职业健康检查档案管理制度参考模板.docx

职业健康检查档案管理制度参考模板一、目的与范围为确保职业健康检查工作的规范性和有效性,全面保障劳动者的健康权益，根据中华人民共和国职业病防治法、职业健康检查管理办法等相关法律法规及行业标准，本机构特制定职业健康检查档案管理制度。二、管理原则与责任分工(一)高度重视原则本机构全体成员应深刻认识到档案管理工作的重要性,将其视为职业健康检查工作不可或缺的一部分,确保档案管理工作的顺利开展。(二)责任明确原则()体检中心1、负责职业健康检查的全过程实施，包括检查项目的确定、检查过程的组织、检杳结果的出具等。2、确保检查资料的完整性和准确性，包括检查表、检测报告、影像资料等。3、在检查报告授权签字人签发后30个工作日内，将相关资料收集齐全，整理成册，并移交档案室进行归档。（二）档案室Is负责接收体检中心移交的职业健康检查档案,进行逐一审核，确保档案的完整性和合规性。2、对档案进行分类、整理、编号，形成系统的档案体系。3、负责档案的保存、利用及销毁工作，确保档案的安全性和保密性。（三）本机构负责人1、负责制定档案管理制度，明确档案管理责任和工作流程。2、定期对档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理制度的有效执行。3、对档案管理工作中出现的重大问题进行决策和处理。三、档案归档(一)归档时间体检中心应在检查报告签发后30日内，完成相关资料的整理和移交工作，确保档案归档的及时性。(二)归档要求1、档案应按用人单位进行分装，确保每个用人单位的档案独立成册，便于查阅和管理。2、对于放射工作人员的职业健康监护档案，应实行终身保存，确保其职业健康信息的完整性和连续性。3、建有电子档案的，应严格按照电子档案管理规定进行留存、备份和安全管理，确保电子档案的真实性和完整性。四、档案内容1、职业健康检查委托协议书：明确用人单位与本机构的检查委托关系，包括检查项目、检查时间、检查费用等。2、用人单位提供的相关资料：包括用人单位的基本情况、工作场所职业病危害因素种类、接触人员名册、岗位信息、接触时间等。3、出具的职业健康检查结果总结报告和告知材料：包括检查结论、处理建议、疑似职业病或职业禁忌症的告知文件等。4、其他与职业健康检查相关的材料：如检查过程中的记录表、报表、影像资料等。五、档案保存（一）保存时间职业健康检查档案应自劳动者最后一次职业健康检查结束之日起保存不少于15年。对于放射工作人员的职业健康监护档案，应实行终身保存。（二）保存条件档案应存放在安全、干燥、通风良好的专用档案室或档案柜中,避免档案受潮、霉变、虫蛀或丢失。档案室应配备必要的防火、防盗、防鼠等设施,确保档案的安全。定期对档案室进行清洁和整理，保持档案室的整洁和有序。（三）电子档案管理电子档案应存储在安全可靠的存储介质中，确保数据的安全性和稳定性。对电子档案进行加密处理，防止数据被非法访问或篡改。定期对电子档案进行备份,确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。建立电子档案访问控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问电子档案。六、档案利用(一)利用原则档案利用应遵守相关法律法规，尊重劳动者隐私，确保档案信息的保密性。在利用档案时，应严格遵守档案利用规定，不得泄露档案中的敏感信息。(二)利用程序需利用档案的，应填写档案利用申请表，明确利用目的、利用范围和利用时间等。档案利用申请表应经档案室负责人审核,并报本机构负责人审批后方可查阅。在档案利用过程中，应严格遵守档案室的管理规定，不得损坏、涂改或带走档案。七、档案销毁(一)销毁条件对于超过保存期限且无保存价值的档案,应经本机构负责人批准后进行销毁。销毁前，应对档案进行逐一核查，确保无遗漏或误销。(二)销毁程序档案销毁应由档案室负责实施，销毁过程应有专人监督，确保销毁工作的规范性和安全性。销毁后，应在档案销毁登记表上详细记录销毁情况，包括销毁时间、销毁方式、销毁数量等,并由监督人员和销毁人员共同签字确认。八、责任与监督(一)责任追究对于违反本制度的行为，本机构将依法依规追究相关责任人的责任。对于造成档案丢失、损坏或泄露等严重后果的，将严肃处理并追究其法律责任。（二）监督检查本机构负责人应定期对档案管理工作进行监督检查,包括档案的收集、整理、归档、保存、利用及销毁等各个环节。通过监督检查,及时发现并纠正档案管理工作中存在的问题和不足,确保档案管理制度的有效执行。九、附则本制度自发布之日起实施,如有与国家法律法规或行业标准相抵触之处，以国家法律法规或行业标准为准。本制度的解释权归本机构所有。