函的写作方法与技巧.docx

函的写作方法与技巧函一般用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，是日常工作中经常使用的一种文体。函属于平行文，是一种适用性非常广的公文。不仅可以用于平行机关之间行文，还可以用于不相隶属的机关之间行文，但不能用于上下级机关之间行文。函具有三方面特点。一是函起着沟通左右的作用，可以就某个事项与平行机关，或不相隶属的机关进行沟通协调；二是函具有单一性，一份函只写一件事项；三是函的行文非常灵活，不仅行文关系灵活，而且行文格式也灵活，除了一些重要的公函需要一些行文格式限制之外，一般函的格式都比较灵活。一、函的分类根据分类标准的不同，函可以分为不同的类别。函按性质可以分为公函和便函两种。公函主要用于机关单位正式的公务活动，便函主要用于处理日常性事务。便函不属于正式公文，没有格式方面的要求，可以不要标题和发文字号，只需在尾部署上单位名称、成文时间，加盖公章即可。函按照内容和用途可以分为商洽函、答复函、询问函、告知函、请求批准函等。商洽函多用于联系工作、处理一些业务性、事务性工作、商调人员等。答复函主要用于答复不相隶属的机关询问有关方针政策等问题。询问函主要用于征求意见、催办事项、询问某个事项等。告知函主要用于函请对方参加会议和活动，与通知的作用和内容相类似，但双方没有上下级关系或者业务指导关系。请求批准函主要用于向有关机关和部门提出申请，请求批准。函按照发文目的可以分为发函和复函两种。发函是为了提出某个事项而发出的函，复函是为了回复对方的发函而使用的函。二、公函的写作要点函的写作具有灵活性，但也有一定的规律可循，特别是对于一些规范性公函，更是如此。规范性公函由标题、主送机关和正文三部分组成。1 .标题。公函的标题有两种形式。一种由发文机关名称、事由和文种构成，如“XXX部关于XXX的函”；一种由事由和文种构成，忽略发文机关，如“关于XXX的函”。2 .主送机关。主送机关指受文并办理来函事项的机关单位，在文首顶格写明单位全称或者单位的规范性简称，其后使用冒号。3 .正文。正文由开头、主体、结语、结尾等部分组成。开头，主要说明发函的缘由，包括发函的目的、依据、原因等内容，使用过渡语“现将有关事项函复如下：”“现将有关问题说明如下转入下文。主体是函的核心，主要说明致函事项。函通常为一函一事，事项相对单一，可以直陈其事。复函要注意行文的针对性，答复的明确性，回复事项要非常明确，表述严谨，行文规范。结尾一般会使用一些结束语，如“特此函询”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。便函可以使用“此致”“敬礼”作为结束语。结尾落款一般包括署名和成文时间，署名为机关单位名称，成文时间具体到年、月、日，最后要加盖公章。三、写作技巧函的写作，不管是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关部门请求批准事项，都要使用简洁得体的语言把自己的需要告诉对方,把问题和意见叙述清楚。要注意行文简洁明确，用语把握分寸。在提出致函缘由时，如果需要援引一些依据性的文件，就需要先引出来文或来函的标题、发文字号，再说明发文的缘由。在使用复函时，不管是向平行机关复函，还是向不相隶属的机关复函，都要注意语气平和、礼貌有加，不以势压人，不强人所难，不逢迎恭维，不曲意客套。函的结尾通常要使用一些礼貌性语言，向对方提出希望，希望对方协助解决问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见，或请主管部门批准有关事项等。这些礼貌性语言是必不可少，不仅可以表明自己的态度，也可以委婉地提出自己的需求和希望。