分公司公章管理制度.docx

分公司公章管理制度第一章总则为加强分公司的公章管理，确保公章的安全、有效使用，防止不当使用和滥用，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。公章是分公司在日常经营活动中进行合同、协议、文件及其他法律行为的重要凭证，维护公章的安全性和合法性是保障公司利益的重要措施。第二章适用范围本制度适用于分公司所有部门及员工，包括但不限于行政部、财务部、人力资源部、市场部等。涉及到公章使用的所有业务活动均应遵循本制度。第三章公章管理责任分公司设立公章管理负责人，负责公章的保管、使用、登记及相关档案的管理。公章管理负责人由行政部主任担任。2.部门责任各部门在使用公章时，须指定专人负责公章的申请与使用，并确保使用过程的合规性。第四章公章的申请与使用L公章使用申请使用公章需提前填写公章使用申请表，包括申请部门、使用目的、使用内容、使用时间及使用人签字。申请表需经部门负责人审核，并报公章管理负责人批准。2.公章使用登记公章使用时，公章管理负责人需在公章使用登记簿中详细记录使用情况，包括申请日期、使用目的、使用内容、使用人姓名及归还时间等信息。公章只能用于与公司业务相关的合法文件，严禁用于个人事务或与公司无关的活动。任何员工不得私自使用公章。第五章公章的保管1 .保管方式公章应存放在专门的保险柜内，保险柜的钥匙由公章管理负责人保管，任何员工不得私自接触公章。2 .定期检查公章管理负责人需定期对公章进行检查，确保公章的完整性及安全性。每季度进行一次全面检查，并形成书面报告。第六章公章的归还与注销1 .公章归还使用完毕后，公章应及时归还至保险柜，由公章管理负责人进行核对并签字确认。2 .注销程序如因公章丢失、被盗等情况需进行注销，部门负责人须立即报告公章管理负责人，并填写公章注销申请表。公章管理负责人需审核并报请公司总部备案。第七章公章的监督与评估1 .监督机制分公司将定期对公章管理情况进行监督，确保各部门遵循本制度。公章管理负责人有权对公章使用情况进行检查，并对违纪行为进行处理。2 .评估机制每年对公章管理制度进行评估，收集各部门反馈意见，以优化制度内容，提升公章管理的有效性。第八章违纪处理1 .违纪行为认定违反本制度的行为包括但不限于：私自使用公章、未按规定申请使用公章、未及时归还公章等。2 .处理措施对于违反制度的员工，视情节轻重，给予警告、罚款、降职或解雇等处分。严重违规的，将依法追究法律责任。第九章附则本制度由分公司公章管理负责人解释，自颁布之日起实施。制度的修订需经公章管理负责人审核，报请公司总部批准。第十章制度实施的保障为确保本制度的有效实施，分公司将定期开展公章管理培训，增强员工对公章管理重要性的认识，提高公章管理的规范性和安全性。结语本制度的制定旨在增强分公司公章管理的规范性，确保公章的合理使用，维护公司合法权益。希望全体员工能够严格遵守，共同维护良好的管理秩序，为公司的健康发展贡献力量。