机关公文常见格式错误.docx

机关公文常见格式错误2012年7月1日，党政机关公文处理工作条例和党政机关公文格式国家标准实施，对公文格式作出了比较明确的规定。实践中，格式错误仍存在，有的错误还是反复出现的，应引起重视。公文格式错误不但影响着公文的美观和规范，有时还会造成意思曲解。份号是公文印制份数的顺序号，编号的目的是为了准确掌握公文的印制份数以及分发范围、对象，当文件需要收回保管或者销毁的时候，可以对照份号掌握是否有遗漏和丢失，发文机关可以根据份号掌握公文的去向。当前存在的问题：一是涉密公文不标注份号。以前行政机关公文秘密级可以不标，按新国家标准要求都必须标注。为了发放方便，也可对不带密级的公文编制份号。二是份号标注不正确。新标准要求一般用六位3号阿拉伯数字，编虚位补齐，比如OOO369。但有的机关仍不按规定位数标注。另外，在党内法规和规范性文件备案过程中，有的机关将涉密文件下发时编号，报备时却不予编号，这也是不符合规定的。发文机关标志,是文件首页上红色的制发机关名称,可以说是公文的脸面。当前有以下使用错误：一是发文机关标志大小失当。发文机关标志的字形大小应该恰当美观，不应过大或过小。二是发文机关标志不正确。正确的有两种：一种是由发文机关名称加文件二字组成，一种是单独使用发文机关名称。这个名称应该是全称或者规范化简称。当前，有的机关名称全称和简称并用，有的机关仍使用发文机关名称加文种（XX）的形式，均不规范。三是联合行文时格式不当。有的文件二字没有以联署发文机关名称为准上下居中排布。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。当前使用错误的情况主要有三种：一是符号错用情况突出。年份本应该用六角括号括起，比如，豫办20143号，但六角括号经常被错用为口。二是发文机关代字使用混乱。机关代字存在重复现象，如果地名的第一个字相同，其文件代字有可能也相同，比如，河南省新郑市委和武汉市新洲区委都在使用新发、新办。有的机关代字过长，甚至用了七八个字；有的代字容易造成误解，比如，精神办，等等。三是发文顺序号编虚位。比如，有的标注为201403号。标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题当前存在的主要问题有：一是排列形式错误。标题可以分一行或者多行居中排布，一定要做到语意完整、美观大方，多使用菱形和宝塔形排列。但实际工作中，多行标题仍有排列为方形和沙漏形的情况。二是乱用标点符号。公文标题中目前仍有使用逗号等的情况，使用书名号也比较随意。三是不简洁、不完整、不准确。有的标题过长，出现了四五行；有的转发时文种重复，出现一连串的通知的通知的通知；有的多处重复一个地名和出现多个文件名，比如，XX省委办公厅、XX省人民政府办公厅关于印发XX省XX办法XX省XX办法XX省XX办法的通知。另外，标题中的发文机关名称一般使用全称，三个以上时使用规范化简称为宜。四是文种使用错误。有的没有使用法定文种，比如，计划、讲话等不搭载通知直接行文；有的生造文种，比如，不用批复用批示；有的错用混用文种，比如，关于XX的请示报告、关于XX的报告的函。有些同志不太注重这两个格式要素，认为不影响大局，使用起来要求也不严格。目前存在的主要问题有：一是附件说明和附件不相符。由于审核不细致，出现附件说明和附件的标题不完全一致，或者附件数量前后不一的情况。二是附件说明标注不当。有的附件顺序号使用汉字，汉字后面的标点用顿号，这是错误的，正确的是使用阿拉伯数字和圆点。有的正文中已经写明报送、批转、转发，却仍然使用附件，比如，XX办公室转发XX局关于XX的意见的通知，还标注附件xX局关于XX的意见”。三是附注使用不规范。公文如果有附注，应居左空两个字加圆括号编排在成文日期下一行。目前仍有不用圆括号，或者位置错标的情况。这里选取的只是一些使用错误比较突出的格式要素，其实正文中存在的问题更多更复杂。其他还有签发人存在标注位置不当的情况，主送机关存在多头主送的问题，解决空白页问题仍使用（此页无正文），印章使用混乱，等等，都需要我们在工作中认真予以避免。