社会保险业务档案管理规程.docx

q/YLBZ海南省医疗保障服务标准Q/YLBZXXXX-XXXX社会保险业务档案管理工作规范（征求意见稿）2025-XX-XX发布2025-XX-XX实施海南省医疗保障局发布社会保险业务档案管理工作规范1范围本文件提供了社会保险业务档案管理机构和职责、收集与归档、管理与保护、利用、处置、信息化建设和人员管理。本文件适用于社会保险业务档案管理工作。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。R1社会保险业务档案指全省各级社会保险经办机构在履行法定职责和办理养老、医疗、工伤、生育等社会保险（含职业年金、个人养老金、居民大病保险、公务员补充医疗保险、长期护理保险、医疗救助、职业伤害保障等）业务过程中,形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料和通过计算机系统形成、传输、存储的字符、图表、音频、视频等归档电子文件。4机构和职责41全省各级社会保险经办机构负责本统筹区社会保险业务档案的管理工作，接受上级业务部门和同级人力资源社会保障、医疗保障、档案主管部门的指导。45全省各级社会保险经办机构应严格执行社会保险业务档案有关管理规定和标准规范；将社会保险业务档案管理工作列入年度工作计划，明确分管社会保险业务档案的领导和管理部门，建立涵盖档案、业务、内控、信息化等部门的联合协作机制，配备具有档案专业知识的专职档案管理人员，集中统一管理各种门类和各种载体的业务档案；加强风险防控，严防社会保险业务档案毁损、遗失和信息外泄；省社会保险服务中心（以下简称省中心）负责统筹和指导全省各级社会保险经办机构开展社会保险业务档案规范化管理工作；建立健全社会保险业务档案形成、收集、保管、利用全生命周期管理制度；完善社会保险电子档案系统建设；定期组织专业培训。4R省中心建立档案工作责任制（附件1）,市县各级社会保险经办机构应参照建立相关工作制度。5收集与归档51社会保险业务档案施行纸质与电子管理，除业务必要，一般采用电子档案单套制管理。管理模式、分类方法、保管期限和归档材料由省中心统一确定。社会保险业务档案的纸质档案应与电子档案建立存储检索对应关系。5/全省各级社会保险经办机构业务部门按照“谁受理，谁管理”的原则，收集整理应归档的纸质业务材料，并于每年第一季度向档案管理部门移交上一年度的纸质业务档案。5:通过全省政务一体化平台、国家社会保险公共服务平台和省社保医保综柜平台受理的社保医保业务由省中心负责依托全省统一的业务系统在线归档社会保险电子档案，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。在线归档的社会保险电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规；以社会保险经办服务事项为基本单位，根据社会保险业务档案的归档方式、归档范围、保管期限等要求自动归档；对电子档案自动命名、排序、编号、统一归档和有序存储，保持电子档案之间的有机联系。社会保险电子档案归档时，应按照社会保险业务档案元数据规范(LD/T032021)的要求同步归集电子档案的背景，结构、签署、时间、业务行为等元数据，并建立电子档案与元数据的对应关系。6全省各级社会保险经办机构按照社会保险业务档案管理规范(GB/T315992015)和海南省社会保险业务档案管理规定(试行)实施办法(琼人社发2011295号，备案号:QSF-2011-210012)规定开展城镇职工社会保险和城乡居民基本养老保险、城乡居民基本医疗保险档案材料的收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、销毁、统计、利用、移交工作。居民大病保险、公务员补充医疗保险、长期护理保险、医疗救助、职业伤害保障、职业年金、个人养老金等业务档案参照社会保险业务档案管理规范(GB/T31599-2015)执行，具体归档规则由省中心确定。