报告管理程序.docx

报告管理程序1目的确保出具的检测报告具有规范性、可靠性、公正性并符合相关主管部门及认可准则的管理规定。2适用范围适用于本中心所有检测报告的编制、审核、批准、发放、修改的全过程。3职责3.1管理部负责报告的编制、编号、登记、发放及副本(或拷贝)的存档与管理。3.2授权签字人负责检测报告的审批。3.4技术负责人负责报告质量的监督，更改的批准。4工作程序4.1检测报告的格式和内容要求4.1.1检测报告的格式设计适用于所进行的各种检测类型，并减少产生的误解或误用的可能性，其编排和检测数据的表达方式应易于读者的理解。检测报告格式由技术负责人制定，修改时要保存旧版记录和新版区分开。检测报告中应有报告限数值，检测结果低于报告限时出ND(notdetected)0报告的结果是用数字表示的数值，应按照标准方法的规定进行表述，当方法没有相关规定时，依照有效数值修约的规定表述。4.1.2当检测标准、规范对报告格式有要求的，按其规定格式执行。如检测标准、规范对报告格式没有要求的,按本检测室统一指定格式的设计。4.1.3报告纸张型号采用A4,根据报告信息量可采用纵向或横向排列。4. 2检测报告的内容4.2. 1报告内容应包括客户要求、说明检测结果所必需的和检测方法所要求的全部信息，每份检测报告所包含以下信息：a）标题（“检测报告”）；b）检测室的名称和地址，进行检测的地点（如果与检测室的地址不同）；C）检测报告的唯一性标识（如报告编号）和每一页上的标识，以确保能够识别该页是属于检测报告的一部分,以及表明检测报告结束的清晰标识；d）客户的名称和地址；e）所用方法的识别；f）检测物品的描述、状态和明确的标识；g）对结果的有效性和应用至关重要的检测物品的接收日期和进行检测的日期：h）如与结果的有效性或应用相关时，检测室所用的抽样计划和程序的说明;i）检测的结果，适用时，带有测量单位；j）检测报告批准人的姓名、职务、签字或等效的标识,报告发布日期；k）相关时，结果仅与被检测物品有关的声明。4. 2.2检测报告5. 2.2.1当需对检测结果作出解释时，检测报告中还应包括下列内容：a）对检测方法的偏离、增添或删节，以及特定检测条件的信息，如环境条件；相关时，符合（或不符合）要求和/或规范的声明；C）适用时，评定测量不确定度的声明。当不确定度与检测结果的有效性或应用有关，或客户的指令中有要求,或当不确定度影响到对规范限度的符合性时，检测报告中还需要包括有关不确定度的信息；d）适用且需要时，提出意见和解释；e）特定方法、客户或客户群体要求的附加信息。4. 2.2.2当需对检测结果作解释时，对含抽样结果在内的检测报告，还应包括下列内容：a）抽样日期；b）抽取的物质、材料或产品的清晰标识（适当时，包括制造者的名称、标示的型号或类型和相应的系列号）；C）抽样位置，包括任何简图、草图或照片；d）列出所用的抽样计划和程序；e）抽样过程中可能影响检测结果解释的环境条件的详细信息；f）与抽样方法或程序有关的标准或规范，以及对这些规范的偏离、增添或删节。6. 2.3当检测工作中有分包检测项目时，技术负责人应对分包方提供的检测报告进行审核，确认无误后予以引用，应在检测报告说明栏里清楚地说明“XXXX检测项目由XXX实验室分包”字样。7. 2.4只有当客户、法规或规范性文件规定了判定规则的情况下，报告才能做出符合性声明。8. 3检测报告的编号为便于追溯，由管理部负责给予报告唯一性编号，检测报告的编号构成：XXXXXXXXX（另定）。9. 4检测报告的编制4.4.1报告编制人员根据检测室传送过来的原始记录,依据相关检测标准要求、记录编制检测报告。4.4.2报告要求填写内容提要完整，签名齐全，文字简洁，字迹清晰，数据准确，分析合理，结论正确，全部检测数据采用法定计量单位。4.4.3为保证检测数据的可靠性和可比性，检测人员按数据管理程序进行数据处理。4.5检测报告审批4.5.1报告编制人员将编制好的检测报告连同检测原始记录一起测试申请表等交由审核人员审核。4.5.2审核人员对检测报告的完整性、规范性，检测依据的正确性，检测数据的准确性和结论的正确性等进行审核并签名。4.5.3经审核无误的检测报告同原始记录转至授权签字人批准签发。4.6检测报告的交付1.1.1 6.1报告签发后由管理部转换成PDF文档，加密后打印出来，通知客户领取，客户当场领取报告后必须在报告传送记录表上签名确认。如果客户要求采用快递或者电子邮件的方式传送报告，需由客服用电话或电子媒体确认报告的收到和报告的完整性。1.1.2 只有签名无报告专用章、只有报告专用章无签名、或用私章代替签名的检检测报告均为无效报告，本检测室不承担任何责任。对于此类报告本检测室将追究相关人员责任并给予处罚。1.1.3 当客户要求用电话、传真或其它电子媒体传送检测报告时，管理部应按照保护委托方机密和所有权程序的要求，将检测报告用客户要求的方式传送给客户本人，并与客户用电话或电子媒体确认检测报告的收到和完整性，在传送过程中应保证客户数据的保密和所有权的保护，应将情况予以记录并与检测报告存根一起归档保存。4. 7检测报告的修改4.7. 1报告审核人在审核报告发现差错时，审核人不得自行更改，应将通知报告编制人员进行修改。4.7.2报告审核人对检测结果有异议时，应与检测人员一起对原始记录、数据处理、检测方法、检测环境和样品等环节进行核实，找出存在原因，取得一致意见后，按照纠正措施管理程序进行纠正。4.7.3当异议双方不能取得一致意见时，由技术负责人对检测各环节进行调查核实，并对记录进行审核后，按技术负责人裁定执行，并执照纠正措施管理程序进行纠正或按照预防措施管理程序采取预防措施。4.7.4已发出的检测报告需要修改时，由客户填写报告修改申请表交给公司管理部，管理部将原报告收回、注销、存档，重新发出一份新的检测报告，新报告的编号为在原报告编号后面加上一个英文字母R(revise)和修改细分号Ol(依次类推)，例如原报告编号为“XXXX”，新报告编号为“XXXXR01”4.8检测报告的补发4.8.1客户所持的报告遗失后，提出补发检测报告申请，说明要求补发检测报告的理由，并注明补发检测报告的名称及编号，填写报告补发记录表后，方可补发。4.8.2重新补发检测报告的申请、补发记录和补发检测报告，交管理部归档保存。4.8.3补发检测报告的内容必须与原报告完全一致,不作任何更改。4.9检测报告的归档、保存与销毁4.9.1当每项检测完成后，管理部应及时整理保存检测资料包括测试申请表，检测原始记录和确认的检测报告。4.9.2检测报告的归档、保存与销毁详见记录管理程序。5相关文件记录管理程序