合同档案管理制度.docx

合同档案管理制度一、目的为规范公司合同档案管理，有效收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司所有部门在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书等档案的管理。三、合同档案内容合同档案包括但不限于以下内容：L合同正本与附件的原件及复印件。2 .合同审核材料。3 .资信调查材料。4 .合同谈判、签订至履行过程中的信函、电子邮件、传真等。5 .争议处理中产生的和解协议书、决定书、民事谈判书。6 .合同履行中所签订的补充协议等。四、管理部门与职责L合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件的编号归档、非采购非销售类合同的盖章和合同编号分配、合同相关档案资料的收集整理、档案借阅、保存和销毁等工作。2.各部门设档案管理员予以协助管理，负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理等工作。五、管理流程L合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续,经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，再到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后，须将原件一份送到档案管理员处存档。2 .合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。3 .所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交,填写档案移交单，双方签字认可后，由管理专员归档。4 .档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作合同档案汇总表提交经营管理部，并填制档案归档单归档。六、档案保管与利用1 .正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。根据合同金额大小，分别设定不同的保管期限。2 .任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案安全。3 .合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施。4 .借阅公司合同档案需按规定办理借阅手续，借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改、转借、损坏、遗失。七、罚则L公司所有员工凡违反本制度规定，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人进行罚款，并予以通报批评。2公司所有员工不按借阅期限归还档案的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并进行绩效处罚。3.一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。八、制度解释与修订1 .本制度由行政部门负责解释及修改。2 .本制度自下发之日起执行，可根据实际情况进行随时或定期修订，修订的版本获得批准后生效，并自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。九、附件1 .档案移交单2 .档案借阅单3 .档案销毁清单