合同台账登记管理办法.docx

合同台账登记管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同台账登记工作，提高合同管理的效率和准确性，及时掌握合同的签订、履行、变更、终止等情况，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司以公司名义签订的各类合同的台账登记管理。（三）基本原则L准确性原则：合同台账登记的信息应真实、准确、完整，确保能够反映合同的实际情况。2 .及时性原则：合同签订、变更、履行等相关信息应及时记录到合同台账中，保证台账信息的时效性。3 .规范性原则：合同台账的格式、内容、登记流程等应统一规范，便于查询、统计和分析。4 .保密性原则：合同台账涉及公司商业秘密，应严格遵守公司保密制度，防止信息泄露。二、职责分工（一）合同管理部门1 .负责制定和完善合同台账登记管理办法，并组织实施和监督执行。2 .统一建立公司合同台账，对合同台账进行日常维护和管理，确保台账信息的准确性和完整性。3 .负责对各部门、子公司合同台账登记工作进行指导、培训和检查，及时发现和纠正存在的问题。4 .定期对合同台账信息进行统计、分析，为公司决策提供数据支持。（二）合同承办部门L负责本部门承办合同的信息收集、整理和提交，确保合同信息的真实性和完整性。5 .在合同签订后规定时间内，将合同原件及相关资料提交给合同管理部门进行台账登记。6 .负责跟踪本部门承办合同的履行情况，及时记录合同履行过程中的重要信息，并反馈给合同管理部门。7 .配合合同管理部门对合同台账进行检查和核对，确保合同台账信息与实际情况相符。（三）财务部门1 .负责提供合同涉及的财务信息，如合同金额、付款情况、发票开具情况等，协助合同管理部门进行合同台账登记。2 .定期与合同管理部门核对合同财务信息，确保合同台账中财务数据的准确性。（四）其他相关部门其他相关部门应按照各自职责，协助合同管理部门和合同承办部门做好合同台账登记管理工作，提供必要的信息和支持。三、合同台账的内容及格式（一）合同台账的内容合同台账应包括但不限于以下内容：1 .合同基本信息：合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、合同期限、合同相对方名称、法定代表人、地址、联系方式等。2 .合同标的信息：合同标的、数量、质量标准、价款或酬金等。3 .合同履行信息：合同履行进度、交货时间、验收情况、付款情况、发票开具情况等。4 .合同变更信息：合同变更原因、变更内容、变更日期等。5 .合同解除或终止信息：合同解除或终止原因、解除或终止日期、处理结果等。6 .合同争议信息：合同争议发生时间、争议内容、解决方式、处理结果等。7 .其他需要记录的信息：如合同的审批流程、承办人、备注等。（二）合同台账的格式合同管理部门应根据合同台账的内容，设计统一的合同台账格式，以电子表格或合同管理系统的形式进行记录。合同台账格式应简洁明了、易于填写和查询，同时应具备数据统计和分析功能。四、合同台账的登记流程（一）合同签订登记1 .合同承办部门在合同签订后，应及时填写合同签订登记表，并将合同原件及相关资料（如合同审批表、对方资质证明、授权委托书等）一并提交给合同管理部门。2 .合同管理部门收到合同承办部门提交的合同及相关资料后，应进行审核，重点审核合同的完整性、合法性、有效性以及合同信息的准确性。审核通过后，将合同信息录入合同台账，并在合同原件上加盖“已登记”印章。3 .合同管理部门将合同台账登记信息反馈给合同承办部门，合同承办部门应进行核对，如有异议，应及时与合同管理部门沟通解决。（二）合同变更登记1 .合同履行过程中，如发生合同变更，合同承办部门应填写合同变更登记表，详细说明变更原因、变更内容等，并附上相关的变更协议或补充合同。2 .合同承办部门将合同变更登记表及相关资料提交给合同管理部门，合同管理部门审核通过后，对合同台账中的相关信息进行更新。（三）合同履行登记1 .合同承办部门应按照合同约定，跟踪合同履行情况，及时记录合同履行过程中的重要信息，如交货时间、验收情况、付款情况等，并填写合同履行情况记录表。2 .合同承办部门定期将合同履行情况记录表提交给合同管理部门，合同管理部门将合同履行信息录入合同台账，确保合同台账信息的及时性和准确性。（四）合同解除或终止登记1 .合同因履行完毕、解除、终止等原因不再继续履行时，合同承办部门应填写合同解除或终止登记表，说明合同解除或终止的原因、日期、处理结果等，并附上相关证明材料。2 .合同承办部门将合同解除或终止登记表及相关资料提交给合同管理部门，合同管理部门审核通过后，在合同台账中注明合同解除或终止状态，并进行相应的记录。五、合同台账的维护与管理（一）信息更新合同管理部门应定期对合同台账进行检查和更新，确保合同台账信息与合同实际履行情况一致。如发现合同台账信息有误或不完整，应及时通知合同承办部门进行核实和补充，合同承办部门应在规定时间内完成信息更正和补充工作。（二）备份与存档1 .合同管理部门应定期对合同台账进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质中，并定期进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。2 .合同台账及相关资料应按照公司档案管理规定进行存档，保存期限按照法律法规和公司规定执行。存档的合同台账及资料应便于查询和借阅,同时应严格遵守公司保密制度，防止信息泄露。（三）权限管理合同管理部门应根据公司内部管理需要，对合同台账的访问权限进行设置，明确不同部门和人员对合同台账的查看、修改、删除等权限。未经授权的人员不得擅自访问、修改合同台账信息。（四）安全管理合同管理部门应采取必要的安全措施，保障合同台账的安全。包括但不限于安装杀毒软件、设置防火墙、定期进行系统安全检查等，防止合同台账信息受到病毒、黑客攻击等安全威胁。六、合同台账的查询与统计分析（一）查询公司内部各部门、子公司因工作需要查询合同台账信息时，应向合同管理部门提出申请，经合同管理部门负责人批准后，按照规定的权限和流程进行查询。合同管理部门应提供便捷的查询方式，如通过合同管理系统进行在线查询、提供纸质合同台账供查阅等。（二）统计分析1 .合同管理部门应定期对合同台账信息进行统计分析，如统计不同类型合同的签订数量、金额、履行情况等，分析合同管理工作中存在的问题和风险，为公司决策提供数据支持和参考依据。2 .根据公司管理需要，合同管理部门可针对特定业务或项目进行专项统计分析，如对重大合同的履行情况进行跟踪分析、对合同纠纷情况进行统计分析等，及时发现问题并提出改进措施。七、监督与检查（一）监督检查机制公司建立合同台账登记管理监督检查机制，由合同管理部门会同审计、监察等部门定期对各部门、子公司合同台账登记管理工作进行监督检查。监督检查的内容包括合同台账的建立、登记、维护、管理等情况，以及合同信息的真实性、准确性、完整性等。（二）违规处理对在合同台账登记管理工作中违反本办法规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；因违规行为给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。八、附则（一）解释权本办法由合同管理部门负责解释。（二）生效日期本办法自发布之日起施行。如有与本办法相抵触的规定，以本办法为准。