公立医院设备采购审计的工作思路及关键控制点探析.docx

公立医院设备采购审计的工作思路及关键控制点探析摘要：本文结合公立医院设备采购审计工作的实践,分析和探讨设备采购审计的工作思路和关键控制点，以期为内部审计实务工作者提供借鉴和参考。关键字公立医院；审计；设备采购；工作思路；关键控制点;设备是公立医院开展医疗教研各项工作的物质基础，也是衡量公立医院经济实力和医疗技术水平的重要标准。设备采购管理既是公立医院内部控制的难点，也是薄弱点。大型医院巡查工作方案（2019-2022年度）将预算管理、招标采购、资产管理内部控制和内部审计纳入了巡查重点。由此可见，设备采购审计对公立医院的运营管理非常重要。一、工作思路公立医院的设备分为医疗设备、通用设备和其他设备三大类。通用设备又包含电梯、空调、配电、信息等种类。因此，医院设备采购涉及多个职能部门，在管理上容易出现职能交叉和真空地带。设备采购审计是对设备采购全流程的经济活动的真实性、合法性、完整性、效益性的监督和评价。考虑到公立医院设备种类繁多、流程复杂、金额不同的特点，设备采购审计的总体工作思路为基于风险导向的全口径、全流程、分层次审计。内审部门可以根据设备价值的层级采取事前、事中和事后相结合的审计模式。对于“三重一大”事项的设备采购项目在立项论证、预算审核、采购审批、合同签订环节实施事前审计，在组织采购环节实施事中审计，按年度抽取项目进行全流程事后审计；对于金额较大的项目在预算审核、采购审批环节实施事前审计；其他项目按年度抽取项目进行全流程事后审计。本文主要以年度全流程事后审计为例探讨采购审计基本流程和关键控制点。二、基本流程1 .审前调查阶段与外部审计相比，内部审计更了解医院机构设置、业务流程及其风险水平，所以审前调查较为容易和全面。首先，全面收集相关资料并初步分析。收集相关法律法规和医院文件，根据职能部门分工，分别按照国家相关规范和医院文件绘制采购管理流程图，对比查找薄弱点；收集内外部审计报告，查找问题点，同时关注问题的整改情况;收集医院的年度预算报表、决算报表和资产台账,进行数据对比分析,初步了解设备年度预算执行情况、采购规模及其分布情况、出入库情况；以询证函的形式收集以往年度医院纪委的信访及案件记录，了解腐败案件的多发领域和部门。其次，根据医院业务流程，编制设备采购各环节风险因素评估表，对风险因素进行分析，确定审计重点，编制审计实施方案。2 .审计实施阶段审计实施阶段包括发放审计通知书、现场审计和审计报告阶段。在现场审计阶段，首先，内审人员通过询问、观察、检查、穿行测试等审计方法，充分了解和识别各环节的流程控制，并将结果形成审计工作底稿，包括记录控制由谁执行以及如何执行等内容；其次，内审人员结合风险因素评估表、采购流程执行的审计工作底稿和重要性水平，分类别分层次选择采购项目样本；选择样本后进行跟单测试，跟单测试是指按照业务流程，从业务发生开始，一直追踪到该笔业务已经反映在财务报表中为止。跟单测试的目的是找出实际执行与流程描述、内部控制设计的差异，并分析差异的形成原因，提出完善采购管理的建议。3 .审计整改阶段审计整改是审计结果使用的一个重要方面，也是审计建议科学性和操作性的重要验证方式，更是提升医院设备采购合规化和精细化管理的有效手段。审计整改可以采用问题清单整改核销制，也可以采取后续审计制。两种方式在权威性、工作量上各有利弊，内审部门可以根据审计发现问题的数量、性质和医院管理环境综合考量后进行选择。三、关键控制点及审计方法基于内部控制的视角，依据国家相关法律法规、医院设备采购业务流程特点，将设备立项论证、预算审核、采购审批、组织采购、合同签订、设备验收和财务付款确定为审计关键控制点，采取观察、查阅、监盘、分析性复核等审计方法实施审计，见表1。