文件控制管理制度.docx

文件控制管理制度第一章总贝Ii第一条为了加强对管理制度等文件的控制，确保安全生产标准化的有效实施，特制定本制度。第二条本制度规定了安全生产标准化文件策划、审批、发布、评审、修订、作废等的管理要求。第三条本制度适用于的文件管理。第二章组织与职责第四条安全管理部是相关文件管理的主管部门，对文件总体控制。第五条安全管理部负责接受安全相关外来文件并对外来文件进行总体控制。第六条各部门、车间根据本制度的要求对本单位的安全生产标准化文件进行管理。第三章控制要求第七条策划（一）安全生产标准化文件编制前，应按照安全生产标准化职责分配，确定各部门文件编制的范围，并进一步确定编制责任人。（二）安全管理部总体协调文件编制的分工工作；各部门（车间）应根据本单位的实际职能分配情况确定文件编制的职责，并由管理者代表对安全生产标准化文件分工情况进行确认。（三）应确保文件编制人员熟悉业务范围内的管理流程和安全生产标准化中标准要求，对人员应进行相应的培训以保证其能力。（四）文件制定前，应充分收集法律法规和企业现有规章制度，应对标准化所需文件和信息进行评审，确保制定文件的合规性、必要性、继承性。（五）标准化文件大幅度修订前，应进行策划；标准化实施过程也应对文件进行策划。策划内容包括文件的结构、目录或数量等，标准化文件策划完成后应填写安全生产标准化管理文件结构和内容一览表，并将其做为管理手册的附件。（六）标准化文件的结构应符合标准的要求并保持其完整性。文件内容应足够详尽，充分描述比标准化的核心要素，以及它们之间的相互作用。（七）各部门（车间）制定的文件应与公司标准化文件符合。（A）上级单位制定的程序/制度可以直接转换为本单位标准化文件,也可以结合本单位实际在原条款内容上增加要求，但不应将其内容删减；可以严于上级文件要求，但不能与上级文件抵触。（九）文件制定、修订等过程，应确保部门间有效地交流、沟通。第八条审批（一）在文件批准前，应充分组织相关职能和层次人员进行讨论。文件的主管部门、相关职能部门和执行单位均应派人参加。（二）的审批权限规定如下，各部门（车间）根据实际具体规定。（三）管理手册由最高管理者组织领导层和相关职能部门审核后由最高管理者签字批准。（四）程序文件由由最高管理者组织领导层和相关职能部门审核后由最高管理者签字批准。（五）管理制度由由最高管理者组织领导层和相关职能部门审核后由最高管理者签字批准。（六）记录/表格的审批权限与其对应的程序/制度的审批权限一致。（七）上级部门有权参与下级部门文件的审批。（八）文件审批时，应同时标明批准日期、实施日期。第九条发布（一）文件发布的原则，应确保每一岗位能够取得其适用的文件。（二）管理手册应在最高管理层和部分职能层发放。程序/制度应在相应的职能层和部分最高管理层发放，操作类文件发放至岗位。（三）文件发放前，应对各职能层次、岗位进行统计，并进一步确定文件发放的数量，发放时填写文件发放清单。（四）已发放的文件应注明分发号。（五）各单位应结合实际情况，针对标准化文件要求进行宣贯、培训，具体培训要求执行培训管理制度。（六）各部门和各层次对标准化文件应妥善保存，避免丢失、损坏。（七）文件换版或破损影响使用时，文件使用人应到文件管理部门办理更换手续，交回原文件，补发新文件。第十条评审（一）文件审核的基本要求：标准化文件符合标准要求，标准化文件能够充分与本单位实际情况相结合，确保文件的唯一性。文件评审出现不符合，根据本制度第十一条的要求进行修订。（二）应根据本单位情况规定标准化文件的评审周期，可以利用内审对体系文件进行评审。（三）文件评审周期最长不得超过12个月。标准化建立初期，应增加标准化文件评审的频次。（四）文件评审人员的组成参照本制度第九条的要求执行。第H一条修订（一）当外部条件发生变化或文件与本单位的流程出现不符合时，应对文件进行修订。文件修订工作由其主管部门负责组织。（二）文件修订应明确修订的条款、不符合和依据。（三）文件修订后，应在成册装订的内封面上标明修改号。（四）文件修订后，应填写文件修订通知单，历次的文件修订通知单均应附在文件装订册后。文件修订通知单应严格序号管理，避免误用。（五）文件修订后，可能受影响范围均应被通知。（六）修订后文件的审批执行本制度第九条的规定。（七）当成册印制的标准化文件修订内容超过整体文件的1/3时，应对文件进行换版；当组织机构、法律法规、管理流程等发生变动时，各单位应根据实际情况考虑换版或者修订。（八）各部门（车间）临时发文管理参照本项要求制定相关管理规定。（九）文件修订后的评审周期应由公司具体规定，评审要求参见本制度第十一条的要求。第十二条作废（一）文件发布前，应当对本单位在用的相关文件进行统计，凡内容与本次发布的文件内容有相同、抵触的应全部回收处理。（二）作废的文件一律回收，公司应根据实际情况明确回收后的销毁方式。（S）凡需要保留的作废文件，公司应根据实际情况规定文件的保存方式、标识，避免误用。第十三条外来文件管理（一）外来文件接收后，应首先交由安全管理部，填写外来文件清单，并对文件做出适当的标识。（二）安全管理部按流程提交最高管理层，确定文件发放的范围。（三）各部门（车间）接收文件后，应按文件要求开展工作，并将实施意见反馈至本单位相关部门Q（四）文件的具体条款、内容需要采用时，参照法律、法规、标准和相关要求识别管理程序。（五）应确保文件发放的时间、范围。各部门（车间）按实际情况制定本单位外来文件的管理规定。（六）各部门（车间）根据实际情况规定电子文档的管理要求。（七）对于工艺、技术、法律等参考资料，各部门、车间应建立清单并编号，明确文件的保存、借阅要求，并对文件统一标识。