房地产开发公司档案管理制度.docx

房地产开发公司档案管理制度第一章总则为加强房地产开发公司内部档案管理，确保档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家法律法规、行业标准及公司相关规定，特制定本档案管理制度。档案是公司在经营活动中产生的重要资料,包含项目资料、合同文件、财务记录、市场调研等信息，是公司决策、管理及后续发展的重要依据。第二章适用范围本制度适用于房地产开发公司各项目部、财务部、市场部及其他相关部门的档案管理工作。所有涉及档案的人员均需遵守本制度的规定。第三章管理规范第3.1档案收集1 .档案类型：包括但不限于项目立项文件、合同、设计图纸、工程进度记录、会议纪要、财务报表、市场调研报告等。2 .收集责任：各部门应指定专人负责档案的收集与整理，确保档案材料的及时、完整收集。3 .归档标准：收集的档案材料应按规定格式整理，确保内容清晰、信息完整，及时归入相应档案类别。4 3.2档案分类与编号1 .分类标准：根据档案类型和重要性进行分类，如项目档案、财务档案、市场档案等。2 .编号管理：所有档案应逐一编号，编号规则应明确，方便后续查找和管理。3 3.3档案保管1 .保管责任：档案由专人负责保管，确保档案的安全和完整。2 .存放要求：档案应存放于专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，确保档案不受损坏。3 .定期检查：每年应对档案进行一次全面检查，核实档案的完整性与安全性。第四章操作流程4 4.1档案的收集与归档流程1 .收集阶段：-各部门在项目进行过程中及时收集相关档案资料。-收集的档案资料需经部门负责人审核，确保其真实性和完整性。2 .归档阶段：收集的档案资料在项目结束后，由专人整理并归档。档案需按照分类标准进行分类，编号后存入档案室。第4.2档案查阅与借用流程1.查阅申请:需查阅档案的人员需填写查阅申请表，说明查阅目的，并提交至档案管理人员。档案管理人员审核后，方可安排查阅时间及地点。2.借用流程：-借用档案需经部门负责人及档案管理员批准，并填写借用登记表。借用期间，档案不得涂改、拆换，归还时需检查完整性。第4.3档案的转递流程1 .转递申请：因工作需要需转递档案的，需提前填写转递申请单，说明转递原因。2 .转递方式：档案转递须通过公司指定的机要渠道进行，不得私自携带。3 .确认收件：接收方须在转递清单上签字确认，确保档案的安全交接。第五章监督机制第5.1监督职责1 .档案主管：设立档案管理主管，负责对档案管理工作的监督及指导，确保制度的有效执行。2 .内部审计：公司应定期进行档案管理内部审计，对档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。3 5.2记录与报告1 .记录要求：档案的收集、借用、查阅及转递等各个环节均需有详细记录，确保可追溯性。2 .报告机制：各部门应定期向档案管理主管汇报档案管理工作情况，并提出改进建议。第六章附则1 .解释权：本制度的解释权归档案管理部门所有。2 .生效日期：本制度自颁布之日起生效。第七章总结档案管理制度的制定与实施，不仅能有效保障房地产开发公司档案的安全与完整，更能为公司的决策与发展提供可靠的资料支持。通过科学、规范的档案管理，提升公司的运营效率，助力公司在激烈的市场竞争中立于不败之地。希望各部门积极配合，共同推动档案管理工作的顺利开展。