公文主题词标引规范.docx

公文主题词标引规范一、选择主题词的原则：（一）实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。（二）准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。（三）通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。二、公文主题词标引的规范：（一）主题词标引由类别词、类属词、文种词和归属词组成。体现公文分类和内容归属的词称作类别词。直接体现公文种类的词称作文种词。文种词是事先界定好的，如“通知、指示、决定、批复、请示、报告、通报、意见、会议纪要”等均可作为文种词使用。说明公文的制发机关，体现公文归属的词称作归属词。归属词一般由部门名称或地区名称构成。一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。（二）公文主题词应按照类别词、类属词、文种词和归属词依次标注。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。例如：关于国庆节放假有关事宜的通知，先标类别词行政，再标类属词假期，最后标文种词通知。但在一篇公文的主题词标引中，类别词、类属词、文种词、归属词未必同时使用。有的主题词既能反映公文的内容分类，又能反映公文的主题特征，类别词和类属词就可以合用一个；平行文和下行文的归属词还可以省略；信息、简报等文献资料没有文种词。但也有一些公文要用两个以上的类属词去标识其内容归属和主题特征。通常情况下，每一公文主题词标引的数量通常在5个以内，最多不超过6个。转发公文时，主题词标引应当重点反映被转发公文的内容，被转发公文的文种可不作为主题词标引，但如果被转发的公文属于准则、条例、规定、章程、制度、办法、细则等法规、制度，其名称应当作为主题词标引。（三）进行主题词标引的关键是选准类别词和类属词。公文的主题及内容归属一般体现在标题和事由当中。如果从中揭示不出公文的主题及内容，则需要对公文全文进行阅读、分析，从中提炼转换出相应的主题词。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引O（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。三、公文主题分析步骤：1、审读文件，了解主题，审读文件的重点。2、分析主题类型，确定主题概念。主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研窕和论述的主题对象不只一个,而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。3、分析主题结构，确定主题因素。主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号。