通知的种类和写作技巧.docx

通知的种类和写作技巧通知是向特定受众对象告知或转达有关事项或文件，让受文对象知道或执行的公文。适用于发布、传达需要下级机关执行，有关单位周知或者执行的事项，有时也用于批转或转发上级部门的公文。通知是日常工作中最常使用的文体，也是大家最容易掌握的文体。通知的应用范围极广，比如传达上级部门的指示、布置有关工作、发布规章制度、通知有关事项、传达领导的意见、批转或转发文件、任免干部等，都需要用到通知。一、通知的种类根据适用范围的不同，通知可以分为六大类。一是发布性通知。用于发布各类规章制度、意见、办法等，告知具体事项，提出指导性意见。二是批转性通知。“批转”包括“批准和转发:用于上级机关将公文批转给下级机关，让他们周知或执行。比如，对一些单位的典型做法或者对全局有指导意义的总结报告，上级机关批转给下级单位，要求学习推广，进一步推动工作。三是转发性通知。用于转发上级机关的公文给所属人员，知晓并执行。四是指示性通知。用于上级机关指示下级机关如何开展工作。此类通知具有指示性、指导性，要求下级机关贯彻落实。行文要写清楚通知的缘由、依据、意义、目的，写清楚应知或应办的事项，如交代任务、政策措施、具体办法和注意事项等。五是任免性通知。用于人员的任免和聘用。六是事务性通知。用于处理日常事务性工作，如会议通知、放假通知等。二、通知的写作要点通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。1 .标题通知的标题一般由发文机关、主要内容和文种组成，如XXX公司关于开展安全大检查的通知。有时也可以省略发文机关，由主要内容和文种组成标题，如关于春节放假的通知。还可以省略发文机关和事由，只有文种，直接写“通知”二字。这种情况主要用于单位内部,发文范围小，内容简单。如单位内部的会议通知、学习通知等。2 .主送机关通知的发文对象比较广泛，主送机关较多，要注意主送机关的完整,其排序也要准确。对于正式的通知，其主送机关的排列顺序一般都会固定下来，这样可以避免出现失误。3 .正文通知的正文，一般由通知缘由、通知事项和执行要求组成。通知缘由，就是要简明扼要、精练概括地交代清楚发布通知的背景、目的和理由。当发布指示、安排工作时，一定要写清缘由，表述清楚有关事项的背景、依据、目的和意义。当批转和转发文件时，可以在开头表述通知缘由，但有时也直接以转发对象和转发决定作为开头。通知事项，是通知的主体部分，也是受文单位执行的主要依据，需要有条理地表达所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等。在撰写时要明确、具体地交代清楚应知和应办的事项，即工作的任务和要求。内容较多且复杂时，需要分条列款，可以采用分列小标题的写法，将通知内容分成几个方面分别进行阐述，做到条理清晰、结构清楚、便于领会、理解和执行。执行要求，在通知中可有可无。对于发布指示、安排工作的通知，需要在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如果没有必要，可以省略这一部分。篇幅短小、内容简单的通知，一般没有专门的结尾部分。三、通知的写作技巧不管写哪种类型的通知，都应该掌握一些基本的写作技巧。一是弄清通知内容，明确通知目的。要事先了解清楚需要通知的具体事项是什么？是布置工作、规范事项？还是任免人员、传达上级精神？不同的通知事项，决定着通知内容的不同。不仅要知道通知的内容，还要知道通知发给谁，需要提出什么要求。二是注重语言表达，做到条理清晰。通知的用语相对比较规范，通常以说明性文字为主，按照事物的发展规律和基本属性来阐述，体现出明确、精准、清晰、有逻辑的特点。通知的内容一般按条分类，清晰表达，有条有理，这样有助于内容和事项的高效落实。切忌不分段落、条目不清、混乱表达。三是注重准确规范，避免产生歧义。通知属于公文的一种，有着严格的标准和规范，必须使用规范的语言进行表达，避免因用词不准而造成误解。四是反复修改提炼，按照程序发文。通知草拟完成后，一定要反复修改，认真提炼，仔细检查，修改无误后再按照既定程序发文。通知一般为下行文和平行文，不可以用作上行文。上级对下级布置工作可以使用通知，此时通知具有指示性和指导性。平行机关之间有时也用通知。当平级行文时，一般采用抄送的方式进行。