基金会计档案按照会计档案管理办法管理。5S跨区域受理的社会保险电子档案按照“业务谁受理，档案谁管理”的原则归档、管理。64社会保险业务档案的归档时间以办结日期为准。6管理与保护61全省各级社会保险经办机构应设置专门的档案库房，指定专职档案员管理。65全省各级社会保险经办机构业务档案管理部门应在每年集中接收纸质业务档案后清点档案数量、检查档案保管状态，发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账。AS全省各级社会保险经办机构因工作需要确需将社会保险业务档案保管、数字化加工、运输等工作外包的，应严格按照档案服务外包工作规范(DAT67-2017)谨慎开展工作，确保外包工作合法、安全、可控。6 4全省各级社会保险经办机构应每年制定档案数字化加工计划，有序开展档案数字化加工，数字化加工时元数据应当同步收集。数字化加工应按照档案服务外包工作规范第2部分档案数字化服务(DA/T68.2-2020)、纸质档案数字化规范(DA/T31-2017)、海南省纸质档案数字化成果验收实施细则(琼档字20209号)等标准规范对档案数字化加工进行全过程、全方位的安全和质量管控，严格审核服务提供方业务资质，防止在档案数字化加工过程中出现私自复制档案、损坏档案载体、篡改档案内容等情况，严防档案信息外泄。7利用7 1省中心建立档案查阅制度(附件2),依法为参保单位、参保个人及行政机关、社会组织提供社会保险业务档案信息查询、制发证明、信息共享等服务，并对档案的利用等情况进行准确的登记和统计。完成数字化加工的档案一般不再以原件提供利用。市县社会保险经办机构应参照建立相关工作制度。7社会保险业务档案作为内部稽核和事后监管的重要资源，纳入稽核及内控范围。7V全省各级社会保险经办机构应通过各种形式和手段，向公众传播社保档案知识、宣传社保档案工作成果，提高社会对社保档案工作的认识和理解，增强公众对社保档案工作的信任度和支持力度。74全省各级社会保险经办机构在社会保险电子档案利用应严格遵守国家有关信息安全和保密的规定,保护参保单位、参保人的合法权益和个人隐私。8处置R1全省各级社会保险经办机构应对保管期限已满的社会保险业务档案进行鉴定。鉴定工作应由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员、以及同级人力资源社会保障行政部门、医疗保障行政部门、档案主管部门有关人员组成鉴定小组，对社会保险业务档案进行鉴定，提出处理意见。R5鉴定中如发现到期的社会保险业务档案仍有必要继续保存的，应当由鉴定小组重新确定保管期限。2R保管期限为永久和定期100年保存的社会保险纸质业务档案在经办机构保管满10年后，应按有关规定向同级综合档案馆移交。移交前应完成数字化加工，数字化加工成果同步移交。暂不具备业务档案保管条件的经办机构，可向同级综合档案馆申请提前移交。R4社会保险电子档案由省中心通过在线或离线方式定期向省档案馆统一移交。RF全省各级社会保险经办机构对经鉴定可以销毁的社会保险纸质业务档案，应编制销毁清册、完成数字化加工，经本单位主要负责人批准,并报同级人力资源社会保障行政部门、医疗保障行政部门、档案主管部门审核同意后销毁。未经鉴定和批准，任何单位和个人不得擅自销毁档案。9信息化建设91社会保险业务系统建设应按照档案业务一体化的原则，将电子档案管理需求嵌入业务系统。业务系统迭代升级时，应同步迁移电子材料库和归档日志，同步保持业务模块与电子档案的关联关系。省中心业务标准化部门负责统筹管理社会保险电子档案系统建设需求，按照电子档案管理系统基本功能规定（档办发20173号）的要求，以支撑经办服务“一网通办”为目标，坚持“一体化、数字化、智能化”的原则，做好与业务系统、稽核内控系统、政务一体化平台的融合联动，实现社会保险电子档案从形成到归档全流程闭环管理。