文件化信息控制程序工作流程.docx
文件化信息控制程序1、目的对QEOHS有关文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关单位及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件。2、适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。3、职责3.1 质量管理部负责管理手册、程序文件、通用作业指导书等质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。3.2 生产管理部负责专用作业指导书、国家相关行业标准、规范、施工图纸的控制。3.3 经理办公室负责公司文件、外来文件的控制。3.4 企业策划部：负责公司法律法规等文件的控制及更新。3.5 各单位负责本单位自制文件和上级文件的管理与控制。4、工作流程序号过程内容实施单位批准签发人主管部室相关单位1文件编写T2文件审核3外来文件识别4批准签发5编号、标识、发放6签收、使用7文件更改申请8更改文件审核9更改文件审批10更改文件登记11更改文件发放、回收原文件12清理作废文件f13作废文件回收、注销14作废文件销毁/留用15销毁/留用审批16作废文件留用标识-17销毁作废文件5、控制要求5.1 文件的分类5.1.1 外来文件a)相关法律法规；b)上级文件(包括上级单位的部门文件)；c)行业可直接引用或执行的标准、规范；d) 顾客提供的图纸、资料、来函及传真件等。5.1.2内部形成文件a)管理手册；b)程序文件；c)质量管理制度；d)作业指导书；e) 公司文件f) 机关部室用于指导全公司工作的部门文件；g) 合同文件；h) 各单位自制的文件。5.2 文件的编写、审核和批准签发5.2.1 管理手册由质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准签发。5.2.2 程序文件由质量管理部组织相关部室编写，管理者代表批准签发。质量管理制度由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。5.2.3 通用作业指导书由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。5.2.4 专用作业指导书由主管单位组织编写，单位负责人审核，主管副总经理批准签发。5.2.5 施工组织设计、质量计划、施工方案的编制和批准签发执行产品实现的策划控制程序和施工和服务提供的控制程序。5.2.6 公司文件由经理办公室组织相关部室编写，经理办公室审核，总经理或主管副总经理批准签发；机关部室用于指导全公司工作的文件由部室编写，部室负责人审核，总经理或主管副总经理批准签发。5.2.7 工程合同由市场经营部负责拟稿或提供，相关部室按与顾客有关的过程控制程序评审，总经理或主管副总经理按规定权限批准签发。其他合同按部室职责分别拟稿或提供,相关单位按公司合同管理办法会签，法律事务室审核，总经理或主管副总经理按规定权限批准签发。5.2.8 各单位自编自用的文件，各单位负责编写，单位负责人审批。5.3 文件的编号、标识和发放5.3.1 文件的编号按质量、环境、职业健康安全管理体系文件/记录编号规则执行。5.3.2 文件的标识a)受控文件用文件编号中的受控标识符“心和分发号予以识别。对编号中无受控标识符或无编号的文件，加盖文件“受控”章，注明分发号；b)非受控文件不作标识；c)质量管理部、生产管理部、企业策划部、经理办公室应适时更改受控文件清单，及时发放至相关单位。d)受控文件的范围由主管部室制定，主管部室年中、年末分别将更新编制的受控文件清单，报质量管理部编目；e)施工图纸管理见顾客财产控制程序。5.3.3文件的发放a)自制文件的发放对象及数量，由编写单位在发文审批单上注明，负责批准签发的有关负责人确认；b)外来文件，在使用前应得到各相关部门的识别，确认该文件的有效性，相关部室应予以登记并拟定发放对象，按管理权限审批确定；c)文件的发放由主管部室填写发文登记表，文件领用人签收并在收、发文登记表上登记,属受控文件的，应作出标识。各单位内部如实行分级发放,参照本条规定执行。5.4 文件的更改5.4.1 文件需要更改时，由提出修改的单位填写文件更改申请表，说明修改的内容及理由，交主管单位负责人审核，由原批准者或按管理权限审批。5.4.2 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改，需在“文件更改申请表”中注明，发放更改后的文件应同时收回原文件。5.5 文件的作废5.5.1 文件是否作废，由文件主管部室依据有关规定和公司工作的实际情况,提出初步意见,经原批准者或按管理权限确认。5.5.2 经确认的作废文件由文件主管部室按原发放范围收回，并在原发文登记表上注明“回收”字样。销毁文件应填写文件销毁/留用申请表，经原批准者或按管理权限审批后由文件主管部室销毁。5.5.3 需作资料保留的作废文件，加盖“作废”印章后留用。5.5.4 在汇编文件中含有作废文件时，应在汇编文件总目录和作废文件首页上作出标识。5.6 文件的管理5.6.1 各单位必须指定一名工作人员作为本单位的文件管理人员(兼)。5.6.2 文件印发后，由各单位主管人员按档案管理规定归档，次年三月前上交公司经理办公室。5.6.3 需要临时借阅文件时，应经文件主管单位负责人批准后予以借阅，借阅者应办理借阅手续，在文件借阅登记表上登记，限期归还。档案借阅按档案管理规定执行。5.6.4 当需用文件的人员未领到文件时，不得随意用其他人员的文件复印，确需复印时应经文件管理单位负责人批准，复印后应加盖文件管理单位印章，按正式文件的管理方式进行管理。5.6.5 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理单位办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件分发号仍沿用原文件分发号，由文件管理单位将破损文件销毁。5.6.6 当文件使用人将文件丢失后，应重新办理领用手续并说明情况，经本单位及文件管理部室负责人批准后予以补发。补发文件时应给予新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废。5.6.7 上级文件的阅处，按国家行政机关公文处理办法执行。
