TS16949文件管制程序2025.docx
版本修订记录修订者修订日期AO首版发行11年3月1日BO士曾力口ISO/TS16949:2009要求12年6月10日B1组织架构变更，修改部门名称15年5月5日B2公司名称变更15年11月20日CO依照IATFI6949:2016要求修改2018/03/05分发单位人事部生产部品质部研发部采购部业务部财务部PMO分发份数11111111制定单位核准审核制定1.目的:本程序旨在建立公司文件管制作业系统，透过本程序运作，提供文件资料核发与变更作业标准，使得各项业务运作和规定文件化、标准化及系统化，促使公司文件管制推展更为完善。2 .范围：本程序管制所有品质、环境、文件核发、变更、储存和管理等活动，适用于本公司品质环境管理系统各类文件与资料。3 .权责：3.1文件类别擦案审核核准质量手册行政部主管管理者代表总经理程序文件各部门主管管理者代表总经理工作指导文件各单位承办人部门主管管理者代表3.1. 第一阶文件（质量手册）：系指规划公司管理系统，作为公司品质环境政策与运作之最高指导纲要。它涵盖IS09001:2008&ISO/TS16949：2009版各项要求之纲要性文件。3.2. 第二阶文件（程序文件）：系指提供各项业务运作或推展所须遵守之基本原则与运作的纲领的文件,例如：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系统要项包含之各项作业程序。3.3. 第三阶文件（作业规范办法）：系指补充及相关之作业细则、标准、规范、环境管理规定之工作指导性文件。3.4. 第四阶文件（表单、工程文件等）：记录品质环境系统有关活动之表格及SOP/SIP等内部文件。5.作业内容：5.1. 文件制定作业：5.1.1 视作业需要，由相关部门主管所指派之专人于完成初稿文件之撰写制作后，欲建立该文件时,制作承办人经部门主管审核并指定会签部门后，呈相关部门主管会（签）审并决定需求份数后提文管中心申请建立。依3点之权责进行文件擦案、审核、核准。5.1.2 二、三阶（程序规范）等文件制定内容视需要可包含：1） .目的2） .范围3） .权责4） .定义5） .作业内容6） .相关文件7） .表单5.1.3 手册、程序、规范文件制作格式以此份文件为模板，要求统一采用12号字体，字型用“宋体”标准字体，并请参考以下范例之格式，原则上段落及条理应分明且整齐美观，大段落里分小点时，应注意格式：1 1.1 1.1.1 5.1.4 一、二、三阶文件及四阶表单须以版本管制，版本代号从AO开始，文件生效日期以文件发行日期为准。5.1.5 文件编码原则：1） .ISO文件编码原则：注：公司名称（Ye）a）、质量手册，编号为YC-QM-XX,QM代表质量手册，XX代表流水号；b）、程序文件，编号为YC-QPXX（QP代表程序文件，XX代表流水号）。c）、操作指引（三级文件）则以YC-部门代码-W（XXX）流水号编制；例如YC-AD-WOOl表示行政部三级文件，流水号为001。d）、表单编号为：YC一部门代码一RXXX（流水号）。以下为部门代码：e）、外来文件,编号:YC-WL-XXX（WL代表外来文件，XXX代表流水号）品质部QC采购部PM财务部AF生产部PD行政部AD总经办ZM业务部MK研发部RD5.2 文件分发作业：5.2.1 文件制作完成，需填写文件申请表（工程文件除外），且经权责人员核准后，一律交由文管统一分发。5.2.2 文管依据该文件擦案人决定之分发单位，复印相应份数（复印时要求依原稿大小复印，不得随意放大或缩小），并盖受控章，分发前应登录于文件收发明细上，同时文件送相关单位，要求受文单位在文件收发明细上作好签收记录。受控章盖于文件的右下角，需清晰可辩别。5.3 .文件新增、修订、废止、回收作业：5.3.1 文件有不适而需新增、修订、废止或遗失/更换需补发（含文件破损、缺页、字迹模糊、份数不足）时，由需求单位填写文件申请表。写明欲新增、修订或废止、补发原因及内容，经部门主管核准后交于文管发行。5.3.2 件修订时其版本须进阶，并在该文件之首页上注明修订情形，记录于文件修订记录总表。5.3.3 文件修订后依5.2进行会签审核。文管将核准后之新版文件分发于相关单位，同时回收相应数量之旧版文件，记录于文件收发明细，并在文件收发明细注明回收情形。5.3.4 为防止旧版文件被误用，要求各部门当场找出旧版文件换取新版文件，产线现场使用之SC）P除外。