物业公司管理处印章管理制度作业规范.docx

物业公司管理处印章管理制度作业规范一、目的：规范公司内部印章的使用、保管、销毁。二、范围：适用于对公司、管理处的印章管理。三、职责：1、总经办文员负责办理公司、管理处的印章刻制事宜。2、总经办主任负责公司、管理处的印章审查、保管、使用、销毁。四、作业规程：1、新印章申请：（1）因业务需要或部门变更，部门向总经办递交“请（制）发印章申请”，总经办主任依规定权限及程序呈请总经理核定后，由总经办统一制发。（2）印章印文磨损需换发时，由使用部门向总经办递交“请（换）发印章申请”，注明“拓具印模”及制发日期，总经办主任依规定的权限及程序呈请总经理核定后，由总经办统一换发。2、印章遗失：（1）印章毁损或遗失时，印章管理人员除向印章登记机构报备并依法声明作废外，还应向总经办递交“请（补）发印章申请”，注明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过，总经办主任依规定的权限及程序呈请总经理核定后，由总经办统一补发。（2）补发印章的文字字体应有异于原印章，以资区另别。（3）遗失的印章寻获时，应立即交由办公室于二日内依本印章缴销规定办理。3、印章刻制：（1）根据总经理室要求，总经办文员依据各部室、管理处刻制印章的请示，电话联系印章刻制单位，将印章刻制内容传真刻章单位，注明刻制要求。（2）填写刻制印章介绍信至市公安局，内容为“办理刻制XXX管理处印章事宜”，公安局备案后交印章刻制单位。（3）新印章刻好后，由总经办文员仔细核对，确认无误后取回，并交给总经办主任。（4）将刻章费用填写费用报销单进行报销。4、印章使用：（1）由总经办主任将新刻制印章在公司印章保管本上拓模备案。（2）各部室使用公司印章时，先填写物业管理有限公司印章使用登记本，写明用印理由，部门领导签字同意后，将盖章本连同需盖章文件一并交给总经办主任。（3）各管理处使用印章时，先填写管理处印章使用登记本，写明用印理由，再送交所属管理处主任，获认可后，将盖章本连同需要用印文件一并交总经办主任。（4）待用印申请获总经理签字批准后，由总经办主任亲自盖章。（5）公司印章使用，原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请中是否有批准人的印章。（6）如遇总经办主任外出办事，可由总经理助理代为办理盖章事宜，代理实施用印的人员要在事后将用印理由和用印申请交总经办主任审查。（7）公司印章原则上不准带出公司，如确因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，需经总经理批准，并由申请人写出借据，标明承担依法使用的责任和归还时间。（8）使用公司印章时，严禁盖空白章或给外单位盖章。（9）常规用印或需要再次用印的文件，如事先与总经办主任取得联系或有文字证明者，可省去递交申请的手续。总经办主任应将文件名称及制发文件人姓名存档，以备查考。5、印章保管:（1）公司各种印章由总经办主任负责保管，如有遗失或误用事宜由总经办主任负完全责任。（2）总经办应指定专人负责印章的制发、换发、稽查等工作，并设立“印章登记表”、拓具印模、样本依序装订成册，以便管理。（3）印章不固定换发年限，各印章管理人员每年应至少稽查一次。（4）监印人员或印章管理人员发生变动时，应将拓具印模样本列册进行移交，并报送总经办。6、印章缴销：（1）废止撤销或遗失寻获的印章，应由印章管理人员向总经办递交“缴销印章申请”，总经办主任依据规定的权限及程序呈经总经理核定后，检具缴销之印章后进行缴销。（2）当管理处撤管时，管理处印章统一由总经办主任保存。（3）总经办收到缴销的印章，应酌情予以保存或截角注销。五、有关要求既说明：无六、相关表单：AA物业服务有限公司公章使用登记本AA物业管理有限公司公章使用登记明细表日期经办人内容份数总经理室签字备注