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    受控文件管理制度(附表单).docx

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    受控文件管理制度(附表单).docx

    主题:受控文件管理制度共1页第1页编号:版本号:A/0生效期:1.目的:为了更好控制受控文件的使用和保管,维护公司受控文件体系,特设立此制度。2 .使用范围:公司各部门所有受控文件。3 .规定3.1 凡盖有红色“受控文件”印章的文件,均纳入公司受控文件的管理范畴。3. 2公司ISO中心根据文件涉及的部门,统一复印、发放受控文件。其它部门私自复印、发放受控文件的,处以TOo元/次的罚款。4. 3需要更改的受控文件,由编制部门负责更改,更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件,并将旧版文件的正本作废,副本销毁。其它部门私自更改、涂改受控文件的,对文件管理员处以-20元/处的罚款,部门负责人处以-10元/处罚款;私自销毁受控文件的,对文件管理员处以TOO元/份的罚款,部门负责人处以-50元/份罚款。5. 4各部门在收到受控文件后,须把受控文件的情况登记在受控文件汇总表上,并在部门内对所有相关人员进行宣贯(含隶属部门管辖的下属部门/车间),宣贯记录须附在该文件上一并存档。若部门有新进人员时,文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。受控文件未登记到位的,对文件管理员处以TO元/份的罚款;宣贯不到位的,对文件管理员处以-10元/份的罚款。6. 5受控文件应与其它文件隔离保存,根据文件的类型,条理化、系统化地妥善保管。7. 6各部门/车间文件管理员辞职时,应办理好受控文件交接手续,未办好文件交接手续的,不得办理离职手续。8. 7若受控文件被损坏或丢失,应申请补发,损坏的的文件须交回公司ISO中心处理;丢失的文件若事后被找回,亦须交回公司ISO中心处理。受控文件缺页的,对文件管理员处以-20元/份的罚款,部门负责人处以TO元/份的罚款;丢失受控文件的,对文件管理员处以TOO元/份的罚款,部门负责人处以-50/份元的罚款。9. 8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等,各部门/车间需做好配合工作。附:受控文件汇总表受控文件宣贯单XXX受控文件汇总表表号:生效日期:序号文件类型文件编号文件主题份数生效日期接收日期备注XX受控文件宣贯单表号:生效日期:本文件编号为:本文件主题为:本文件类型为:本文件于年月日生效执行本文件属于:口更改条款;口以旧换新;口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名(含隶属部门管辖的下属部门/车间):注:传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存

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