社区卫生服务中心及卫生院死亡证明材料档案管理制度.docx

社区卫生服务中心及卫生院死亡证明材料档案管理制度一、总则为规范本社区卫生服务中心及卫生院死亡证明材料档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，依据国家相关医疗卫生档案管理规定及对死亡证明材料管理的要求，特制定本制度。本制度适用于社区卫生服务中心及卫生院内所有涉及死亡证明材料档案的收集、整理、归档、保存、使用及销毁等环节的管理。二、档案收集收集范围完整的居民死亡医学证明（推断）书各联，尤其第一联作为原始凭证，是重点收集对象。死者身份证复印件，用于核实死者身份信息。人口死亡申报单，作为死亡信息申报的重要依据材料。收集流程当本社区卫生服务中心及卫生院出具死亡证明相关材料时，负责开具证明的医务人员应确保上述所需材料的齐全性。在开具居民死亡医学证明（推断）书后，立即将死者身份证复印件、人口死亡申报单与死亡证明第一联进行整理归集。每日工作结束前，医务人员将当日收集的死亡证明材料统一交至中心档案管理部门或指定的档案管理人员处。档案管理人员应进行详细的交接登记，包括材料的份数、涉及死者的姓名、死亡日期等关键信息，以明确责任，确保材料不遗漏。三、档案整理与归档整理要求档案管理人员接收死亡证明材料后，应按照规定的分类方法进行整理。以年度为基础，按照死亡时间先后顺序对每份死亡证明材料及其附属材料进行排序。对每份材料进行检查，确保材料内容清晰、完整，如有缺漏或模糊不清的信息，及时与相关医务人员沟通核实并补充完善。归档方式将整理好的死亡证明材料按照编号顺序，依次装入专门的档案袋或档案盒中。每个档案袋/盒外应清晰标注所属年份、档案编号范围、包含的死者数量等信息。建立电子目录和纸质目录双重索引。电子目录使用Excel等软件制作，详细记录每份死亡证明材料的档案编号、死者姓名、性别、年龄、死亡日期、身份证号、家庭住址等关键信息，方便快速检索。纸质目录打印后粘贴在相应的档案袋/盒侧面，便于在档案架上直观查找。档案管理人员将归档完成的死亡证明材料档案，按照年份顺序存放在专门的档案柜中，并在档案柜上标注对应的年份区间，确保档案存放有序、易于查找。四、档案保存保存期限原始的死亡证明材料（包括居民死亡医学证明（推断）书第一联、死者身份证复印件、人口死亡申报单）须永久保存。录入后的电子数据应使用多种有效方式进行备份保存，备份数据的保存期限同样为永久。保存环境档案存放的场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠等防护设施。保持档案室的温度在14-24°C之间，相对湿度在45%-60%之间，确保档案保存环境适宜，防止档案材料因环境因素受损。定期对档案室进行清洁卫生工作，对档案柜进行检查,发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。备份管理对于录入后的电子数据，每周至少进行一次全量备份。备份介质可选用移动硬盘、光盘等安全可靠的存储设备。备份完成后，对备份介质进行标识，注明备份日期、数据范围等信息，并将备份介质存放在与档案室不同地理位置的安全场所，以防因突发灾害等原因导致数据丢失。每月对备份数据进行一次完整性和可用性检测，确保备份数据能够正常读取和使用。如发现备份数据存在问题,及时查找原因并重新进行备份。五、档案使用内部使用本社区卫生服务中心及卫生院内部医务人员因工作需要查阅死亡证明材料档案时，应填写调阅登记簿，注明查阅目的、查阅档案的时间范围、涉及的死者姓名等信息，经科室负责人审核同意后，交至档案管理部门。档案管理人员根据申请表，在指定场所为查阅人员提供档案查阅服务，查阅过程中档案管理人员应全程在场监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得对档案进行涂改、损坏、复印等操作，如确需复印，需经中心分管领导批准，并在档案管理人员的监督下进行，复印后由档案管理人员注明“与原件核对无误”并加盖档案管理专用章。外部使用其他单位或个人因司法调查、行政事务等合法原因需要查阅本中心死亡证明材料档案时，查阅人员应出具单位介绍信或相关法律文书、本人有效身份证件等证明材料。经中心分管领导审批同意后，档案管理部门按照规定的程序提供查阅服务。对于外部单位或个人的查阅需求，原则上不提供档案原件查阅，仅提供经过审核盖章的复印件。如特殊情况需要查阅原件，需经中心主要领导批准，并在档案管理人员的严格监督下进行，查阅过程中不得对档案进行任何形式的损坏或篡改。六、档案安全与保密安全管理档案管理部门应制定档案安全应急预案，定期组织档案管理人员进行安全培训和应急演练，提高应对突发事件的能力。加强对档案管理系统的安全防护，设置严格的用户权限管理，防止未经授权的人员访问和篡改档案数据。定期对档案管理系统进行漏洞扫描和修复，确保系统的安全性和稳定性。保密管理死亡证明材料档案涉及死者及家属的个人隐私信息，档案管理人员及所有接触档案的人员应严格遵守保密制度,不得将档案内容泄露给无关人员。对档案管理系统的用户账号和密码进行严格管理，用户应定期更换密码，不得将账号和密码告知他人。在使用档案管理系统过程中，如因工作需要离开电脑，应及时退出系统，防止他人擅自操作。对于因工作失误或故意泄露档案信息的人员，将按照本中心相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。七、档案销毁虽然死亡证明材料档案原则上永久保存，但如因档案保存介质损坏且无法修复、档案内容重复或错误经核实无需保存等特殊情况，需要对档案进行销毁时，应严格按照以下程序进行。档案管理部门提出档案销毁申请，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、形成时间、销毁原因等信息，经中心分管领导审核同意后，报中心领导班子集体研究决定。成立档案销毁工作小组，由档案管理部门、纪检监察部门、医务部门等相关人员组成。工作小组对拟销毁的档案进行再次核对，确保销毁档案的准确性和完整性。档案销毁工作应在指定的场所进行，可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行销毁。销毁过程中，档案销毁工作小组成员应全程在场监督，并做好销毁记录，记录内容包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人等信息。销毁工作完成后，档案销毁工作小组应将销毁记录交至档案管理部门存档保存。八、监督与检查本社区卫生服务中心及卫生院成立档案管理监督检查小组，定期对死亡证明材料档案管理工作进行检查和评估。检查内容包括档案收集的及时性和完整性、档案整理和归档的规范性、档案保存环境的安全性、档案使用和借阅的合规性、档案安全与保密措施的落实情况等。对监督检查过程中发现的问题，及时向责任部门和责任人提出整改意见，要求限期整改。对整改不到位或违反档案管理制度的行为，按照本中心相关规定进行严肃处理。定期对档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案管理制度和工作流程，提高档案管理工作水平。九、附则本制度如与国家或地方新出台的法律法规、政策文件相冲突，以国家或地方相关规定为准，并及时对本制度进行修订。本制度由社区卫生服务中心及卫生院负责解释和修订。本制度自发布之日起施行。