经纪销售公司档案管理制度.docx

经纪销售公司档案管理制度一、目的为加强对档案的管理，使销件现场档案管理更加规范化及减少结案工作Iih确保客户与公司签定合同后,能够迅速准确对合同文件等进行查闽.二、适用范围公司所有项目档案管理.三、档案分类详见附件四、档案形式1、文档版> 文档版文件分类要清晰.并按类别进行建档、存档.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类嫔号表”，即符所有分类各级名> 称及其代表数字端号，用一定顺序依次排列，以便查问。> 文件夹内文件要行目录并统一进行编号.文件央内文件投放腕序要与文件线号保持一致.每个档案盒要有统一的档案标卷格,3档案盒内附文件酒弟；常用文档在项目结案后归档.领取档案时，领取人应按.相关制度填写领取衣。2、电子版A电子版文件要分类清晰,编号、排序要与文档版文件保持一致，以便于查找方便，> 项目电子文档应定期刻盘，以保证资料的安全性：出策管都项目仇责人保管。>项目结案后电子版文件应经过一定的整理和编辑：并根据公M燃定,所有的文本文件必须为最终定稿刻盆,一式两份：井附文件清胞移交销售音埋部负击人.具体分类及操作办法见附表，五、现场管理要求> 销首部设立专用档案柜，分类存放文档案，统一保管，井时合同档案的安全负货。> 秘期开盘前,销忤部应提前准备齐全所需N上签约合同、附件及£购房合同F等需要相关材料.档案应在首页应编排目录表，便于查阅.卷内相关材料应按要求顺序依次排列并编号,档案卷皮、目录和档案自、袋的样式、及档案盘标签规格实行统一制作标准.严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手续.>严禁私自涂改、勾此i、伪造档案、文本合同中内容及格式：严禁毁损、丢失或擅自销毁档案：严禁报自向外界提供、抄箱档案，卷面与材料不得拆散,不知说1造增加或抽出材料.> 归档的文件、材料、份数以及每份合同的页数均应齐全、完整、无误。> 档案收档后,将相关信息导入电子台帐.以便随时掌握、流转.电子台帐管理员应严格按照相关制度.对档案的去向进行跟踪统计，对于超过规定时间未归还档案的人员要进行催收,并及时向相关部门通报，否则按公司规定财币任人进行处罚。> 销内代表当天未能交还合同档案，应统一交还梢管部，办理交还手续，严禁任何人员携带档案离开传楼处.档案交还时,经档案管理员核查无误后.方可办理交还手续.A档案管埋应坚持“安全防范,科学管理，利用方便”的原则.应具有防火、防盗、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管，>定期对各类档案进行检查,清点档案数成.确保档案的完整与安全.非档案工作人员不得进入档案库房.借阅档案时严格履行借阅手续，埴写档案借阅单，原则上当天借回当天归还，如彳i特殊情况不能当天归还，需经客服主管签字确认后方可借问，期限最长不得超过七天.任何人不得Rfi意外带有关公司重要的文件资料.瑞因工作需要外带需办理档案外借手续,经主管领导核准后,方可带出,用毕即回还-同档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、网换、涂改、污相、划税等，更不能随意乱放，以免遗失。> 档窠管理员不得擅自肉开岗位，如确有阻因需要离开，必须安排其他管理员值班或关门上锁。档案管理人员应保持库房的清洁卫生,离开库房要及时关门上桢.每日下班前要进行安全检查.切断电源、关好门富。> 竹房合同档案应根据希传楼号存置档案柜内，便于查找，档案柜应标有统一的反映存放档案内容的标牌“档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案的具体顺序.六、档案交接管理销管经理与甲方确定合同案相关人员：> 销管人员与甲方合同爵案人员做好合同交接手续；> 销管人员定期与甲方合同管理相关人员进行沟遹和协调.七、附件：档案分类及管理明细三拨目录名低编号文件内容命名存档形式A销代过程活动策划阶段性活动方案、总结、分析（开盘.认明，入住等）项目+时间文档B项目相关资料n证、样本合同（含合同附件）（住宅、写字楼.车位aP1.房屋实测与郭测向枳表、大产权证更印件、项目符客门、户型图、代理合同（复印件）项目，名称文档C介绍客户资材介绍客户（拿JH目正常接访客户，不含朋友介绍分配编认书项目，房号攵档D成交客户资*1合同审批取、业主资料项目,房号文档E来电来访客户费科:口目所有来电来访明剂项目，时何文档F价格我底价、轴传价.价格发文，AMf1.发文项目，时间文档G特殊优患、申请申枇审项目已批特殊优再明细草项目，房号文档H销竹任务业务员各月任务分配与任务完成情况项目，时何文档/电子eJ认购单认购承项目+时间文档K销14报表项目日.周.月报去项目一时间电子档1.佃金项目各月饨金表；.调职人员佣金确认中项目，时何文档乂娥京IW度公司、现场所有执行IW度.规定项目文档/电子档N销阳人员档案子军项目电子档。排辑与专勤项目'时间文档/电子档P培训资料阶段性珞训计划及内容项目+时间电子档4同定资产、办公需求明缜办公用品明细及第收取项目一时间文档各月预。项目,时间电子档S对外收发文对甲方，客户.公司.物业、律师等卷收地项目，时间文档T申请'<RI9J÷a项目相关申请、例用签收明细（包括向公Sh现场引用）项目+时间文档房地产经纪有限公司2(X)8年3月26H所涉及相关人员签字以上管理现定我己认真读阅,娓急遵守签名人员签字日期签名人员签字H期