公司备用金管理制度.docx

公司备用金管理制度一、目的为加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门。三、编制原则（一）专款专用原则。借款人据实填写借款用途，不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用；（二）时效性原则。定额备用金的时效为一年，临时备用金时效为15天；（三）权责对等，责任连带原则。借备用金员工所在部门经理为其第一管理人。第一管理人根据实际工作需要审核借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。四、具体内容（一）备用金分类备用金分为定额备用金和临时备用金。定额备用金是因支出项目固定、业务频繁等需要周转使用的现金；临时备用金是因临时性的需要而借支的现金，具有时间短、一次性的特点。（二）备用金的提备流程提取备用金时需填写备用金申请单，写明备用金的用途，收到备用金时要写现金收据。（三）定额备用金的规定定额备用金针对公司目前情况，只允许项目部开工时领用项目部备用金，并专人专卡保管、专款专用，保管人将每月银行流水于次月3日报至对应的项目会计岗处。项目部备用金1.项目备用金使用规定（1）项目部备用金额度为5万元，由项目会计岗提备保管，项目经理为项目备用金第一责任人；（2）项目所有支出单笔金额超过100O元（含Io（X）元）时，必须请示工程管理部经理，批准后方可执行；（3）备用金可使用人员为：项目经理、生产副经理、技术负责人、采购岗、材设岗、综合事务岗、出差人员；（4）上述四人有人因事不在施工现场时，项目经理授权四人中一人负责其采购工作，原始单据由被授权人手签后交给原采购人进行后续处理。2 .项目备用金借款流程任何人借款需填制借款单，经项目经理审批后到项目会计岗处借款。项目经理借款前款不清，后款不借；其他人员需2日内冲回。3 .项目备用金使用范围（1）项目经理：借款额度为3000元，用于业务招待费开支和本人车辆使用费开支；（2）技术负责人：用于业务招待费开支；（3）生产副经理：用于业务招待费开支；（4）综合事务岗：用于采购单质单次或同一供应商计划外IO（X）元（含）以下的办公用品；食堂用品及支付项目车辆维修保养等办公类费用；（5）采购岗：采购计划外的物资；（6）材设岗：用于采购项目单质单次或同一供应商2000元以下的低值易耗物资及计划外的临建基础设施、安全文明物资、试验器材；（7）项目部出差人员的差旅费。4 .项目备用金账务管理（1）项目会计岗单独开设银行卡，作为备用金的独立账户，此卡不得用于他用；（2）项目会计岗负责登记备用金收支台账；（3）项目会计岗妥善保管借款单。5 .项目备用金冲备（1）跨年工程：项目备用金于每年12月25日冲回，冲备形式为报销冲备和返现冲备。如需继续借用，应在次年年初重新办理申请手续；（2）年中竣工工程：项目备用金冲备日期为工程竣工内部验收会签单签订日后1个月内，冲备形式为报销冲备和返现冲备。（四）临时备用金规定1 .临时备用金的额度（1） 3O元以下的临时备用金按照审批顺序签至财务管理部经理即可；（2） 3000元以上的临时备用金需总经理审批；2 .临时备用金使用范围：（1）因经营需要，需预先支付小额现金款项的业务；（2）因公出差的管理人员（不包括项目部施工人员）的差旅费;3 .临时备用金的使用规定：（1）临时备用金实行前款不清，后款不借的管理；（2）借款人因出差借款的，应自出差返回之日起7日内到财务管理部办理报销冲账和还款手续；（3）其他临时业务借款的，应自借款之日起15日内到财务管理部办理报销冲账或还款手续。（五）备用金的报销规定1 .报销冲备时应以备用金申请单为依据，据实报销，超出备用金额度及用途范围内使用的，须经总经理批准，否则财务管理部有权拒绝报销；2 .备用金在冲备期限内未冲备或未写备用金异常情况报告书，财务管理部在个人工资中扣除，个人工资不足的部分在部门经理工资中扣除，并按备用金额度每日万分之三的比例扣罚滞纳金。（六）备用金的其他规定1 .借款人无法偿还时，相关损失由部门经理承担，若存在特殊情况，由借款人或部门经理提出备用金异常情况报告书，写明无法冲账的原因，以及对应解决办法，经部门经理、总经理批示后，财务管理部按总经理批示意见处理；2 .借款人无法按期冲销时，借款人应提出备用金异常情况报告书，写明延期期限，并写明理由，经部门经理、财务管理部经理、总经理、审批后、报财务管理部备案；3 .借款人需增加备用金额度时，应提出备用金异常情况报告书，要写明与原备用金的关系，增加额度的原因，以及最迟还款日期，经部门经理、财务管理部经理、总经理、审批后报财务管理部出纳岗备案；4 .因特殊情况无法及时冲账或无法提交备用金异常情况报告书，需在最后冲账日期前到财务管理部出纳岗处备案；5 .财务管理部出纳岗应建立备用金台帐与费用会计岗次月4日前核对备用金，对已到期未冲账人员进行扣款通知；6 .备用金制度不得挪作私用，一经发现，严肃处理。五、附则（一）本制度由财务管理部负责制定、解释与修订。（二）本制度自颁布之日起正式执行。