X通信设备有限公司项目部财务管理制度.docx

X通信设备有限公司项目部财务管理制度为加强项目部的资金管理，严格财务开支手续，规避风险，控制成本，促使项目部财务管理工作制度化、程序化、规范化，特制订本制度。第一章财务开支管理一、财务开支计划项目部的财务开支必须根据项目部的工程进度合理制定实用的计划，由项目部经理及时组织施工员、财务、技术、预算、采购、办公室等负责人制订，并提交项目部资金预算需求计划表报公司总经理和财务总监批准备案。财务按以下顺序进行开支。1、计划工程进度用材料款。2、计划工程进度用机械设备租赁费。3、劳务施工队的工资。4、项目部管理人员的工资。二、财务开支管理项目部的财务开支在计划内执行，由项目部经理审核，总经理审批。财务人员付款。1、材料款：按照项目部制订的计划，采购人员凭项目部的材料采购申请单联系商家，公司项目经理与销货方签订购货合同；货款的支付按合同约定的时间及方式由公司项目经理提出付款申请，销货方开具真实、有效发票并提供银行帐号等付款信息后，经公司总经理签字审核后，由财务人员为出租方办理汇款或开具支票。材料款付款流程如下：（1）申请支付材料采购款所需资料一由主管经理签字审批的材料采购付款单，由集采部经理审批后的材料采购申购表，发票（如果发票票面开具XX材料一批的，必须填写材料明细，增值税专用发票必须附带增值税开票系统自带打印的发票附表），材料出入库单，材料采购合同；（2）申请借支材料款所需资料一由主管经理签字审批的材料采购借支单，材料采购合同，由集采部经理审批后的材料采购中购表；2、机械设备租赁费：按照项目部制订的计划，公司项目经理提出支付申请，出租方提供发票及付款信息后，经公司总经理审核签字后,由财务人员为出租方开具支票支付。租赁费付款流程如下：（1）申请机械租赁费所需资料一由主管经理签字审批的机械设备租赁付款单，发票，机械使用统计明细表，机械租赁合同；（2）申请借支机械租赁费资料一由主管经理签字审批的机械设备租赁借支单，机械使用统计明细表，机械租赁合同；3、劳务班组工资：依据项目部和劳动班组长签订的劳务用工合同的约定根据相关支付条款并结合工程进度为施工队作好工资发放表，经公司总经理审核签字后，由办公室、现场施工员或相关管理人员和财务到工地监督发放工资；或由劳动班组和施工队出具劳务发票后，经公司总经理审核签字后，由财务人员为劳动班组和施工队开具支票统一支付。4、工程施工费：按照项目部制订的计划，公司项目经理和施工方签订工程施工合同；施工费支付按合同约定时间及方式由公司项目经理提出支付申请，工程进度需按合同约定施工方提供发票及付款信息后，经公司总经理审核签字后，由财务人员为施工方开具支票支付。工程款付款流程如下：每次支付工程款必须按合同的约定，（1）、申请工程进度款所需资料一由主管经理签字审批工程项目付款申请表，施工量统计表，发票，合同；（2）、申请工程借款所需资料一由主管经理签字审批工程项目借款申请表,施工量统计表,合同;（3）、申请工程完工结算款所需资料一工程项目付款申请表，施工量统计表，交付检验表，发票，合同；（4）、工程质保金结算所需资料一由主管经理签字审批工程项目付款申请表，施工量统计表，质保期结束交付检验表，发票，合同。5、项目部管理人员的工资：每月底项目部办公室将当月的员工考勤和绩效考评报送公司办公室，由办公室统一造表，财务审核，总经理签字批复后统一发放。6、备用金：公司备用金实行定额标准：采购人员为5000元，驾驶员为500元；需做到借支一次，报销一次，做到一次一清；备用金申领人必须填写借支单，由项目经理签字审核并上报公司总经理审核签字后，财务部负责款项支付。第二章报销制度1、报销的签字：项目部所有的报销单据最终由项目部经理签字后，每月统一送至公司财务按照公司财务报销制度给予报销。2、报销时间规定：所有发生的直接或间接费用开支报销时间为当月至次月后的前5天，超过期限后的报销单据财务不予受理。3、贴发票：贴发票一律用费用报销单。4、差旅费：项目部员工出差，差旅费报销一律执行公司相关制度。往来的车、船费用凭票据实报销。5、招待费：业务招待仅限于招待与本项目部有关的单位及个人。业务招待费的报销权限仅限于项目部经理、办公室主任。一次性预计超过400元人民币的业务招待必须提前向总经理申请批准。6、办公费：办公用品由项目部计划并填写办公用品采购申请单经项目经理批准后由公司办公室统一购买后，由项目部资料员领取后；发放到员工手中；发放办公用品时必须填写办公用品领用登记表，领用人签字后备案。7、燃油、维修费：项目部驾驶员发生的所有费用由办公室核实后，报项目经理签字报销。驾驶员的加油票由办公室按照车辆行车记录表记录的里程公里数判断是否超标。车辆维修、保养前应向项目经理提交车辆维修保养请示单，维修、保养后凭修理厂打印的修理清单和发票附车辆维修保养请示单，据实报销。8、对于不能取得正式发票的费用，只能报销材料费（必须开具材料明细项目）、加油费、过路费、差旅费;第三章采购入库及报销流程1、采购人员凭各部门递交的经项目经理签字的材料采购申请单按要求及时采购。原则上不见单不采购。2、采购时尽量做到货比三家，遵循质量第一、价格优惠的原则。必要时可请专业人员一同前往把握质量、技术关。3、购回材料先交项目部库房办理入库手续，必要情况下可让质检员协同监督。在双方或三方的对票清点后规类存放，同时，库管员必须按所采购材料的清单、发票内容据实填写入库单，并将入库单的第三联交与采购人员。4、采购人员报销费用时必须将所购批次的经项目经理签字的材料采购申请单和入库单第三联一同与发票粘贴，交项目经理审核批准后到财务报账。5、报销流程：采购人员粘贴票据一项目经理审核签字一财务复审一总经理审核签字一财务付款