流程管理常见问题清单及改进建议.docx

流程管理常见问题清单及改进建议一、现象企业的经营战略目标通常会衍生出许多具体的管理目标，如研发、质量、文化、安全、环境、市场销售、生产、财务、人力资源、供应商管理等等。管理其实就是对目标不确定性的风险的管控，为了实现对风险的全面管控，通常企业都会建立相应的体系。企业为了满足不同的体系要求，被迫需要进行重复劳动，重复的程序文件，重复的控制手段，重复的内部审核和管理考核，引发体系运行效率不高、企业常常出现政令不统一、信息不共享、管理部门争资源的情况。当企业内部协调或者针对具体事项时，往往需要召开会议、出具会议纪要，效率低下且风险暗藏。企业通常表现出以下几个方面的特征：1.流程方面1）管理流程过多。公司管理流程全级次共有几百、上千甚至更多。2）流程不聚焦。管理流程需要加载到业务流程上或对业务流程进行支撑，但由于管理和运营问题的复杂性和多面性，导致风险管理控制措施在各个业务流程出现重复管控，会造成：风险管理无法聚焦，局部风险管理资源重复配置，风险管理效率无法最大化，浪费管控成本。3）流程颗粒度不一致。有的流程可以划分到四级流程甚至五级流程，流程层级界定不合理。4）管理职能重叠。如采购管理职能与资金预算职能的重叠。5）流程由人控制，存在流程违规现象。实际业务和管理工作存在不按流程规定执行的情况。究其原因有：a.企业盲目追求管理精细化，流程分级过细。b.缺少流程管理的牵头部门，公司内部缺乏统筹考虑。c未建立全公司战略地图和业务流程地图，各业务流程逻辑、层级关系不清晰。d.组织机构调整，业务流程修改不及时。e.人为因素。2.信息化管理方面D公司信息化系统中业务流程占比低,许多部门业务流程是在线下运行，人为开展内部控制的。很大程度上制约了及时清晰地掌握企业管理状况与风险动态。内部控制手段人为控制，存在控制和监管成本高、运行效率低下和绕开内控措施人为舞弊的风险。2）存在信息孤岛。有的公司有办公OA系统，ERP系统，MES物料系统、全面预算信息系统、费用报销控制信息系统，档案管理信息系统等20余套信息系统，几乎彼此之间互不相通。3）企业风险监控缺少数据化指标支撑。信息化水平较低，会造成风险管理数据收集不全、无法共享、信息及时性差等后果，更难整理出数据化指标。3.风险管理预警机制方面企业风险管理更多的是事中控制和事后补救，重大风险日常预警几乎缺失，预警模型指标仅为财务指标，风险预警无及时性可言。1）公司风险管理过多的依赖财务数据，往往财务数据是对过往业务数据的统计报告，依赖于财务数据的风险预警管理尚处于研究探索阶段，各项预警指标无法详实地反映出企业的生产经营状态，现有的预警指标与风险的相关性不强。2）公司风险信息数据积累不足。相关风险预警数据量化工作和和阈值未有效积累，目前掌握的数据不具有一定规律性，对风险预警的指导性较弱。二、改进流程管理的建议1 .决策层应从战略出发，提升对风险管理认知，保证风险管理的整合性和包容性，对各种体系的进行一体化管理，杜绝多种体系多层皮的现象，简单的描述为：企业只有一个体系承揽多个管理目标。2 .以风险管理为抓手，组织梳理现有流程，关注流程是否体现战略意图或者与企业整体目标相协调一致，是否能够给企业带来好的机制，风险容量是否适当，是否具有操作性，是否高效，进而查缺补漏，设立内控手段形成纠错防错机制。强化对全价值链流程的重大风险类别和风险事件的研究力度，特别是对战略风险的识别和评估，确保对重大经营风险认识清晰、定位准确、防范和化解措施更加有效。3 .绘制企业战略地图和流程地图，最大程度的减少二级、三级流程交叉、重复和空白。4 .设立一体化流程管理部门，不定期对业务和管理流程进行测试,加强企业业务流程风险意识和底线思维,保持对业务流程潜在风险的警惕性和敏锐性，整合、废除不必要的流程。5 .开展企业风险管理信息化建设。针对业务流程未上线、存在信息孤岛、风险监控缺少数据化等问题，开展以下工作：1）业务流程线上化。运用先进的科技成果尽可能推行业务流程线上化。2）加强信息平台建设，努力消除信息孤岛，实现各个信息系统互通互联，数据相关。3）将风险管理和内部控制度“固化”于企业信息系统，使员工必须遵循和执行事先设定好的业务流程和操作标准，实现对业务风险的自动控制。4）有序组织业务流程的信息系统开发、运行与维护，健全信息系统管理机制，搜集本企业风险和风险管理相关的企业内、企业外原始数据。5）开展数字化审计和风险预警。对各种数据进行必要的筛选、提炼、对比、分类、组合，以便进行风险识别和评估，并根据形势变化做出相应反应。建立预警模型，设定预警指标及红黄绿预警阈值，评估重大业务事项风险等级和承受度并预警，提升对企业重大决策支持服务力度。重大风险红色预警后，修正风险管理规划或风险应对措施，优化风险评估方法和风险事件库。