若受文单位无法当场找出旧版文件，限期三日内找出旧版文件，否则视遗失处理。遗失之文件依5.437作业。产线SOP之回收最迟不得超过次日，回收之旧版文件必须在文件上加盖报废章，报废文件可做回收纸使用。535文件废止时，制作单位依531填写文件申请表，文管依534回收废止副本文件，原稿保留作参考。5.3.6 旧版文件需由文管中心统一回收作废，但需保留一份原稿有效文件的前一版之旧版文件于文管，且需于文件上加盖参考章。5.3.7 各单位若有需要参考旧版文件，可到文管借阅原稿旧版文件。借阅时须登记，且只能借阅旧版原稿，新版原稿文件不得借阅。5.4 .文件档案管理作业：5.4.1 文管负责公司之手册、程序、作业指导书和产品技术性文件之发行与管理及文件最新版本管制。1） .文管应建立文件资料总览表，包括文件编号、文件名称、最新版本。文管应将最新之文件总览资料表发放各单位，以供核对。2） .因业务需要，需将受控文件供给客户、外部相关机构时，视为参考文件，于文件上加盖参考章，文件变更时，视需要通知对方，旧版文件不作回收。5.4.2 文件之保管1） .经文管发行于各单位之正式文件，须由各单位设专人集中管理。各文件应按类别整理、保存。2） .需在生产现场使用之文件，（如SOP、SIP等）必须在生产部保存，以便于作业时随时取用。文件不得有缺字、少页或损坏的地方，且字迹清楚明了，易于阅读。如有上述现象可到文管申请补发。3） .外部稽核之相关资料由品管按类别整理、保存。4） .经文管发行之各类文件，视为受控文件，不得随意复印。5） .除SOP、SIP之外，文件内容不可修改，若有错误，须重新打印。6） .SOP、SIP等有错误时，原则上要重新打印发行，但如属紧急需要，可由文件制定人或其主管修改，修正时可以在错误处划上一或二条横线，写上正确的文字，再写上修改人的姓名及日期。且同一文件的修改不得超过三处。7） .文件遗失作业：文管发行予各单位之受控文件，各单位有保管之责任，如有遗失现象造成需补发文件或旧版无法回收，责任单位应填写文件资料遗失报告，经部门主管审核、核准后方可补发或不再追究旧版文件。8） .文管每月统计一次各部门之遗失文件清单，经管理代表签核后发到各部门，同一部门一月内遗失文件超过三次（含），将处罚责任者。5.5 外来文件之管理5.5.1 外来文件须以外来文件资料一览表管制，文管中心是外来文件的集中管理部门，文管视需要定期查核其最新版本及变更状况（至少每年检查一次），登录于外来文件资料一览表，5.5.2 外来文件的版本依原文件的版本为准，如原外来文件无版本则以收文日期为版本。5.5.3 .外来文件如国际、国家标准、安规资料、ISO条款及法律法规等文件不需发行，由文管加盖外来文件章保存。其它部门需使用时可到文管借阅，借阅时需作登记，且期限不得超过一周。5.5.5 上述未提及这相关外来文件，根据实际需要决定其存放及分发范围。5.6 换版：1）、当更改换页次数9次以上，或更改内容范围很大或比较重要时，文件作换版处理；2）、换版文件由文件发放人员按原文件发放清单进行分发；3）、换版文件由编制人在该份文件的“修订内容摘要”栏内简要进行说明；换页文件还需在该页“本页版次”栏内标注换页版次。4）、版次标注：1.1） 在质量管理体系文件的刊头“版本版次”栏内，用英文大写字母及9数字表示；4. 2）、标注形式：A/X4.1） '换页次数'一文件版次例：A/1表示A版文件的第一次更改换页；、换版后，文件各页的更改状态恢复到初始状态，如由A版（可能有的页为Al、有的为A2）换成B版，则各页皆为版次B/0。4.6） 工程变更文件的制作依照【工程变更管制程序】执行。各零S件之承三忍善、燮更通知善及技彳行性文件的保存期限至少5年。4.7） 工程规范5. 7.1凡是与汽车产品有关的工程规范，由品保工程部组织相关部门进行顾客要求的评审，应在接到顾客要求的标准或规范的3个工作日的时间内做出评审。评审后由生产部安排生产，并对生产进度进行控制。5. 7.2当工程规范需要进行更改时，由品保工程部填写工程变更单，发放给生产部签收并按其要求执行。必须保存每项更改在生产中的实施记录，包括相应文件的更改。如：FMEA,控制计划等。6 .相关文件：6.1 【工程变更管制程序】62【记录管制程序】7 .表单：7.1 文件申请表7.2 文件资料总览表7.3 文件收发明细7.4 文件修订记录总表7.5 文件资料遗失报告书7.6 遗失文件清单7.7 外来文件资料一览表7.8 ISO文件与资料封面
