负责项目基本信息的录入。录入信息包括项目概况，房源生成，价格管理，房间管理，付款方式定义，折扣管理以及业务参数设置等模块。第十一条销售人员负责客户到访及认购相关的系统操作和录入工作，每天必须准确、及时和完整的地录入客户信息以及租售过程中动态信息。第十二条各分公司营销中心负责客户签约和后续管理的系统录入工作；项目的营销策划人员负责将市场信息、营销方案和租售问卷录入系统。第十三条各分公司财务部负责收集和录入租售系统中的财务管理模块的基础数据，如票据登记，并对财务管理相关的业务参数进行设置，如汇率设置、入账银行设置、财务付款方式选项以及财务结算方式选项等。第十四条现场收银人员每天必须及时、真实、完整的将所有财务数据录入本系统，并保证录入数据的真实有效。第十五条各分公司营销中心必须为每一个项目设立一个专职的系统信息员，负责该项目全部信息的核对整理及租售业务的变更工作。第十六条在进行系统的业务变更时，系统信息员必须凭经分公司营销中心及财务部审核确认后的书面单据方可执行。业务变更包括挞定、退房、换房、更改买受人、折扣、成交金额等业务。第十七条每位登陆系统的操作人员均要对系统中记录的所有以其名义处理的事务和结果承担责任，系统中的租售资料和租售数据必须与真实的租售情况一致，如实反映实际租售状况，录入人（审核人）对自己所录入（审核）的资料的及时性、真实性、准确性、完整性负责。第十八条操作人员须在业务进行时将租售业务的情况及时更新，严禁当日变化的资料和数据拖延到次日处理。第四章管理机制第十九条集团营销品牌中心及其相关部门应在各分公司项目开盘前5天安排专职人员于销售现场，检查各分公司的准备情况，如：租售系统初始化生成的完整性与准确性、工作人员对该系统的熟练操作程度、内勤人员的到岗情况、开盘当天的销售流程、销售设备及物料、财务设备及印章、签约组与按揭组的工作准备情况等，并协助各分公司开盘筹备工作。第二十条集团营销品牌中心应采取一对一（一名员工负责一个区域）的方式负责各分公司销售报表的审核工作，每天早上10点前将各分公司的报表呈集团公司领导审阅，并每天定时抽查各分公司的客户信息以及销售过程中动态信息的录入情况，以避免公司客户资源的流失。第二十一条租售系统采用因特网账号身份验证，使用者务必管理好自己的账号和密码，不得透露给其他人；用户如登陆后因事离开，则必须先退出系统，方可离开自己使用的计算机。如将账号和密码透露给他人的，将给予500元以上的处罚。第二十二条租售数据属于公司的核心机密，严禁泄漏、外借和转移，不得引用在非公司（集团公司）规定用途的报告、报表或其他形式材料中，如有违背，一经查处，视情节轻重，将给予相关负责人降一级工资以上的处罚。第二十三条对未及时按照文件要求对租售资料和数据进行更新，延误时间造成系统数据准确率、完整性、及时性降低的和造成数据错误的，根据造成错误的次数以及严重程度，将给予责任人扣罚当月奖金200元以上的处罚。第二十四条集团部营销品牌中心将定期对各分公司的租售数据的规范情况进行抽查，并根据检查情况对所在单位给予奖惩。第二十五条对于违反本制度的相关责任人，将列入失职问责。第五章系统维护第二十六条集团信息中心负责对网络设备、设施配备相应的安全保障措施，包括防火、防热、防盗、防尘、防潮、防毁、防电磁干扰等，并定期或不定期地进行检查；负责租售系统的安全管理；负责租售系统软、硬件的日常技术维护工作，包括数据备份、系统升级等，确保系统安全。第二十七条集团信息中心系统管理员负责制定系统数据的备份计划（包括系统自动备份和手动定期备份），并严格执行之，数据的备份文件不得更改，必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复。第二十八条集团信息中心负责审核各租售系统使用单位提供的系统角色设置信息，并在系统中予以实现。第二十九条集团信息中心负责协助集团营销品牌中心对集团相关部门(公司)管理人员和各级系统使用人员的培训、考评工作，全面提高业务部门使用租售系统的技能。第三十条系统使用过程中发现异常情况，例如：密码被盗，系统错误等，应及时与集团系统管理员联系和处理。第六章附则第三十一条各分公司在与代理公司所签订代理合同必须涵盖本制度内容，保证系统数据准确率、完整性、及时性。各分公司营销中心负责对其执行状况进行监督。第三十二条代理公司负责人必须对代理公司的系统使用人员进行培训和管理，如果代理公司人员违反此管理办法，其负责人与操作人员共同对违反此管理办法所产生的后果负责。第三十三条系统的具体使用方法请参照OXCRM租售管理系统V5.O操作手册(ERP25)进行操作。第三十四条本制度是最终解释权归集团营销品牌中心和集团信息中心所有。第三十五条本规定自下发之日起开始执行。