关于进一步规范合同审签管理工作的通知.docx

关于进一步规范合同审签管理工作的通知各部门、各单位：合同管理是保障公司合法权益、防范经营风险的重要环节。为进一步加强公司合同审签管理，提高合同质量，确保合同的合法性、规范性和有效性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，现就进一步规范合同审签管理工作有关事项通知如下：一、明确合同审签范围公司对外签订的所有涉及经济往来、权利义务关系的合同、协议、意向书等具有契约性质的法律文件，均纳入合同审签范围。包括但不限于采购合同、销售合同、工程建设合同、服务合同、租赁合同、借款合同等。二、规范合同审签流程1 .合同起草：合同由业务主办部门负责起草。起草时应依据相关法律法规、公司制度及业务实际需求，确保合同条款完整、准确、清晰，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等关键内容。使用公司统一的合同模板，特殊情况需对模板进行修改的，应经法律合规部门同意。2 .部门初审：业务主办部门对合同进行初审，重点审查合同内容的真实性、可行性、完整性，以及与本部门业务的关联性和合规性。核实合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等，并收集相关证明材料。初审通过后，填写合同审签表，附上合同草案及相关资料，提交至下一环节。3 .法律合规审查：法律合规部门对合同进行法律审查，主要审查合同的合法性、有效性，条款是否符合法律法规和政策要求，是否存在法律风险及漏洞。对合同中涉及的法律问题提供专业意见和建议，必要时对合同条款进行修改完善。法律合规审查应在规定时间内完成，一般合同为X个工作日，复杂合同为X个工作日。4 .财务审查：财务部门对合同进行财务审查，重点审查合同价款、支付方式、发票开具、税务处理等财务条款是否合理、合规，是否符合公司财务制度和预算安排。评估合同对公司财务状况和经营成果的影响，提出财务意见和建议。财务审查应在X个工作日内完成。5 .相关部门会签：根据合同性质和业务需要，涉及其他部门职责的，应组织相关部门进行会签。会签部门从各自专业角度对合同进行审查，提出意见和建议。例如，技术部门审查合同中的技术标准、技术要求等；质量部门审查合同中的质量标准、质量验收等。会签部门应在收到合同后X个工作日内完成会签。6 .领导审批：合同经上述部门审查通过后，由业务主办部门将合同审签表及合同草案提交至公司领导审批。领导根据公司战略、业务发展、风险控制等因素，对合同进行最终审批。审批通过后，合同方可签订。三、严格合同审签责任1 .业务主办部门责任：作为合同的发起者和执行者，对合同的真实性、可行性、完整性负责。确保合同内容符合业务实际需求和公司利益，严格审查合同对方的主体资格和履约能力，做好合同谈判、起草、送审及履行过程中的跟踪管理等工作。如因业务主办部门原因导致合同出现问题，给公司造成损失的，将追究相关人员责任。2 .法律合规部门责任：对合同的合法性、有效性进行专业审查，准确识别和评估合同中的法律风险，提出合理的法律意见和建议。指导业务部门完善合同条款，防范法律风险。如因法律合规部门审查不到位，导致合同存在重大法律缺陷，给公司造成损失的，将追究相关人员责任。3 .财务部门责任：对合同的财务条款进行严格审查，确保合同价款合理、支付方式合规、财务风险可控。为合同签订和履行提供财务支持和建议，监督合同款项的支付和结算。如因财务部门审查失误，导致公司财务损失的，将追究相关人员责任。4 .相关部门责任：会签部门应认真履行审查职责，从本部门专业角度对合同提出客观、准确的意见和建议。如因会签部门未认真审查，导致合同在执行过程中出现问题，影响公司利益的，将追究相关人员责任。5 .公司领导责任：公司领导对合同进行最终审批，应综合考虑公司整体利益、业务发展战略和风险承受能力等因素。确保合同符合公司发展方向，审批决策科学、合理。如因领导审批失误，给公司造成重大损失的，将依法依规追究责任。四、加强合同档案管理1 .合同签订后，业务主办部门应及时将合同原件及相关审签资料整理归档：建立合同档案台账，记录合同的基本信息、签订时间、履行情况等。合同档案应按照档案管理相关规定进行分类、编号、保管，确保档案的完整性、安全性和可查阅性。2 .合同档案的保管期限：按照国家法律法规和公司档案管理制度执行,一般为合同履行完毕后X年。重要合同、涉及公司核心利益的合同，保管期限可适当延长。3 .严格合同档案借阅制度：因工作需要借阅合同档案的，应办理借阅手续，注明借阅人、借阅时间、借阅用途、归还时间等信息。借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得擅自复制、涂改、损坏，按时归还。五、强化监督检查与责任追究1 .定期或不定期对合同审签管理工作进行监督检查：由公司审计部门或综合管理部门负责，检查内容包括合同审签流程的执行情况、各部门职责履行情况、合同档案管理情况等。对检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。2 .建立合同审签责任追究制度：对在合同审签过程中违反本通知规定,未履行或未正确履行职责，导致合同出现问题，给公司造成经济损失或不良影响的部门和个人，将根据公司相关规定进行严肃问责。情节严重的，依法追究法律责任。六、其他事项L本通知自发布之日起施行：公司原有合同审签管理规定与本通知不一致的，以本通知为准。3 .本通知由公司法律合规部门负责解释：在执行过程中，如遇有问题或疑问，请及时与法律合规部门联系。请各部门、各单位高度重视合同审签管理工作，严格按照本通知要求执行，切实提高合同管理水平，有效防范经营风险，为公司的健康稳定发展提供有力保障。公司名称（盖章）：20XX年XX月XX日