档案管理制度.docx

档案管理制度1 .目的为规范工程项目文件和资料控制，做好文件和资料的整理归档工作，特制定本规定。2 .范围本规定适用于XXXX热电二期900MW级燃机原水预处理工程项目文件和资料的管理工作。3 .定义本程序采用“GB/T19000-2015质量管理体系基础和术语、GB/T24001-2015环境管理体系规范及使用指南和GB/T28001-2011职业健康安全管理体系规范的定义。4 .职责4.1 文件签署以公司名义对业主、分包方等外单位传送的文件和资料（包括合同等），由公司分管副总经理或总经理负责签署。以项目经理部的名义对业主、分包方等外单位传送的文件和资料，由项目经理负责签署。公司内设计、采购、施工、调试各专业之间传送的文件和资料由项目经理负责签署。因特殊原因（出差、休假等）项目经理必须书面授权给项目经理部人员（原则上为项目经理部二级经理）负责签署项目经理部文件，被授权人必须在处理文件后第一时间内向授权人汇报（电话或传真）；书面授权必须明确规定被授权人姓名，被授权人权限，授权有效期等。4. 2文件收集整理项目秘书/现场资料员分别负责项目经理部在公司/现场的全部文件和资料的登记、收、发、整理、编号、复印、复制等工作，保证文件和资料的完整、准确及有效地运用；项目结束时，组织对项目文件和资料的清点、整理、归档等工作。在项目经理部处于现场管理期间，现场的项目文件的收集整理工作由现场资料员完成，并在每周第一天将上周的现场文件资料目录传送至项目秘书；在工程项目完工后，项目秘书负责所有项目经理部文件资料的归档，以及项目所有文件的立卷工作。项目特殊阶段（投标、设备招标）以及成立项目经理部前的文件资料的收集整理由相关部门相关责任人负责，项目完工后文件交公司资料室归档、目录交项目秘书统一立卷。5.程序5.1 文件和资料控制5. L1项目文件和资料的接收和处置一切文件都由项目秘书/现场资料员负责接收和保管；接收到的文件首先由项目秘书/现场资料员填写文件处理单相关内容，并附在文件前交文件签署负责人；文件签署负责人填写文件处理单中的处理意见，交项目秘书/现场资料员分发给各相关责任人（处理实施人）处理；相关责任人（处理实施人）处理完成后将处理结果与文件和处理单一并交项目秘书/现场资料员，并向文件签署负责人汇报；不需要回复的文件，原件由资料员存档；若处理结果不能在当日内完成，相关责任人（处理实施人）必须向项目秘书/现场资料员提交文件处理过程登记表，便于项目秘书/现场资料员标明文件状态；所有输入和输出的项目文件、资料和传真接收人必须按公司的规定进行登记、编号和标识，并交项目秘书/现场资料员复印、复制一份存档。所有文件和资料必须实时登记并标注处理状态，以电子文件形式实时保持更新并备查；项目秘书/现场资料员每周末负责向项目经理或文件签署负责人汇报文件收集处理情况，并提交未完成文件的清单并负责催办。5.1.2文件的发送需要发送的文件拟稿完毕后，由发件人签字。一般工作联系性质的文件，由专业负责人审核并签发后可对外发送；代表项目经理部对外进行工作联系和涉及工程进度、成本、质量和安全等重要事项的文件，在相关负责人并签发后，由发件人持原件经项目经理批准后方可发出；涉及公司利益、信誉、工程重大事项等文件，应报公司分管副总经理以上领导批准或得到授权后方可对外发送；技术接口文件在设计、采购、施工、调试相互之间分发和传送，应由项目经理签署；设计输入文件由设计经理审核和签署；设计、采购、施工、调试内部各专业之间的分发和传送，由相关的经理审核和签署；项目文件和资料的分发和传送由项目秘书/现场资料员负责，发放时均应填写“项目文件内部传送接收单”，由收件人签收后存入档案；文件发送前，由项目秘书/现场资料员按规定进行编号并存档；5.1.3项目文件和资料的修改和回收项目文件和资料按程序进行更版的，应注明版次、新版文件发行的同时对旧版文件回收，对保留的已作废文件应进行标识和管理；由于项目变更或业主变更引起的项目文件和资料的修改，应按变更程序执行；对项目文件和资料的任何修改均由原审批部门/人负责审批/签署。修改后的项目文件和资料应立即交项目秘书/现场资料员存档。