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    XX医院行政办公系统功能需求.docx

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    XX医院行政办公系统功能需求.docx

    XX医院行政办公系统功能需求序号系统功能模块技术参数及要求1机构管理机构管理1、能建立与医院实际一致的组织机构(包括分院、一级科室、二级科室、科研院所等);每级机构都能记录本机构的基本信息、考核记录、奖励记录、编制人员记录等信息;2、要能够对各组织机构完成新增、合并、划转、撤销等工作,满足机构改革的需要;3、机构调整中,人员信息关联调整,如机构划转,原部门的人员自动划转到新机构;4、能够建立专业委员会等“虚拟机构”,并且全院人员统计时,虚拟机构人员不重复统计;虚拟机构人员统计时,可以单独统计;5、能够生成组织机构图,点击结构图可以穿透查询到相关部门的岗位及职工信息,如岗位设置、部门职责、职工人数等;6、能够生成部门编制表,方便监控部门编制余缺情况,并能保留历史编制信息,为编制及人员调整提供参考。2岗位管理1、能建立适合医院运行的岗位体系,包括岗位分类(如医、护、药、技、管理、工勤等)、岗位级别(如:院长、科主任、主任医师、主治医师、住院医师等),维护简易便捷;2、能够对各岗位工作职责、任职资格、隶属关系等信息进行维护,形成规范的岗位任职体系,制作各岗位的岗位说明书,点击岗位体系各单元能够展示各岗位说明书,支持职位说明书的导入导出功能;3、能够直观展示隶属关系图,并能够进行调整和修改;4、能够处理干部兼职的特殊情况;5、要能够进行岗位的新建、更名、撤销、合并、划转等业务的处理;岗位划转中人员关联调整。3机构与岗位的信息应用1、能够对全院机构信息进行及时、动态的查询、分析,直观展现各岗位的编制、状态等信息;2、能够将机构信息输出成相应的报表,如事业单位法定代表人登记申请表、各科室获奖情况统计表、科室考核信息汇总表等;3、能够对各岗位的人员信息进行查询、统计,并能够输出相应的各种报表,如岗位说明书、岗位编制配比表等。4员工管理信息体系1、职工管理是医院人事管理的基础,它与职工的合同管理、人事异动、工资福利管理等均存在关联,能够在人事业务中自动提取的职工相关信息,如在工资计算过程可以获取人员的职位、学历、工龄等信息;2、可以进行职工分类管理(如:在编人员、合同人员、离退休人员、返聘人员、劳务派遣人员、进修培训人员,待岗人员、内退人员、待聘人员、调出人员、应聘人员等;3、可以记录职工从入职到离职的全程信息,如基本信息、学习培训经历、历次职务职称变动、岗位轮转信息、奖惩情况、考核情况等等,实现对人员信息进行全面、准确的管理;4、能够根据医院需要对职工信息项目进行灵活的增加、修改等;5、信息内容支持自定义,可定义为代码、日期、文本、数字、多媒体等各种类型。还可以附加Word.Excel,多媒体等文件;6、可以在相记录中直接展开查看多媒体信息,如在学历信息点击查看学历证书照片,并能下载打印;7、多媒体管理:工作照、学历、职称、合同、聘书、出入境、证书等人事相关文件,必须负责医院第一次大规模数据录入工作。(个人填写,人事科审核通过后入库生效。)8、具有黑名单管理功能,如被解聘人员,再次应聘时能够发出提醒,规避用人风险。