集团公司接待管理规定.docx
集团公司接待管理规定1目的规范接待工作，统一客户及来宾外出招待标准，提高接待水平，树立企业良好形象。2范围适用于集团公司所属各企业及部门。3程序活动3.1接待程序通过OA系统申请接待服务,标明来访单位、时间、人员、人数，来访目的及公司陪同人员等；总部办制定接待方案,经公司领导签批后（根据实际情况确定参加领导），安排具体事宜；重要接待活动需提前一周申请。审批程序：申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一执行总裁一一总裁3.2服务车辆接待3.2.1 服务车辆由总部办统一管理，统一调度，未经总部办许可，任何部门或个人不得擅自安排使用车辆。各部门、单位因公用车，应事先通过OA系统向总部办提出用车申请，审批流程如下：省内：申请人一一单位领导一一分管副总裁一一总部办省外：申请人一一单位领导一一分管副总裁一一总裁办总部办3.2.2 服务车辆应首先保障集团公司用车，各企业、单位用车酌情安排。3.2.3 特殊情况用车不能及时办理手续的，经总部办负责人同意可先安排车辆，事后补办手续。3.3会务接待1.1.1 1保持会议室卫生清洁，门窗玻璃干净，桌椅、接待器具摆放整齐，桌面、地面每天清理，确保无杂物、灰尘。1.1.2 未接到总部办通知不得随意开放使用（特殊情况除外）。水果间应保持清洁，保证水果新鲜，上水果时应清洗干净，摆放合理，客人走后立即清理垃圾。1.1.3 对前来开会、视察的领导热情相待，事先做好接待准备工作，如：饮料、水果、餐巾等物品，并做好会议期间的服务工作。1.1.4 做好外来客人及公司领导使用会议室的情况记录。3.4招待所接待3.4.1 客户或其他来宾来公司考察或办理业务的，原则上一律由总部办统一安排在总部招待所餐饮。3.4.2 招待所工作人员必须坚守工作岗位，经常对餐厅、客房进行清理打扫，做到室内设施摆放有序，床单、被套干净、整洁，并定期消毒。3.4.3 需要安排餐饮接待的单位、部门与总部办联系，总部办根据接待需求、规格，安排到招待所或定点饭店就餐。（定点饭店：胶管厂饭店），费用由公司报销，发票按各企业分别开。3.4.4 工作人员工作日中午一律不准饮酒。公务活动餐饮接待要本着节约的原则，陪餐人员要做到热情大方、周至U,陪酒不劝酒。3.5接待管理3.5.1 接待工作由总部办统一管理和协调，原则上由总部办接待，对口单位部门派员予以配合。3.5.2 节假日实行部门领导轮流值班制度，负责接待工作的安排调度。3.5.3 特殊情况需到诸由观镇外招待的，经办单位需提交“外出招待申请单”，内容包括：酒店名称、接待单位、来宾单位、来宾人数、接待类别、接待标准、结算签字人;接待类别包括宴请、住宿、食宿三种，审批流程如下：诸由观镇外招待（宴请）：申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一总部办诸由观镇外招待（包含住宿、食宿）申请单位一一单位领导一一分管副总裁一一总裁一一总部办3.5.4 发票传递和结算付款，由总部办统一办理。涉及销售业务有销售薪酬的，外出招待总部办可以协助联系，费用由销售员（部门）个人承担。3.5.5 企业负责人、分管副总裁不在时，由经办人电话请示，总部办主任电话核实后在申请单上签字。3.5.6 发票按企业分别开具，具体由总部办同酒店协商办理；财务部记帐后将外出招待申请单统一撤除。4相关记录接待服务申请外出招待申请单5附则本规定自颁布之日起实施，解释权归总部办。
