员工借款报账管理办法.docx
员工借款报账管理办法第一章：前言本标准规定员工借款、冲账程序，加强对个人借款的财务监督，防止公司资产损失。本标准适用于公司内部各单位。第二章：职责第一条：借款人或报账人根据相关财务管理规定办理借款或报账的各项手续，并对其金额的真实性、准确性负贡。第二条：各单位部门负责人对个人借款或报账进行审核，对金额的真实性、准确性和合理性负责。第三条：财务部负责审核、确认手续是否完备，费用是否合理，经确认后予以办理借款或报销；并负责定期清理员工借款往来账务，及时提醒和催促相关人员报账。第四条：公司高层负责对个人借款或者报账的审批。第三章：借款类型及定义第一条：员工借款分为对外业务借款、员工个人借款。1 .对外业务借款，指对外单位业务需要预支付的款项，由公司该项业务经办人以借款的方式申请支付，审批后款项从公司账户转入外单位公司账户的款项。原则上借款对外支付应采用对外业务借款方式。2 .员工个人借款，是指企业内部职工个人作为零星开支的预支款，备作差旅贽、招待费、零星采购等用途的临时性借支款项，支用后一次性报销，经审批后多退少补。第四章：借款原则及规定第一条：员工因对外招待、购买物资及其他事项需要借款，预计支出金额在100o元（含）以下的不予借款，由员工持有效报销单据直接报账：预计支出金额在5000元（含）以上的，需提前三个工作日以邮件或其他形式通知财务部出纳。第二条：员工借款应填写借款单据，并附借款预算等有关单据，借款单位部门负责人签字批准，财务报账会计审核，财务部门负责人签字，公司高层批准方可借款。第三条：凡购买物资、支付办公费用、广告费用等日常生产经营事项以及单位活动、工伤等其他事项需借款的，应本着严格计划的原则确定借款金额，对借款金额与实际用款金额出入较大的，财务部有权拒绝借款。第四条：采购部员工借款实行资格制、限额制。采购部应于每年12月31日前将经公司高层审批通过的借款限额汇总表纸质文件交财务部备档，财务部严格按备档表执行。因岗位或人员变动需要调整人员名单或限额的，采购部应报公司高层审批，并于调整后5个工作日内将新的人员名单及限额汇总表交财务部备档。第五条：借款必须由本单位组长、科长及以上进行借款。单笔借款金额超过5000元，必须由所在单位部门负责人给予担保并进行借款。第六条：员工因患病或非工伤等困难借款，必须提交申请报告，经所在单位部门负责人、工会相关代表、公司高层签字审批后办理。第七条：除以上事项外，员工原则上不允许因私事向公司借款。凡借款手续不全或借款内容不符合规定的，财务部有权拒绝借款。第五章：报账的原则及规定第一条：员工报账时应填写费用报销“清单并提供真实、合法、有效的原始单据和发票。日常费用报销金额需经单位部门负责人签字，公司高层批准后，财务部即可给予报销。第二条：借款支付物资、办公费用、广告费用以及其他费用的，借款人应于1个月内，凭发票到财务部报账。按工程进度付款的工程借款，应于工程清算结束后1个月内到财务部报账。压力容器、测试工具、物料等检测贽用报账，应凭检测单位出具的“缴费通知单”和发票、“报检单”（“报检单”上注明监检报告编号）后30天内到财务部报账。第三条：以上工程借款及业务借款，除已签订合同并注明分期付款或预付款项外，凡因其他特殊原因，借款人在规定时间不能报账的，必须及时出具书面报告说明原因及预计报账日期，经单位部门负责人签字及财务部门负责人审批后留财务部备案。第四条：销售人员、采购人员因工作需要长期在外或长住外地工作的，原则上销售人员不得超过三个月回来报一次账，采购人员不得超过一个月回来报账。凡超过规定时间的，应写明原因由单位部门负责人证明,特殊原因由公司高层同意批准。第五条：财务部负责定期清理员工借款往来，并按月公布逾期未报账借款人员名单、签字审批人员名单及金额。