会议室使用管理制度(公司版).docx

会议室运用管理制度一、目的为了进一步加强会议室管理，提高运用率，明确各部门运用公司会议室的规定及申请运用流程，特制定此制度。二、定义本制度的会议室主要指的是弄楼会议室三、用途会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、聘请面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特别状况不行挪为它用。四、会议室运用规定1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调支配运用，并负责卫生、平安以及对室内设备物品的管理；2 .部门或个人须要运用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写会议室运用申请表，经行政人事部准许后方可运用。临时性运用会议室，必需经行政人事部负责人同意后方可运用；3 .运用原则：先申请，后运用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的状况下，补充相应手续后可运用；但如有冲突，必需礼让先申请运用会议室的部门或个人；特别状况下，经相互之间协商后可以调整运用依次。但行政人事部不负责协商，由运用者自行协商；4 .遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请运用会议室的部门或个人，在不能调换的状况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议；5 .部门及个人需在所预约的时间到达会议室并起先运用。超过10分钟仍未到达会议室的，行政人事部有权对会议室的运用另作支配；6 .部门及个人应按预约的时间内运用完毕，不得超时运用。如需延长运用时间，需刚好通知行政人事部。如在紧接的时间段内已支配给其他部门或个人运用，超时运用的部门或个人必需离开该会议室，终止运用该会议室；7 .任何部门或个人在运用会议室期间，必需爱惜会议室的设备设施并且平安运用。严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人缘由造成设施设备损坏，须照价赔偿；8 .会议室内的全部设施设备，未经允许，不得带出会议室；9 .会议室运用期间，运用部门或个人自行负责会议的模式支配、人员接待、会议记录等，但如有需求可申请由行政人事部予以帮助；10 .会议室运用期间，运用部门或个人需保持会议室的整齐。运用完毕后，务必将全部移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时需关闭空调、投影仪等电源设备；I1.如部门或个人临时取消申请，再需运用时需重新申请。五、程序1.申请流程1）部门或个人到前台处查询会议室的运用状况；2）部门或个人向前台申请，申请中需包括运用时间、规模大小、拟用设备等状况；3）前台人员依据部门或个人的申请需求作出支配，并在会议室运用登记表上做记录；4）前台人员需将会议室运用申请表张贴在会议室指定位置处;5）部门或个人按时间运用会议室。2 .运用流程D部门或个人按会议室运用规定运用会议室；2）部门或个人自行指定人员支配会务工作。3 .交还流程1）部门或个人运用完毕后，前台人员需检查会议室，发觉不按规定运用的，刚好要求部门或个人改正；2）如部门或个人不改正，前台人员应刚好上报行政人事部负责人协调；3）如部门或个人拒绝改正，行政人事部将出惩罚通告，对部门或个人作出惩罚。4 .会议室运用流程示意图部门填写会议室运用申请表I1.部门负贲人签字行政人事部负责人签字（仅限临时性运用时）行政人事部登记O运用会议室2016年7月20日附件：1 .会议室运用申请表2 .会议室运用登记表会议室运用申请表申请部门运用时间会议主题拟用设备其它需求参与人数申请人申请部门负责人行政人事部步法会议室运用登记表运用日期运用时间运用部门会议主题参会人数联系人签字