关键控制点审计资料资料来源审计方法注意事项立项论证立项论证书、年度大型设备效益分析报告设备档案资料、资产管理部门档案查阅、访谈、分析性复核分层抽取招标采购项目，通过预算审核医院年度预算报表、年度决会计档案、设备处等查阅、访谈、算报表、归口管理部门年度归口管理部门档案、观察、分析跟单测试、预算申请汇总表、预算执行医院党委会档案性复核、一复盘等方台账、设备管理委员会会议致性分析式测试各记录、“三重一大”事项党关键控制委会决策会议纪要及记录点之间的采购审批招标采购审批表及其附件、招采部门采购台账招采部门档案关联和一致性招标文件、投标书、中标通组织采购知书、招标采购过程记录、招采部门档案招采部门采购台账合同签订财务部门合同台账、招采部门采购台账、合同财务部门档案、招采部门档案、设备等归口管理部门档案查阅、访谈、医院资产台账、设备验收资产管理部门台账、观察、监盘、设备验收单、资产出入库记录、合同、设备档案资料、会计分析性复会计账册、会计凭证档案核、一致性分析财务付款合同、资产出入库记录、会计账册、会计凭证资产管理部门台账、会计档案查阅、访谈、核对、分析性复核四、关键控制点的审计内容1 .立项论证检查预算单价10万元以上的设备是否有立项论证报告，报告内容是否规范完整、是否经过科务会讨论通过、是否经过医院规定的审批权限审批通过，年度大型设备效益分析报告中的数据是否达到立项论证的预期。2 .预算审核检查是否有年度预算；年度预算和预算调整、追加是否经过医院规定的审批权限审批通过；检查设备采购年度预算的执行、反馈和绩效考核情况。3 .采购审批检查设备采购审批表内容是否规范完整，是否按规定审批权限审批通过，预算金额是否与年度预算金额一致，采购方式是否合法合规。4 .组织采购检查招标文件是否按照审批权限审批通过，招标过程是否符合国家相关法律法规和医院文件，招标过程资料是否真实完整，采购台账是否真实完整。5 .合同签订检查采购台账的合同记录是否与财务部门存档的合同一致，检查合同内容是否与招投标文件一致，合同联签和审批是否执行到位，招采部门是否及时将合同传递给相应的归口管理部门。6 .设备验收检查采购与验收、出入库与审核、验收与会计记录、验收与领用不相容的岗位是否分离；检查验收人员是否重点关注合同、发票等原始单据与到货设备的数量、品牌、规格型号的一致性，尤其是配件和随机配送的消耗性材料；检查是否填制验收单和入库凭证，验收单内容是否完整，签收人是否签字；验收人员是否检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件，是否及时归集设备档案；对于验收过程中发生的异常情况，验收人员是否立即向招采部门反馈，招采部门是否查明原因并及时处理。7 .财务付款检查是否按照医院规定的审批权限审批后付款，付款时间和付款金额是否与合同一致，是否审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性；检查是否按照国家和医院相关规定，合理选择支付方式；财务部门是否重视采购付款的过程控制和跟踪管理，是否加强预付账款、定金和质保金的管理，是否定期分析、追踪评价款项的可收回性，发现风险时是否及时采取措施并通知相关部门及时收回款项。五、相关建议1 .加强纪审联动，优化医院内部治理结构纪审联动有助于构建涵盖医院经济活动各个流程和环节的监督网，在机制体制上化解廉政风险，优化医院内部治理结构。纪审联动可以采取结果使用式或参与互助式。结果使用式包括审计项目函调纪委信访案件资料、审计部门及时向纪委移送违法违纪线索、审计报告报备等形式。参与互助式有纪委参与审计谈话和查阅资料环节，审计为纪委办案提供调查取证、数据分析等审计业务支持。2 .重视审前调查，提升审计质量和效率审前调查包括收集资料、数据初步分析、风险评估等。内部审计应全面梳理设备采购业务流程的风险点，编制风险清单，从风险影响、发生频率、控制能力和覆盖面四个方面建立风险库和动态评估机制。通过审前调查的动态风险评估信息可以有效、快速地确定审计重点和方法，有效提升审计质量和效率。3 .关注流程缺陷，降低设备采购舞弊风险流程缺陷包括流程设计缺陷和流程执行缺陷O流程设计缺陷表现为流程设计中违背国家法律法规、控制人和控制点缺失、职能交叉、不相容职务未有效分离等。流程执行缺陷表现为流程执行中的不到位和不执行。内部审计可以根据机构设置，依据国家相关法律法规、医院文件、跟单测试流程实际执行情况分别编制设备采购流程图，对比分析、追踪查找采购流程缺陷，分析缺陷成因并提出改进建议，降低采购中的错误和舞弊风险。4 .围绕战略目标，审计监督与服务并重内部审计应紧紧围绕医院战略目标，建立以风险为导向、监督为基础、服务增值为目标的审计理念。注重审计与业务流程的融合，实时动态了解医院采购管理情况。在流程中识别风险，追本溯源，精准分析，从提升医院内部治理的视角提出改进采购管理的建议，进而从机制上解决问题。