酒店前台部秘书性服务.docx
酒店前台部秘书性服务1 .9性务IR介(INTRODUCTIONTOSECRETARIA1.SECRETARI1.ASERVICE):秘书性服务就像办公室里的工作一祥，通常有翻译、打字及影印等工作,商务中心会在办公时间为客人提供以上服务，当客人要求唱时租用秘书时，则应提前通知酒店预订，一般而言以上服务均由当出主管直接负责，及只有商务中心内提供.客人可以租用商务中心的会议室及所要求的办公室设备。2 .打字务(TYPINGSEVICE)：打字服务包括中文打字机和英文打字两种:A,知会客人有关的收费标准及所需的完成时间,如果酒店外的客人则应要求他(地)先交按金：B.我保你能再懂每一个字,若有疑问之外应马上总清客人，应该所承诺的时间来完成；C、确保打印出来的每一个字都为正确,必须要复查一遍后才交给客人；D、保留文字处理(WORDPROCESSOR)记录.以防客人有修改内容的要求；E、整理“商务中，0杂项服务”凭单(BUSINESSCENTREMISCE1.1.ANEOUSDEBITVOUCHER)弁请客人筌认后,把头两联交给前台收根处入帐,最后一联留作存档；F、填写如后所附之“商务中心杂项营业报告表”。3 .影印务(PHOTOCOPYINGSERVICE)：当客人要求影印的服务时，应：A,通知客人有关的服务收费；B,正确地选用影印件.以免造成不必要的浪费；C、正确地摆放影印件，弱保影印出来的文件或图形之位厦正确；D、整理商务中心一杂项服务凭单(如上所述),并请客人签名晌认，把头两联交给前台收银处入帐,最后一联留作存档(注：如果客人不是酒店住客，必须要收按金或煽印信用卡)；E、填写“商务中心杂项营业报告表(如上所述卜4 .电如务(IDDCA1.1.SERVICE)：商务中心的酒店内外的客人提供直拨电话的服务具程序为：A、获取客人所要打的电话号码及目的地：B,向客人说明有关的收费标准，并请客人预交酒店所规定的按金；C、通知电话接城生有关的电话号码及目的地；D、当客人通完电话后,致电话接线生.获取客人通话花费的时间；E、整理如后所附之商务中心长途电话收费凭单(BUSINESSCENTRETE1.EPHONECA1.1.DEBITVOUCHER)并请客人签认，之后从按金中扣取费用；F、把头两联收费凭单交给前台收银处入帐,第三联留作存档；G、在"商务中心长途电话营业报告表一上作记录(如后所附卜1.租用的办公设配会议之处(OFF1.eEEQUIPMENTCONFERNCEROOMRENTA1.）：酒店备有一小型会议室可供客人租用.此外.商务中心还向客人提供秘书及按对方要求而布置会议室的服务。设备出租的服务项目有：电动或手动打字机.录音机'幻灯机、录/放机等等，所有以上之租用计费均按每小时或每天来进行；(1)办公室设备之租用(OFF1.CEEQUIPMENTRENTA1.)：A、向客人获取有关的租用,料.如需要什么、什么时候用、在哪里用、将会用多久等等；B、向客人说明有关的收费规定：C,根樨所使用的项目及时间，检查一下是否能够提供，之后才能与客人作最后的确认；D、在将设备租给客人之前.必须要检查一次设备.确保其无任何的故障及能正常工作后,才交给客人；E、整理”商务中心杂项服务单”(BUSINESSCENTERMISCE1.1.ANEDEBITVOUCHER)(如上所述)填写开始租用的时间、日期，向客人收取酒店规定的按金数Si:F、在如后之,租用设缶名忘录”上作记录;G、当客人使用完设备后,完成商务中心杂项收费凭单.对所有的设备与客人作面对面的验收、检杳;H,把头两联收费凭单交给前台收银处入帐,第三联作存档；I,完成租用设备备忘录”的弼余拦目，及填写“商务中心杂项营业报告表”(如上所述)：(2)会议之租用(CONFERENCEROOMRENTA1.);A,向客人说明会议室的大小及容,以及有关的收费标准；B、检查记录,看会议室是否在客人所要使用的时间内有空缺；C、与客人确认租用时间、日期,并在租用会议室备忘录”上记录（如下所示）；D、确保租给客人的会议室清洁整齐；E、SS理“商务中心杂项服务单.