1文件管理制度.docx

一、文件管理制度编号：FJXW-QP-OI1 目的本制度明确了公司一体化管理体系文件、技术文件、适用的外部文件的范围、职责、规定了审批、发放、更改、处置等流程和方法。2 范围本制度适用于与公司一体化管理有关的各类文件。3 职责综合部是文件控制的主管部门。负责文件的收集、编制、发放、收回、作废的管理。负责文件正本的控制。4 工作流程4.1 本制度规定公司以下类型文件的管理：4.1.1 一体化管理体系文件：管理体系手册，管理制度，程序文件，工作文件；4.1.2 外来的适用于公司的法律法规及国家、行业有关技术标准、外来公文；4.1.3一体化管理体系运行过程中形成的技术、指导性文件；4.1.4文件和资料编号标识如下：1、质量手册:FJXWQEOMS公司代号质量环境安全手册代号2、程序文件：FJXWQPXX公司代号程序文件(管理制度)代号顺序号3、工作文件：FJXWQWXX公司代号工作文件代号工作文件顺序号4、记录表格:FJXWQRXX公司代号记录代号流水号5、国家及上级部门下发文件和资料采用原编号。6、文件版本编号(1)版本号以英文字母"A、B、C”表示，“第一版、第二版、第三版Q原版本号为0,第一次修改为1,A/0表示第一版第一次修改；A/1表示第二版经第二次修改；当文件和资料内容修改篇幅较多，超过50%或经过10次修改应更换版本。4.2编制与批准4.2.1公司一体化管理体系管理手册：由ISo小组编制，管理者代表审核，总经理批准;管理制度和工作文件由各部门编制，管理者代表审核，总经理批准。4.2.2各部门根据实际情况选择适用、有效的法律法规及国家、行业有关技术标准，由各部门领导进行审核，并由管理者代表确认。4.2.3一体化管理体系运行过程中形成的技术文件的批准。4.2.3.1工程部负责生产工艺及图纸、工程方面的技术文件的批准。4.2.3.2工程部负责质量检验有关文件的批准，包括检验报告等。4.3文件发放4.3.1一体化管理体系文件，由综合部加盖红色受控印章进行发放，并填写文件发放收回登记表；4.3.2明确并及时获得质量、环境、职业健康安全方面的标准、法律法规，统一编制适用法律法规、标准规范一览表。4.3.3确保各岗位员工明确其活动所依据的文件，及时获取所需文件的适用版本；4.3.4当文件使用人持有的受控文件丢失或损坏需要更换时，应向综合部申请，重新领用。属破损更换领用情况的，受控编号仍使用原持有文件的编号。4.4文件更改或更新4.4.1各部门根据管理的需要对文件的适用性进行评审，对文件提出更改时，应填写文件更改申请单送综合部，由综合部负责组织更改。4.4.2与质量、环境、职业健康安全有关的外来公文的更新由综合部负责识别；4.4.3各类技术文件的更改由发放部门实施。1.1 4.4以上所有文件的更改或更新按照原文件的流程进行，更改后的文件需重新批准发布。4.5 作废修改前的文件和作废文件应由该文件的发放部门指定专人进行回收，及时将作废文件撤出使用场所，交综合部统一处理。因工作需要参考原作废文件时，对该作废文件加盖蓝色的作废印章予以标识。4.6 文件的检索与借阅4.6.1文件的发放部门根据文件发放收回登记表进行检索与管理。4.6.2借阅文件应经文件的发放部门负责人批准，借阅者必须登记，并在指定日期归还文件。4.7外部文件的控制4.7.1公司综合部统一负责外来文件的接收、登记、转呈、转发、办理归档等管理。4.7.2各部门在若需直接引用各类外部文件或文件条文，要由文件专业对口部门主管批准。4.7.3工程部应定期核查在用外来文件，如国家、行业有关标准、规范等的时效性，跟踪这些文件的最新修订和改版内容。4.7.4各有关部门加强来自顾客方或发往顾客方的文件资料、图纸的传递、更改、作废等的控制。4.7.5对于与环境、职业健康安全有关的法律法规，记录在相关法律法规一览表中，其它外来文件记录在外来文件登记表中。5相关记录1 .文件一览表2 .文件发放收回登记表3 .外来文件总清单4 .文件更改申请单