档案整理立卷制度.docx
档案整理立卷制度1整理流程2文件整理1. 1.以“件”为整理单位，一般为一份文件为一件。2. 1.2特例正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目。3文件修整3. 1对破损文件进行修裱（修补、托裱）。3. 2对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）。3. 3去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质较活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）。3. 4超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）。4文件装订4. 1装订要求4.Ll左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐。4.1.2材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害,不影响档案的保存寿命。4.1.3装订方式能较好地维护文件的原貌。4.1.4装订方法简便易行，尽量降低成本。4.2装订方式4.2.1线装：最利于档案保护的一种装订方式。4.2.2变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品。4.2.3粘接式：胶水或浆糊粘贴。4.2.4无酸纸封套。4. 3装订前排序4.1.1 3.1正本在前、定稿在后。4.1.2 正文在前、附件在后。4.1.3 原件在前、复制件在后。4.1.4 转发文在前、被转发文在后。4.1.5 复文在前、来文在后。4.1.6 汉文本在前、少数民族文本在后。4.1.7 中文本在前，外文本在后。4.1.8 文件处理单在前、正本在后。5文件分类按照第五章相关规定对文件进行分类。6文件排列文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。6.1排列原则按事由排列归档文件，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。6.2排列方法在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。6.2.1同一事由内的文件排列同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面,其它的文件放在后面。6.2.2不同事由内的文件排列6.2.2.1按形成时间的先后顺续进行排列。6.2.2.2按事由的重要程度进行排列。6.2.2.3按事由具有的共同属性分别集中排列。7文件编号按照第五章有关规定对归档文件进行编号。7.1盖章7.Ll归档章的项目全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号。7.1.2归档章格式长45mm,宽16mm,等分成6小块，归档章格式详见附件3（归档章格式表）。7.1.3盖章位置首页上端空白处，不要盖在文字上。8文件编目依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。8.1归档文件目录的项目8.1.1件号档案室填写室编件号。8.1.2责任者填写全称或通用简称。如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。8.1.3文号即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。8.1.4题名即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成。8.1.4.1正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”，如：关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）。8.L4.2题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加“”，如：济宁市档案局通报，重新拟写为：济宁市档案局关于市直机关达标升级情况的通报。8.1.5日期即文件的形成时间（文件的落款时间）。标注为8位阿拉伯数字，如2005年7月10日，标注为20050710,填写目录时，一般填写成二行，即：200507108.1.6页数一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计。8.1.7备注填写归档文件需要补充和说明情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况较多时，可在备注中加“*”，在备考表中填写具体内容。8.2文件目录的格式见附件4（归档文件目录格式表）。8. 3归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面格式见附件5（归档文件目录封面格式表）9装盒9. 1装盒要求9.1.1按件号先后顺序装盒。9.L2与归档文件目录相应的条目顺序一致。9.1.3不同年度的不能放入同一档案盒。9.1.4不同保管期限的不能放入同一档案盒。9. L5不同机构（问题）的不能放入同一档案盒。9.1. 6严格按件号的先后顺序装入档案盒。9.2档案盒格式9.2.1档案盒外型尺寸长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm>40mmo9.2.2档案盒封面档案盒封面格式见附件6（档案盒封面格式表）。9.2.3档案盒脊背档案盒脊背格式见附件7（档案盒脊背格式表）。9.3备考表放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列内容：9.3.1盒内文件情况说明文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、俏毁等情况。9.3.2目录备注项填写以下内容：9.3.2.1整理人填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。9.3.2.2检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。9.3.2.3日期填写归档文件整理完毕的日期。9.3.3备考表格式备考表格式见附件8（档案盒备考表格式表）。
