公司档案室管理制度.docx

公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属件单位档案管理。3、本制度最终说明权归档案管理部，档案管理部负责本制度的修订完善。二、档案现机构的设置及占本要求(一)档案划分及管理部门I、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保密价值的各种文字、图表、声像等历史记录.2,公司设立档案室，隶属于档案管理部，并设置档案管理员，负贵档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明询的档案管理员岗位职贵，档案管理员必需严格履行职费。3、公司档案依据其选要性和保箔程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类书目。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必需设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职员,规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理”2、各部门依据部门资料性质结合公司级档案管理方法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必需依据公司管理规定执行。三、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项依据规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整.清楚，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止运用铅宅、圆珠笔、发写纸“破损的档案文件要进行修更处理.3、档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案书目.档案盒内文件没有提名的，由档案人员依据内容拟定标题。（一）分类I、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要肯定范畴，不能笼统模糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合I可类目等）.2、公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等：（2）文件类：格外来文件和内部文件；制度类:管理制度汇编：（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种.C5）安排总结类：分年度安排及总结等：（6）会议纪要类：办公例会纪要等；（7）项目类：完成项目进行归档.（三）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定依次依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要,应事先审查探讨，并拟定新旧档案分类编号比照表，以免混活。3、公司档案员负黄对各部门文件材料的收集、整理，各部门要主动协作公司档案管理工作。四、档案日常理(一)借阅1、借阅手续:(1)各部门经办人员因业务须要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。(2)档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备刚好催还。(3)档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印利摘抄档案。3、借阅人确因工作缘由须要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人拈面请示,经档案管理部批准。5、借阅人应于规定期限内归还.如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记,不得私自授受.(二)销毁I、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的6档案销毁清册？，报公司负货人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案书目、公司负责人看法、档案人爸章、监销人卷章、销毁时间。2、销前，依据清册清点；销后，在清册上签名，并将监销状况报告本单位负责人。"当案销毁清册B需永久保管。3、保管期限己满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务：未J'事项；正在项H建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、须要进行移交的档案，需由档案员编制£档案移交登记表，报公司负市人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。6档案移交登记表需注明：移交档案书目、公司负责人看法、移交方签章、监交人答率、接收方格章、移交时间、移交缘由。2、移交前，依据清册清点：移交后，在清册上签字，档案移交登记表3一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管.（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和平安，主动做好档案的供应利用工作。任何无关人员未经许可不得入内.2、档案员应忠丁职守，遵守纪律，保守隐私，树立一心一意为公司各项工作服务的思想，主动，精确，快速地为利用者供应档案资料.3、爱惜档案室的切设施设备,任何人未经许可不得运用及I®意翻动。六、附则（一）在本制度框架下，公司各部门可依据实际状况制订更为详细的实施细则，但不得与木制度发生冲突，经报综合管理部备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。档案员职责1、负贡收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案：主动开展档案的供应利用工作：2、仔细学习档案管理的相关规定、技术和业务学问，驾驭归档的基本方法，保证档案成信。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当刚好进行修补和更制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边.纸而过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以分辨的资料，应当附上抄件。4、归档要留意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能顺手而得，避开盲目查找。5、做好保密工作，并实行防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。姓名资料名称借阅日期归还日期签字备注借阅条姓名资料名称借阅口期归还口期签字备注借阅条姓名资料名称借阅日期归还口期签字备注借阅条姓名资料名称借阅日期归还日期签字备注借阅条档案移交登记表序号文件名称页数/分数/册数移交缘由移交时间备注19v3456789IO111213)4151617移交人：接收人：监交人:日期：日期：日期：