案例分享：强化签字确认意识筑牢工程管理法律风险防线.docx

法务案例：强化签字确认意识，筑牢工程管理法律风险防线一、案例简介近期，公司在处理工程款项纠纷案件时发现，部分涉及工程量减少、质量罚款、水电费扣款、物料抵款、甩项、减项等事项的财务账目，缺乏对方单位的签字或盖章确认文件，仅依赖内部财务记录。而对方却持有我方人员签字的增加工程款文件，导致诉讼中事实认定困难，法院判决结果不利。典型案：案例LYH电器工程款案中，我司虽垫付水电费57179.92元，但仅凭借财务账，无法提供对方签字的扣款确认证据。对方提交的由我司人员签字的托管变更情况说明电缆变更情况说明中仅注明“情况属实，待施工完毕据实结算”，最终法院未支持水电费抵扣诉求。案例2：YT工程款案中，我司财务记载垫付水电费、罚款等478492.15元，但缺乏对方书面认可，对方仅承认产生部分费用，法院最终酌情判决支持水电费280000元，造成巨额损失。上述案例暴露出工程管理中“签字确认缺失”的严重法律风险,亟需相关部门强化风险防控意识。二、案例分析此类案件的核心问题在于：重要事项未经对方书面确认，导致事实认定缺乏证据支撑。具体风险体现在：1 .法律风险高企：工程变更、质量扣款、水电费抄表等关键环节，若未获对方签字确认，争议发生时难以证明事实存在，法院倾向于采纳对方主张。2 .证据链条断裂：仅依赖内部财务记账，无法形成完整的证据闭环。对方可轻易否认扣款事项，甚至反以我方签字文件主张额外款项。3 .诉讼成本与损失：案件需依赖鉴定、举证等程序，耗时耗力；判决结果的不确定性导致企业承担额外经济负担。案例教训表明，签字确认不仅是操作规范，更是法律风险防控的“生命线”。若严格执行签字流程，案例中的损失本可避免。三、学习要求为规避类似风险，各部门需从“事前预防、事中控制、事后归档”三个维度落实要求：1 .强化证据意识，明确签字范围工程减项、甩项、质量罚款、物料扣款、水电费扣款等关键事项，必须要求对方单位负责人签字盖章确认。现场管理人员、测量人员需第一时间完成确认，严禁口头协议,防止事后难以补签。2 .规范操作流程，确保数据可追溯测量数据需现场记录，由测量员、复核员、监理及对方代表共同签字，留存原始记录。记录需包含时间、地点、数据、参与人员等信息，形成完整证据链。3 .财务审查前置，杜绝单方记账财务入账前必须审查是否有对方签字的原始文件，若无则拒绝入账，并督促相关人员限期补交。建立“证据缺失预警机制”，定期核查未签字确认的扣款事项，及时整改。4 .紧急情况处理原则抢修等紧急事务需保留现场照片、视频等客观证据，并在事后24小时内补办签字手续。特殊处理需书面说明原因，由负责人签字备案。5 .书面文件优先，严禁口头决策所有重要事项以工作联系单扣款确认单会议纪要等书面形式确认，保留原件或电子签章记录。即时通讯记录（如微信、邮件）需转化为书面文件存档。四、总结签字确认是合规管理的基石，各部门需将“签字即风险防控”理念贯穿工作全流程。通过事前明确责任、事中严格程序、事后完整归档，确保每项决策有据可查、每项扣款合法合规O唯有筑牢证据防线，方能保障企业利益，规避法律风险。