公司文件管理制度.docx

公司文件管理制度一、总则1 .为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。2 .文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按档案管理制度执行。3 .公司文件由行政部办公室统一管理和存档。二、文件的分类1 .外收文：公司从外部接收的政府文件。2 .外发文：以公司名义向外部发送的文件。3 .内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。三、内行文的管理1 .内行文的范围：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。2 .内行文的编号各部门发放文件之前，应交至行政办公室统一编号并留存一份。3 .格式要求(1)每页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。（2）每页页脚中心注明页数和总页数,其中总页数用“（）”括起来。（3）在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。（4）文档标题使用宋体小二号字体居中。（5）正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。（6）主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。（7）公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，以及需要了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。4 .行政办公室负责对各部门起草的文件格式I进行审核，对不符合格式要求的有权退回，并按要求格式改正。5 .内行文发文流程（1）起草人f部门负责人（审核）一行政办公室（审核）一分管领导（审核）一总经理（签发）一行政办公室（存档发放）。（2）说明各部门如需发文，应事先向行政办公室申请编号并填写内行文审批单。行政办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。文件由总经理签发。文件由行政办公室统一发放并在文件收发记录上登记。办公室负责流转。办公室负责督办并定期组织评估和修订。四、外收文的管理1.外发文的接收（1）凡邮寄到公司的文件（领导亲启的除外）均由行政办公室登记签收。（2）公司上级主管部门发布的相关信息资料由行政办公室统一整理并发布。（3）各部门接收的函件一律先交至行政办公室编号并存档。（4）公司外出人员开会带回的文件应及时送交行政办公室鉴别，对有价值的文件由行政办公室编号并存档。2 .外收文的管理（1）办公室根据文件内容和性质签阅后，登记编号并填写外收文流转单，分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按批示次序依次传阅。（2）一般函、电等，由行政办公室直接分转处理。（3）如有领导“批示”、“拟办意见”，行政办公室负责督办。3 .外收文的归档按档案管理制度执行。四、外发文的管理1.外发文的范围（1）公司对外界公共媒体发布的信息。（2）向政府有关部门提交的说明、请示及报告等。2.外发文的程序(1)发文程序参照内行文的发文程序。(2)经总经理审批，行政办公室加盖公章存档后方可对外移交。五、附则本管理制度自发布之日起执行。