小区业主委员会文件管理制度.docx

小区业主委员会文件管理制度一、目的为确保业主委员会工作的规范性、可追溯性和延续性，特制定本管理制度。二、适用范围适用于业委会所有文件的管理。三、分类及术语L规章：业主委员会各种规章管理制度。2 .通知：关于一般性事项的公开通知。3 .决议：半数以上委员通过的业主委员会决定与决议。4 .公示、公告：向小区全体业主正式公布的需要业主反馈意见的公示性文件；向小区全体业主正式公布的业主委员会决议。5 .发文：就某一事项向小区相关方发出的业主委员会决议。6 .收文：相关方发给业主委员会的文件。7 .外来文件：与小区物业管理有关的法律、法规等。8 .档案文件：园区相关档案资料、申请单等。9 .记录文件：为了保存相关记录包括会议纪要等设立的文件。四、字号及格式1、文件字号Ll发文示范：XX业委会（2023）1号1.2代号组成规则：（1） XX业委会为XX业主委会（第一届）简称；(2) 2023)为发文时年号；(3) 1号为发文的排序序号，以年为单位依次排序；(4)字体大小类同文件正文。2、格式(1)文件标题：三号黑体、加粗、黑色、居中；(2)文件正文：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距、1级标题加粗。五、文件的收发、归档(1)发文要求文件发文需填写发文审批表、发文登记表，经过审批、登记文件才有允许盖业委会印章，工作组编制的对外文件应抄送专职秘书存档。(2)收文要求业委会所有人员收到主管部门、社区、开发商、物业、监委会等外单位文件，必须第一时间公示业委会微信群，并将原件移交专职秘书处存档，可留复印件开展相关工作，专职秘书应做好文件的签收、记录、归档工作，填写收文登记表。(3)文件的归档电子档收发以时间线为主，以月为单位建文件夹进行归档；纸质档以接收内容为主，根据具体类别放入对应的文件盒子。六、本制度自发文公布之日起实施。