团体入住程序.docx

团体入住程序主题:团体入住参考号：XX-XXX-007Subject:Groupchecking-inRef:XX-XXX-007目的OBJECTIVE确保团体在抵达后得到足够的关注，同时规范化的操作亦能避免因准备不够而造成的混乱。Makesurethegroupguestsgetenoughcare,regularizedoperationshouldnotbebrokenbecauseofinadequatepreparation.流程PROCEDURES1 .团队到店之前Beforearrivala）在团队确切的到店时间之前，认真阅读团队入住通知书等有关资料，并记下所有的特殊要求。Readthegroup,sinformationcarefullybeforegroupguestscome,andwritedownspecialrequirements.b）预先锁房并准备好所有的钥匙，早班员工将在团队到达之前分配房，根据旅行社的要求，接待员要把全部的钥匙及欢迎卡和餐券放在一起，如餐券，它应当包括客人姓名、团号、用餐号、人数、地点、日期及员工姓名和相应的用餐的印章（早、中、晚餐以上所有的东西需放在一个篮子里（包括钥匙）。c）在团队通知书上填写房号及到店的细节，由电脑打印出来房间号码单，尽快地送到管家部以便于清洁房间。d）宾客服务经理通知团队联络代表关于房间安排。e）确定团队的接待地点。2 .团队到店a）行李员问候客人、欢迎客人的到来，并带领团队到接待地点。b）行李员带领领队和导游到接待处。c）接待员要询问团队的名称和团号。d）知道了团队名称和团号后，找到有关团队资料和房钥匙盒。同时，通知团队联络代表。e）在等待团队联络时，接待员要与团队领队及导游做一些公关工作，这些公关工作的内容可以涉及团队的行程和酒店方面的信息。f）团队联络员、接待员欢迎领队和导游，并带领去团队入住地点。g）团队联络员将向领队要求一份最终的客人名单：i .与领队核查最终的客人名单是否有所变动。ii .把排房表给领队，让他为客人分配房间。h）要求团队的签证（超出六人同行的）。i）当给客人办理登记入住时，要向客人介绍酒店的设施和最新的计划：iii 领队介绍关于餐饮方面的食品新推出。iv .特别注意向客人介绍如何使用“IDD”电话。j）给团队发放钥匙：i .必须保证通知到每一位客人离店时退还钥匙。ii .客人入住名单要尽快给礼宾部以便于行李的运送。k）获得叫醒服务时间，出行李的时间和离开酒店的时间及用餐安排等：iii 以上安排，必须由领队亲自确认。iv .在领队的见证下，填写团队行程表并送到各有关部门。1）从领队处得到团队的行程安排及相应的联系方式，并把它保存在前台供参考。m）把所有资料输入电脑。n）确保复印最终入住客人名单，连同团队通知单一起，派送到各有关部门。o）把所有资料转到前厅接待处。