01[1].文件和资料控制程序.docx

程序文件文件编号J1./QP423-2006乐清市佳龙电子有限公司正二至文件和资料限制程序修改码O2：CI第1页1、目的对文件和资料进行限制，确保相关部门刚好得到并运用有效版本。2、适用范围适用于与质量管理体系有关的文件限制，包括适当范围的外来文件。3、职责3.1 总经理负责批准发布质量手册。3.2 管理者代表负责审核质量手册，批准程序文件的发布。3.3 办公室资料员负责内、外部文件的发放、接收、回收、销毁、原稿保存和编目等工作。3.4各部门负责本部门的内部文件的编制、运用和保管。4、工作程序4.1 文件的分类和编号4.1.1 文件的分类a）质量手册、程序文件b）技术文件（包括企业标准、技术规范、工艺文件、检验文件等）c）外来文件（包括国家标准、行业标准、法律法规和顾客供应的各类文件）d）限制性文件（既可作为质量手册的一部分，也可作为必需执行文件单独运用）e）其它管理性文件（包括质量奖惩条例、管理方案、设备管理规定等）4.1.2 质量手册编号说明；J1./OM-区-20061手册的颁布年份手册的版本号质量手册（英文缩写）公司代号4质量体系程序文件编号说明；拟制审核批准乐清市佳龙电子有限公司程序文件文件编号J1./QP423-2006文件和资料限制程序修改码0共5页第2页J1./QP_-.（）2006程序文件颁布年份标准要素号和序号质量体系程序文件（英文缩写）公司代号4限制性文件的编号说明；J1./QC_-（）2006三级文件颁布年份手册中书目对应的序号三级文件代号（英文缩写）公司代号管理性文件的编号说明；J1./G1.-2006!文件颁布年份管理性文件序号管理性文件代号（中文缩写）公司代号质量体系文件配套记录的编号说明；QR/J1.-I记录编号对应文件序号要素号/质量手册中书目对应序号公司代号记录（英文缩写）部门外来文件自行编号说明：乐清市佳龙电子有限公司程序文件文件编号J1./QP423-2006文件和资料限制程序修改码0共5页第3页J1./-2006I外来文件编号文件外来文件序号部门拼音代号选购部CG技术部JS生产部SC办公室BG销售部YX品质部PZ技术文件编写方法参照国家有关规定执行。4.1.3 文件的编写与审批4质量手册由品质部负责编制，经管理者代表审核，公司总经理批准。4程序文件由相关部门组织编写，部门经理审核，管理者代表批准。技术文件由技术部编写，管理者代表审核，总经理批准。其它管理性文件由相关部门经理编制，管理者代表批准。4.1.4 文件和资料的发放：文件和资料由该文件批准人确定发放范围，再由办公室统一发放。假如有须要运用该文件的部门或人员未得到发放，可向文件编制部门提出，由文件批准人考虑是否应当发放。办公室资料员在发放文件（资料）时，应填写文件（资料）发放收回记录单，由文件（资料）接收部门主管人员签收。办公室资料员对一文件只发一个部门，可不编分发号，假如一文件资料发放多个部门，该文件应编不同的分发号。4当文件（资料）严峻破损影响运用时，运用人应到文件（资料）发放部门要求更换新的文件，新文件（资料）沿用原文件（资料）编号及版本号，盖受控标识，旧文件回收销毁。4当文件不慎丢失时，领用人填写申请报告，经管理者代表批准后，文件编制部门可要求办公室资料员赐予发放。原文件分发号作废，重新编分发号盖“受控”印章后运用。供应应顾客的文件，不加盖受控印章，不做更改（换）限制，但必需做好发放记录，供应应认证机构的文件，根据公司内部受控文件处理。乐清市佳龙电子有限公司程序文件文件编号J1./QP423-2006文件和资料限制程序修改码O共5页第4页文件的更改4.1.5.1文件须要更改时，如只更改个别字样，由编制部门填写文件更改申请/通知单,经文件批准人审核后实施，更改方式可采纳划改或刮改的方式进行，并做好更改标记。当文件更改较多时，应采纳换页和换版的方式进行，同时应记录。文件的保存及销毁全部文件的原稿及其文件发放回收记录表由办公室统一保管，并负责编制和刚好更新受控文件清单，文件应按次序保存，以便存取和检索，文件保管的环境条件应防晒、防霉、防蛀等。当文件（资料）作废失效时，办公室资料员按文件发放回收记录表逐一回收，不能遗漏。作废文件须参考运用时，应在文件封面加盖“作废留存”字样。销毁时，资料员填写文件资料销毁记录，经管理者代表批准，予以销毁。外来文件的限制各部门与公司产品相关的国家标准和法律法规的最新版本应交公司办公室统一编号整理，由资料员填写受控文件清单再下发给相关部门，其它部门领用时经管理者代表批准，资料员加盖红色“外来文件”和“受控文件”印章，并填写文件（资料）发放回收记录表，领用人签名后运用。对公司下发的受控文件，各部门要自行编写部门受控文件清单进行管理。文件的管理公司文件以书面形式为准，存在于电子媒体中的文件不行作为执行的依据。4任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件清楚、整齐和完好。办公室、技术部在每次质量体系审核前对文件进行一次全面检查，检查各类文件的有效性，发觉问题刚好处理。公司内部运作及外部法律法规及标准变更时，应刚好做出相应文件的更改。每年12月由管理者代表组织对现有体系文件进行评审，必要时进行修订。4.1.8.6需临时借阅文件，应填写借阅文件登记表，经管理者代表批准后方可借阅，借阅人员应在规定日期内归还文件，到期不还，由办公室追回。因工作岗位变动，文件持有人应将文件办理移交或上交办公室资料员，并予以记录乐清市佳龙电子有限公司程序文件文件编号J1./QP423-2006文件和资料限制程序修改码O共5页第5页后重新发放。5、支持性文件J1./QP424-2006质量记录限制程序6、相关记录J1./QR423-01受控文件清单J1./QR423-02文件（资料）发放回收记录表J1./QR423-03文件更改申请/通知单J1./QR423-04文件资料销毁记录J1./QR423-05借阅文件（资料）登记表J1./QR423-06外来文件清单附图1:文件受控流程图乐清市佳龙电子有限公司文件（资料）发放（回收）记录表NO:J1./QR423-02序文件（资料）名称文件编号分发号发放记录回收记录备注（版本号）部门签收日期数量签回日期数量123456789101112拟制审核：批准:乐清市佳龙电子有限公司受控文件清单J1.QR423-01NO：序号文件名称文件编号版本数量备注1234567891011121314151617181920212223242526乐清市佳龙电子有限公司文件更改申请/通知单J1.QR423-03NO：质量体系口产品技术口产品检验口管理文件口产品工艺其它：口文件名称文件编号申请部门申请/通知更改缘由：申请/通知更改内容更改标记序号更改前内容序号更改后内容更改方式：口换页口划改口刮改口局部修改整页换版口其它更改实施状况：办公室/日期发放范围备注分发号部门签收分发号部门签收申请人审核批准：乐清市佳龙电子有限公司借阅文件（资料）登记表J1.QR423-05NO：序号文件（资料）名称文件编号份数页数借阅人借阅期限年月日-年月日借阅部门批准人备注123456789101112131415161718备注乐清市佳龙电子有限公司文件（资料）销毁记录序文件名称文件编号份数页数批准人/日期销毁人/日期备注123456789101112131415记录：J1./QR423-04NO：乐清市佳龙电子有限公司外来文件清单J1.QR423-06NO：序号文件名称文件编号版本数量备注1