（如上,所述）及收取客人的押金；F、填写.商务中心营业杂项报告表飞如上所述）租用会议室备忘录MEETINGRENTA1.1.OGBOOK客名房号起始日期、时间结束日期、时间投金职员签名备注6 .名片之印JN（NAMECARDPRINTING）：A、获取客人印名片之样板及特别要求.以及数量；B、通知客人印名片所需要的时间（通常为二到三天）；C、向客人说明有关的收费观定,并整埋'商务中心杂项服务收费凭单”（如前所述）,并请客人预交酒店所规定的押金；D、向客人展示各种名片的印刷式样,让其进行选择；E、在名片印刷缶忘录（如后所示）上作记录;F、填写.商务中心杂项营业报告表”（如前所述）：G,与挂钩的名片印刷公司联系，要求对方来取样板；H,当名片公司来人时同他/她解程名片之印刷要求，及样板的影印件(版存在商务中心作记录)并要求对方在备忘上签收；I、当名片送来时而通知客人采取签收；注：酒店是通过与当地的名片印刷公司向客人提供该项服务，而酒店本身并不能印刷名片.故此.酒店只是从中获取服务费,而向客人收取款项时,也是对方公司收款；7 .译及口译(TRANS1.ATIONINTERPRETINGSERVICE)：酒店向客人提供简单的普通笔译服务.如果是复杂的或专业的翻译及各种其他语言的翻评,酒店财通过与当地的翻译公司挂钩而为客提供该服务：该项股务基本是由当班主管直接负责:酒店的商务中心仅是为客人提供都泽服务，如果有关任何法律方面的翻涕问题出现,酒店将不负任何法律责任，这一点必须要在之前向客人申明；酒店可以通过翻译公司为客人提供口头翻厚的服务，然而.客人必须至少在一天之前通知酒店；(1)笔讲服务(TRANS1.ATIONSERVICE)：A、阅读文稿，看其是否能在客人所要求的时间内完成；B、向客人说明有关的收费规定；C、胃如客人不是酒店住客的话，语客人留下他/她的联系电话号码及公司名称，以便于联络；D.通知本地翻译公司，要求他们采取客人稿件的影印本，原件由商务中心保留，同时，把有关客人要求的资料告诉翻涕公司，此外，应与对方确认收费的金领;E、向琳泽公司获取完成日期,并在“笫泽备忘录”上（如后所附记录）要求对方人员签收；F、当翻译公司送回翻译完毕之稿件后，府知会客人领取签收；G、整理.商务中心杂项班务收费单,并请客人签认，把头两联给前台收银处入帐，第三联留作存档；H、在“商务中心杂项营业报表”上作记录（如前所述）：I、完成备忘录所剩下的部分。（2）口头题评服务（INTERPRETINGSERVICE）:A、当客人要求口头翻译的服务时.应向客人获取如下资料：语言的种类；什么时候及需要多长时间：怎样翻译在哪里翻洋B.向客人说明有关的收费标准；C.通知与酒店挂勾的翻译公司，看其是否能在客人要求的时间日期内提供服务，之后,才与客人确认；D.在口头翻译服务务忘录上作记录；E、该服务完成后,整理“商务中心杂项服务收费凭单”，其处理方法与上述相同；F、填写,商务中心杂项营业报告表”（如前所述）：注：预订该项服务时.应向客人说明，如果他们要取消该项服务.则应付取消手续费给对方翻译公司。提供客询问的处:1 .酒店提供的服务设施和设备：根据酒店和服务指南和管理当局所发出的通知、文件及备忘录中壹找；2 .本地的电话公司幅印的电话号日本查找，或请电话公司的询问台帮助；3 .海外电话号码：可通过国际长途查询；4 .直拨电话的收费：电话房应该根据本地电话公司的规定.打印一份直拨电话收费表.以作参考之用：5 .天气情况：每天报纸中或气象台的询问可得；6 .国际时间差：国际时差表；7 .长途直拔的国家代号及地区代号：根据电话公司编印的长途电话直接指南。