第六条：在员工提出离职时，单位部门负责人应向财务部查询此人是否有借款，并在确保员工可信的情况下在辞职申请单上签字，并督促其及时归还借款。财务部应在员工离职时审核该员工是否有借款，对尚有借款未归还的，财务部有权拒绝在其离职中清单上签字。第七条：对于借款3个月内无法冲账的借款，应提供单位部门负责人审批后的延期冲账中请，方可办理延迟冲账手续。超过预计还款时间仍不能冲账的，需提供由公司高层审批的延期冲账申请，财务部方可办理延迟冲账手续。第八条：借款人必须在规定时间内报账。凡无特殊原因（特殊原因需提供单位部门负责人审批的书面说明），又未能在规定时间内冲销的，将在借款人工资中直接扣除（补充完手续后返还）。第九条：如因借款人未及时报账给公司造成经济损失，由借款人、借款单位部门负责人及公司高层共同承担经济损失，承担的比例分别为50%:30%:20%o如因借款人已离职等原因无法向借款人追查经济损失的，则由借款单位部门负责人及公司高层负责赔偿经济损失和考核，承担比例均为50%:50%。第十条：如借款人仅负责办埋借款手续，借款使用项目或业务由借款人以外的公司其他员工办理,造成逾期报账或经济损失,则由借款人与业务经办人员共同承担借款人责任。如借款人可巾面证明其已按本规定督促经办人员提供报账单据，并经借款单位部门负责人及公司高层确认，则由业务经办人承担借款人责任。第十一条：借款人离职、调岗或其他原因，不再对原借款业务负责，需及时提交经部门领导审批的借款转移报告给财务部进行账务调整。第六章：关于业务招待费报销的具体规定第一条：业务招待一律需先申请后执行，各单位在业务招待费发生之前，填写行政接待申请表经相关人员签字审批后方可借款或者作为报销凭证。第二条：对外单位送礼品，必须事先询问行政人事部是否有相应的礼品。如果有，经公司高层批准可直接办理相关手续领取。如果没有，则需要按照公司相关流程进行申购。相关费用均计入各单位招待费用。第一:条：业务招待费应于招待活动结束后IO个工作日内到财务部报账。逾期需提供原因说明，经单位部门负责人签字审批后予以办理。第四条：报销业务招待费时，如报销金额不超过申请金额的,经单位部门负责人审核、财务部门负责人审批后即可报销，无需公司高层再次审批签字。对于超出预弊的招待费，必须由公司高层批准后方可报销。第五条：财务部填制好会计凭证后，将凭证号码写在行政接待申请表上归档管理，以便备查。第七章：关于工伤借款及报销的具体规定第条：工伤借款必须由工伤员工所在单位部门负责人代为借款。第二条：工伤治疗单位应为经公司联系确认的定点医院，员工在定点医院外的医疗机构或个体诊所治疗工伤，原则上所产生的医疗费不予报销。第三条：工伤借款及医疗费报销需经行政人事部审核登记,由行政人事部部门负责人（或指定人员）及工会负责人（或工会指定人员）在借款单或报销单备注栏签字确认后到财务部办理,借款人必须对工伤相关费用的报账及余款的归还负责。第四条：办理工伤借款时，必须附上借款预算表及书面申请,第一次借款应写明工伤时间、地点、受伤部位、住院地址、住院情况等；同一工伤事故第二次或以后借款时提交的借款预兜表及书面申请应将之前累计借款的用款情况进行说明，由报账会计审核其个人借款余额，逐笔核对未冲账原因，并在申请报告注明累计借款金额，由借款人提交公司高层审批。第五条：符合社保中心理赔条件的，应由安全管理员到社保中心办理理赔事宜，取得社保局出具的相关费用单据后到财务部报账。第八章：检查与考核第一条：本标准由财务部负责定期组织监督和检查。第二条：财务部应严格执行以上规定，因财务部疏忽或执行不力给公司造成经济损失的，由财务部部门负责人负责赔偿相应的经济损失。第三条：本标准的具体考核办法按综合监督考核管理办法进行。
