TS16949记录管制程序.docx

版本修订记录修订者修订日期AO首版发行2011/03/01BO士曾力口ISO/TS16949:2009要求2012/06/10B1公司名称变更2015/11/20CO依照IATFI6949:2016要求修改2018/03/05分发单位人事部生产部品质部研发部采购部业务部财务部PMO分发份数11111111制定单位核准审核制定1 .目的：规范记录收集、存档、储存和保管作业管制以确保记录完整性及可追溯性。2 .范围：本程序适用于品质、环境、管理系统实施和运作过程中产生之任何记录。3 .权责：3.1 DCC（文管）：负责对各单位产生之记录表格编号及电子记录的管制及维护。3.2 公司各单位：负责监督及保存本身所产出记录之正确性于提供查核、分析、追溯及检讨用。3.3 管理者代表：依据客户要求及产品特性核准记录保存期限。4 .定义：无5 .作业内容:5.1 记录收集：5.1.1 各单位作业人员依程序书与作业说明书所叙述的方法和要求收集记录，如日、周、月报等。5.1.2 各单位作业项目的主管人员应审查记录的适切性与完整性。5.2 记录识别：5.2.1 一般记录表格系以名称编号及其版本识别，新表格由文管依【文件管制程序】进行编号后登录于记录管制一览表以管控。5.2.2 记录应能显示发生之日期、单位、记录者，如需审核时应有核准之签署。5.2.3 所有记录应清晰易于阅读，若所书写记录须修改时应在涂改处签署姓名及日期。5.2.4 记录编号由各单位依流水号或依单据编号原则编定，日报形式之记录无须编号，依日期为准。5.2.5 当记录内容有异常或未达目标时，要求责任人要有相应的改善对策。5.3 记录检索：5.3.1 文管持有全公司使用表单索引，以便登录之记录档案以利管制与检索。5.3.2 为便于产品品质、环境、管理记录追溯，各单位将相关记录分类建档管理。5.3.3 每一档案的内容可跟据档案资料大小，以及未来扩充性归纳成个别文件档或次分类文件当以利管理与检索。5.4 记录归档：5.4.1 各单位的档案人员应依据记录的所属性质按编号、时间、部门、名称或产品来分类，依次序入档，如无原档则建新档。5.4.2 归档方式：1）记录编号采用流水号码者：其归档方式采流水号码由小而大连续编成，并自上而下或自下而上整理叠放。2）记录编号采用单据编号原则者：依单据编号连续编成顺序排列。3）无流水号或单据编号者：采用记录日期依序归档。5.4.3 归档时机：1）以日整理方式：如日报表2）以月整理方式：如月报表3）以季整理方式：如日报、周报、月报4）以半年整理方式：如月报.。5）以年整理方式：如月报、季报、年报5.4.4 归档标示：于整理归档完成时，档案夹或外箱应加以标示所记录之内容及日期以利易于取阅之原则。5.4.5 归档索引：索引方式可如上述归档标示方式或于记录之封页加目录索引便于查阅。5.5 记录之保管与处理：5.5.1 记录档案之存放应置于适当环境场所，以避免损坏或变质，如果传真用纸（热感应纸），必须用影印后才可存档避免长期时间变质。1）第一类为现用档：系指记录仍在使用状态，大部份以活动案卷的方式留置的应留置于使用或收集者工作场所。2）第二类为备用档：系指记录已过现用期或产品/合约之生产已告结束为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式置放于橱柜或库房内。5.5.2 储存之记录应定期（如每年年终）予以检视，若发现变质或损坏时应立即处理以保存其完整性，若完整性不足时，应知会相关单位尽可能补建资料，若无法补建完整，应报请相关管理代表裁决。5.5.3 客户要求之重要记录应予备份。5.5.4 保存期限之标准1）仪器校准记录永久性保存，调入设备/仪器相关保养记录则保存二年。2）与产品有关之生产过程记录（如生产、检验记录等）保存期为三年，客户有特殊要求的按照客户要求。3）供应商之相关记录须保存到取消此供应商一年后方可销毁。4）其它未提及之记录依实际需要决定其保存期限。5）当客户或政府部门另有要求时，按客户、政府部门要求执行；6）记录的保存应满足汽车产品客户的特殊要求，在客户合同指明时,记录应提供给客户查看；若客户未有特殊要求，汽车产品所有重要记录（如检验记录，试验记录等）的保存期限为十年。5.5.5 各单位参照上述之标准定义出记录的保存期限，登录于记录管制一览表并定期检查所储存归档之记录。记录（或档案）备用期限终了后，应予以续存或销毁。如客户有特殊要求时，则按客户之要求作业。5.5.6 记录的核准权限标准：质量管理系统管理审查/内部稽核的相关执行记录与客户反馈之矫正与预防措施的改善记录由管理者代表核准，组织活动、产品及服务的相关过程执行记录由各部门单位主管级以上干部核准。5.5.7 若各单位之记录的保存期限及核准权限与上述之标准有差异时可按实际情况定义。5.6 电脑记录：所有之电子记录同纸张记录一样，需有识别、索引、建档、收集、储存方式。5.7 记录调阅：5.7.1 其他人员如需查阅记录时，应向档案管理人员调出档案或对应记录。5.7.2 如客户稽核或因其它原因需要查阅记录时，档案管理人员应能随时调出相关资料提供予客户参考。5.7.3 对于机密性的记录应属限阅人员或经核准者方可调阅/借阅，档案管理人员并应将调阅予以登记。5.7.4 借出之文件应维持其整洁和完整性，并不得在其内划记号，非经允许不许拆卸、复印，使用完后尽速归档。5.7.5 档案管理人员应仔细检视归还文件之完整性后入档结案。5.7.6 生产零件批准记录、工装记录，产品先期质量策划（或同等）记录、采购订单或者合同及其修改应保持的时间为产品再现行生产和服务中要求的有效期再加上一个日历年，除非顾客或监管机构另行规定。目前汽车产品记录保持期限为10年。5.8 记录监督：品保单位应对各单位记录作业的有效性予以监督，不符合本程序或相关标准要求者应责成改进。6相关文件：6.1【文件管制程序】7表单：7.1记录管制一览表