公司档案管理制度.docx

公司档案管理制度1.0目的加强档案管理工作，落实档案管理各项目标。2.0适用范围适用于在管理服务活动中形成的各种档案的管理。3.0职责3.1 公司总经理负责外单位（个人）查阅档案的审批。3.2 办公室负责公司员工借出档案的审批。3.3 办公室负责档案的管理a）负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；b）档案资料的移交；c）档案的借阅、登记、统计；d）保密；e）档案室设备、设施的保管维护等。3.4 各部门负责人做好本部门档案资料的收集、整理及交接等工作。4.1 程序4.1 档案资料的确定凡属下列几类资料均属归档资料：a）公司基本情况资料，包括规划、建设与发展现状资料及图纸等;b）公司客户基本资料情况，包括客户房屋租赁合同、供水、供电合同以及治安、消防等资料c）本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；d）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、备忘录、请示等；e）各部门资料，包括业务、行政管理等材料；f）外来资料，包括省、市、区、物业协会来文、上级公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；g）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；h）其它。i）档案编号j）档案分类4.2 .档案编号为方便查阅档案资料，根据档案划分对档案进行编号。4.3 档案地址确定a）档案存放位置利用分类编号来确定。b）确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。c）各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。d）每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。e）同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。f）每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。4.4 归档管理4.4.1 归档前资料管理a）分散在各部门的资料归档前由各部门负责管理。b）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。c）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。4.5 归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。a）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；b）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；c）客户资料在客户办理完各项手续后即行归档；d）各项工程资料在验收后一个星期内归档；e）各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；其它资料按公司领导确定的时间归档。4.6 归档要求a）归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全;b）归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；C）归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。4.7 档案资料移交a）资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。b）移交时，办公室须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。c）移交清单一式两份，交接人各留存一份。4.8 资料编号归档a）办公室把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。b）办公室须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。c）编号后的档案，按4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存放。4.9 档案管理a）档案由办公室负责管理。4.10 档案管理人员岗位职责a）必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。b）负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。c）负责督促各部门档案资料的移交工作。d）负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。e）各部门做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。f）必须按要求做好保密工作。g）必须做好档案管理设备、设施的保管维护工作。h）必须完成公司安排的其它相关工作任务。4.11 档案保管档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。4.12 档案鉴定与销毁a）档案资料保存期限分别为长期、中期、短期三类。五年以下的为短期，五至十五年的为中期，十五年以上的为长期。b）公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。d）鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。4.13 销毁档案编号的处理a）经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识记号，并将其装订放入专门存放区内。b）档案销毁情况均须登记在档案销毁登记表上。4.14 档案借阅a）档案资料一般只限于公司需要查阅的人员查阅。b）外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经总经理批准。c）档案一般只限于在现场查阅，因工作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。d）审批表经部门负责批准签字后，交办公室办理手册，方可借出档案。e）借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失，并保证如期归还。f）档案借还情况须在登记本上登记。4.15 档案统计a）档案资料定期进行清理、统计。b）办公室必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况。4.16 档案管理意外事件处理程序a）发生意外事件时，首先应立即将事件情况通报公司领导。b）当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；c）当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。d）在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。e）根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。f）对发生的意外事件及处理情况须进行登记。5.0相关记录6.1 档案资料移交清单6.2 档案分类编号、归档时间登记册6.3 档案销销毁登记表6.4 档案借阅申请审批表6.5 档案统计季报表