5信息维护1、按照不同人员属性建立不同的数据采集方案,选择不同的人员指标,设置不同的审核人员,方便员工信息维护;2、具有数据审核功能,例如:职工出生年月与身份证信息不匹配,可以提示预警;审核公式能够灵活设置、增加、修改、删除等;3、信息可分为“写、读、无”等权限类别,不同分工、不同部门的人员仅可维护“写”权限的信息,可看“读”权限的信息;4、职工能通过系统查询个人信息,并能对个人信息进行申请修改,主管人员审核后,修改信息方可入库;5、人事业务处理后,信息自动归档到相关人员信息项目下,无需重复录入,如人员岗位变动审批后,该职工岗位变动信息中自动生成一条新记录;还可与其他业务进行联动,如工资调整等;6、支持人员信息的批量修改、增加、删除等;7、能够根据医院需要建立关键人员标签,标签维度科研按需进行调整。6查询统计1、人员浏览时可以直接查看到该人员所属部门、岗位及照片等信息;2、能自由调整单位或者科室的人员排列顺序,如可按照职务、年龄、学历等条件排序。既支持单指标排序,也支持多指标排序。人员信息集(如获奖信息)中多条记录,能按记录中的不同指标排序(如获奖级别、获奖时间等);3、既支持单条件(如性别为男)的查询,也支持多条件的组合查询。可以在第一次查询的结果中,采用第二个查询条件,进行二次查询,逐步缩小筛选范围。查询条件和公式能灵活定义;4、对组织、人员信息能够输出、打印各种人事卡片,如登记表、花名册以及各种统计报表、各类证明等,并可导出Excel;5、能够自动生成上级单位要求的各种报表,具有自动校验功能,并能输出为excel数据表,便于上报工作;6、各种人事卡片表样能够根据上级单位的要求灵活定义,并能导入excel表样快速制作,各种统计条件、公式的定义简单方便,不需要厂商的二次开发;7、能够根据不同的口径、范围、查询条件等进行便捷的统计分析,如,全院(或某科室)人员的学历分布,年龄分布、职称分布情况等,并能够生成生动直观的统计结果和统计图形,能一目了然地洞悉人力资源的全貌,便于医院对人力资源的总量、趋势、结构比例等方面有直观的认识,佐证决策;8、能够根据标签技术进行百度式查询,通过查询展示相关人员全维度画像;9、具有历史时点功能,可按固定频率或手工保存相关时点的信息,以便于信息的回溯与分析。7业务预警1、可利用预警的方式对职工生日、转正、培训、退休、返聘等自动提醒,并且可以通过邮件、短信等方式提醒相关人员进行及时处理;2、预警的内容、条件、时间等能由业务人员自行定义;3、对预警出来的人员能直接进行相关的业务处理,如合同到期人员直接进行合同续签业务办理,对过生日人员自动发送祝福短信或者邮件贺卡等。8证照管理证照信息1、支持对学历、学位、毕业学校和毕业时间等信息进行管理;2、对身份证的有效期等信息进行管理;3、对职称等级、获取时间等信息进行管理;4、对获奖的名称、颁发单位、获奖信息等进行管理;5、对出入境证照借阅和归还进行管理,包括证照类型、借阅时间、归还时间等信息进行管理。9附件管理1、对学历、身份证、职称证书、获奖证书和护照等附件进行管理;2、对历次签订的合同附件进行管理。10预警提醒根据证照的到期日期,根据业务规则设置,可提醒到业务负责人或当事人。11查询和输出根据证照的信息可进行灵活查询,并输出相关的信息和附件。12人事异动职工入职(闭环管理)1、实现一个员工从职工入职,试用期满转正,院内调动,职工离职,退休业务全阶段管理。2、二维码扫码填写信息后,人事专员审核并打印新职工登记表或干部履历表存档,出具职工报到通知并为其开通系统账号;3、新职工信息经审批确认入库同时,系统能自动通知各相关部门给新职工办理工作照、胸牌、饭卡、工资卡等;4、新职工信息进入系统,通过系统能够自动推送到合同签署的相关流程审批,并能够自动生成合同模板,相关信息能够在合同模板中自动带出,也允许进行手工调整,并支持批量打印;5试用期结束前能够给出预警提示,提醒相关人员为其办理转正定级等相关手续。13试用期满转正1、试用期结束前,系统自动对本人、人事部门、用人部门等给出预警提醒;2、职工可在线提交转正申请表单,由所在科室主管部门签署审批意见;3、考核通过确认后,系统自动提醒人事秘书启动试用期转正定级工资办理;4、审批未通过,系统自动提醒人事部门为其办理解除聘用或劳动合同,或者延长见习期。