1.1.1 2项目文件和资料立卷归档索引5.2.1 项目技术协议和商务合同(事业部、采购部、项目经理部归档)目录项目招标文件项目投标文件合同谈判期间的有关传真、信函最终合同文本(a)项目最终合同文本(b)设计分包资料及合同(c)施工分包资料及合同(d)调试分包资料及合同(C)现场采购合同项目最终技术协议项目索赔其他1.1.2 估算和费用控制(计划经营部归档)目录投标期间费用估算的有关传真、信函初期控制估算批准的控制估算和估算细目工艺设计评审的估算首次核定估算二次核定估算变更费用估算其他1.1.3 变更目录涉及变更的有关传真、信函技术文件变更申请书技术文件变更记录A图纸变更通知用户变更申请书用户变更通知费用估算项目变更通知费用估算其他1.1.4 项目管理目录项目目标责任书项目计划书项目每周例会会议纪要项目专题会会议纪要项目计划(a)总体进度计划(b)设计计划(C)采购计划(d)施工计划(e)调试计划月份计划工作联系单项目文件内部传送接收单项目报告(a)项目周报(b)项目月报(C)专题报告(d)送给业主的报告(e)请示报告及批示项目资金月计划及执行传真(a)业主给公司的传真(b)公司给业主的传真(c)分包商给公司的传真(d)公司给分包商的传真(e)其他往来传真费用控制资料进度控制资料质量控制资料安全管理资料现场人员招聘资料及合同项目验收报告项目竣工移交报告项目完工总结报告项目审计报告项目竣工结算报告其他5.2.5设计目录设计开工报告设计进度计划设计资料输入的有关传真、信函公司内部各设计专业之间的传送设计资料公司内部各部门之间的传送资料对外输出的设计资料项目设计数据初步设计有关资料初步设计评审记录设备一览表公司内部设计会议纪要施工图设计有关资料施工图设计审查交底记录公司内部设计变更(a)公司内部设计变更申请(b)公司内部设计变更单(c)设计变更费用估算设计管理及控制其他5.2.6采购目录采购进度计划传真和信函(a)公司给制造商的传真和信函(b)制造商给公司的传真和信函(c)其他往来传真和信函合格制造商名单项目推荐的制造商名单前期准备工作(a)招/议标申请书(b)招/议标工作计划(c)招/议标书审批表物资采购招标书物资采购投标书澄清(a)商务澄清问题(b)技术澄清问题(c)投标方商务澄清(d)投标方技术澄清技术评审(a)技术评审表(b)技术比较表(c)个人技术评分表(d)技术评分汇总表商务评审(a)招投标领导小组定标审批表(b)商务评审表(c)商务比较表(d)综合评审表价格(a)竞争报价(b)澄清报价(c)一次报价(d)开标会价格记录表招/议标过程记录(a)招/议标开标会记录表(b)开标会签到表(c)澄清文件发放表(d)澄清文件接收表采购合同(a)合同审批表(b)商务合同(c)技术协议监造及其记录催货A运输和发货A检验质量问题处理报告制造商提供的技术资料和数据制造分包商的资料和合同索赔其他5.2.7施工目录传真和信函(a)公司给施工分包商的传真和信函(b)施工分包商给公司的传真和信函(c)其他往来传真和信函申请项目施工开工报告施工组织设计、方案、作业指导书施工人员资格证书、机具效验报告施工计划(a)施工总体计划(b)施工月度计划(c)施工每周计划现场施工进度报告(a)施工月度进度报告(b)施工每周进度报告现场施工情况通报现场施工情况专题报告现场施工每周例会会议纪要施工专题会会议纪要施工现场设备和材料的交接记录施工质量记录施工质量检验报告A施工质量整改报告施工事故报告施工安全报告索赔现场施工分包情况资料和合同施工完工报告申请工程交工(移交)报告其他5.2.8调试目录传真和信函(a)公司给调试分包商的传真和信函(b)调试分包商给公司的传真和信函(c)与用户商榷调试条件的有关函件(d)对调试过程中主要问题处理的有关函件(C)其他往来传真和信函调试进度计划调试大纲调试方案调试情况和进度通报调试会议纪要处理调试过程中出现问题的报告调试报告和记录(a)中间交接证书(b)调试前的检查报告(c)电动机调试记录(d)转动设备调试记录(e)静设备调试记录(f)管道吹扫记录(g)水压试验记录(h)泄漏性试验记录(D仪表控制系统调试记录(j)电气控制系统调试记录(k)重要阀门调试记录(1)分系统调试记录(m)整体调试记录(n)生产考核数据表索赔其他5.2.9资料归档项目的调试报告和记录等有关重要资料应随时归档，并保证其数据的真实有效性。项目的过程文件可以用E-mail发送，但需要存档的最终文件和资料不能以E-mail方式传送和存档(包括与业主、分包方、外单位、公司内部等)。项目经理部的资料管理和借阅按公司相关制度执行。最终合同、各事业部正式出版的图纸和资料按公司相关规定送交档案室归档管理，同时交项目经理部三套。项目经理部解散时，由项目资料员将项目经理部保存的全部文件和资料交档案室归档管理。