95社会保险电子档案应按照文书类电子档案检测一般要求（DA/T70-2018）进行真实、完整、可用、安全方面的检测。9省中心按照国家信息安全等级保护标准，配备与电子档案管理系统相适应的在线和离线存储设备存储电子档案内容数据、目录数据、元数据和各类管理日志。94省中心每年定期开展电子档案离线备份和异地备份工作，并做好备份登记。其中，异地备份每年至少一次。10人员管理W-全省各级社会保险经办机构要注重档案工作人员的职业防护，按照防护要求（附件3）做好防护措施。10-2全省各级社会保险经办机构应重视档案工作人员能力建设，接受上级业务部门和档案主管部门组织的定期培训。省中心每年至少组织一次档案管理人员继续教育培训和外出交流学习。103全省各级社会保险经办机构业务档案工作人员应具备档案专业知识，通过相关培训方可上岗。10档案管理人员因工作调动、退休等原因离岗，应办理工作移交手续，经批准后才能离开岗位。附录A（规范性）海南省社会保险服务中心档案工作责任制A.1主要领导职责A.1.1全面领导中心档案工作。A.1.2带头学习贯彻落实档案法律法规和档案工作政策文件、部署要求。A.1.3落实好档案工作第一责任人职责，每年至少研究一次档案工作，解决制约档案工作发展的重大问题。A.1.4协调领导班子其他成员在各自分管部门（领域）履行档案工作职责、配合推进档案工作开展。A.2分管领导职责A.2.1对档案工作负领导责任，负责统筹协调中心各部门档案工作的组织开展。A.2.2负责组织学习宣传、贯彻执行档案法律法规和档案工作政策文件、部署要求，确保在常委会机关得到有效落实。A.2.3加强对档案工作的组织领导，推动档案工作纳入机关整体规划、年度工作计划和考核体系，确保与业务工作同部署、同实施、同发展。A.2.4定期听取档案工作汇报，审核档案工作规划计划、经费预算、管理制度。协调配置档案库房和设施设备，确保档案完整安全。A.2.5协调配备政治素质高、业务能力强的档案工作人员，支持档案工作人员业务学习和培训，推动解决档案工作的重点难点问题。A.2.6）落实好档案安全工作职责，加强档案安全检查。A.3信息统计处负责人职责A.3.1对档案工作负直接管理责任，负责组织档案业务工作的开展。A.3.2组织制订学习宣传、贯彻执行档案法律法规和档案工作政策文件、部署要求的工作方案，并有效实施。A.3.3组织制订档案工作发展规划、工作计划、各项工作制度，并抓好落实。A.3,4组织构建档案工作网络体系。A.3.5每半年至少组织召开一次档案工作会议，听取中心各部门专兼职档案人员工作汇报，开展业务培训、普法宣传或业务交流。A.3.6经常听取档案工作人员汇报、督促检查档案工作开展情况，为档案工作开展、档案人员培训创造条件，及时协调解决档案工作中的一般问题和困难。A.3.7对在档案工作中作出突出成绩的部门和人员提出表彰奖励建议，对违反相关规定拒不归档或造成档案损失的部门和人员提出查处意见。A.4各业务部门负责人职责A.4.1对本部门归档文件材料的真实性、完整性、系统性、准确性负责。A.4.2组织学习贯彻档案法律法规及本单位各项档案工作制度，组织确定本部门形成的各类文件材料的归档范围和保管期限。A.4.3指定专人负责本部门文件材料收集、整理、归档工作，将文件材料形成、积累、整理、归档工作纳入本部门工作计划，列入相关人员职责范围。A.4.4配合做好本办室与档案工作相关的工作，如档案信息化建设、档案工作培训、档案工作考核等。协同档案部门参与本部门形成档案的开放、鉴定和销毁等工作。A.4.5督促本部门工作人员、兼职档案人员分别履行归档文件材料的形成和积累、整理及归档职责，不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。A.4.6协调解决本部门兼职档案人员在开展文件材料归档工作中的实际困难,提供必要的条件和保障。A.5档案工作人员（专职档案人员）职责A.5.1机关档案工作人员（专职档案人员）是本单位档案工作直接责任人，具体负责本单位档案工作开展。