14院内调动1、职工可在线填写医院院内调动情况表,或者用人科室人事秘书提报用人需求报相关领导审批;2、主管部门及院领导审批确认;3、系统自动提醒调入部门填写意见、确认调入后,系统通知人员到新部门报道;4、审批确认后,系统自动提醒人事处办理相关手续,信息自动入库,并进行人事档案备案。15职工离职1、申请调出职工在线填写申请调出人员审批表,报相关领导审批;2、所在科室、主管部门及领导审批后,系统自动将审批表单提交到人事部门;3、人事部门通过系统自动打印离院手续,包括:D开具行政介绍信;2)开具档案传递通知单(需将回执返还医院人事主管部门);3)开具工资转移证明。16退休业务1、职工退休前三个月,系统自动给出提醒;2、通过系统生成干部(工人)退休审批表,打印存档,同时将退休人员信息推送到离退休办公室,财务等部门办理退休登记、退休工资审批等业务;3、流程完毕后自动转入退休人员库,并执行退休津贴。在职人员库中相应减员,年终月报表(加减员)需自动做出反映。17合同管理1、支持职工入职合同签订、合同续签和合同解除等合同业务在线办理;2、合同新签、续签和解除支持与电子签对接,实现在线签章。18流程中心流程自定义1、每个流程可灵活绘制业务审批模版,模版的样式、计算条件等可灵活定义;审批流程自定义,可设置上传证明材料附件;2、审批方式:分为自动流转和手工流转两种方式;3、审批关系:定义流程中的审批层级,自动判断审批人,系统可设定多套审批关系;4、可对分支条件,会签,流程节点(可选择组织、用户、人员、角色)、该节点可审批内容,时间限制等内容自定义;5、一个流程结束后自动触发接下来的流程,且流程数据一脉相承,真正实现工作流的打通;6、可由业务人员、员工、科室主任、院领导等不同角色发起流程。19流程监控1、各个流程可编辑流程说明,便于相关人员直观了解流程规则;2、系统可以以邮件、短信等多种形式发起待办通知;20流程安全1、对流程目前审批状态实时监控;2、审批表单字段权限,可通过系统进行控制,如对某部分内容对审核人授予“读、写、无”等权限。21流程输出支持流程表单的输出、打印,配合线下审批。22考核管理干部考核1、支持自定义考核表,并根据各考核主体设置评分权重;2、评分主体通过扫码进行投票,系统自动统计投票结果。23年度考核1、按事业单位考核表模板,制定医院年度考核表;2、根据员工基本信息,自动生成员工考核表,员工不用重复填写基本信息,只需要填写年度总结即可;3、科主任线上考核评价,人事科汇总所有人员考核结果,并导出汇总表上会确认;4、确认考核结果自动归档到员工档案。24报表管理年报及日常报表1、医院需要向人社局、卫健局、统计局等主管部门上报人力资源报表,如事业单位人员统计年报、事业单位工资福利统计年报,需要系统协助医院高效完成;2、医院内部各种统计报表能够方便制作与应用;3、各种报表的数据能够实时自动生成,并且有准确性的校验功能,提高报表工作效率;4、各种报表能够保存历史数据,便于不同时期的报表进行对比分析;各种报表能够导出excel格式;5、统计报表可以在不同部门间共享,不同部门可以自己实时自动取数。25报表分析1、对已完成的历史报表,以一定时间顺序(以月、季、年或不定期)进行归档,便于后期的查询和分析,既可进行时间维度的纵向分析,也可进行部门间的横向比较;2、能够对报表数据进行“反查”,展现数据来源,如:点击某个统计人数,可查看具体职工姓名。26报表制作与修改1、上级要求的报表格式发生变动,医院业务人员能够灵活修改、新增各种统计报表,无需软件厂商二次开发;2、能够将各种excel表

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